Manual do usuário do MultCRM.

1. Primeiros passos

• Acesso: https://app.vashya.com.br → "Acessar sistema" → e-mail e senha.
• Menu: a barra azul da esquerda (rail) tem os módulos; clicar num ícone abre a gaveta com as páginas daquele módulo (dá para fixar com o alfinete).
• Barra superior: busca (ou pergunta à IA — Ctrl+K), atalhos de Contatos / Agenda / WhatsApp / MultChat, botão "+" (criar contato, proposta ou lead), tema claro/escuro, sino de notificações e seu perfil.
• Dúvida de como fazer algo? Pergunte à Vashya IA (Ctrl+K): além de analisar seus dados, ela ensina o passo a passo do sistema — ex.: "como cadastro um usuário?", "como uso as tags do WhatsApp?", "como crio um fluxo?". A resposta vem do manual oficial, com o caminho de menu exato. Pergunta de "como fazer" é respondida na hora, direto do manual (sem esperar a IA), com o passo a passo numerado, o print da tela quando o manual tem e o link Abrir no manual. Quando a pesquisa demora (dados da empresa), os três pontinhos avisam: "Estou analisando...", "Aguarde mais um pouco...".
• A Vashya consulta o que você pedir (v553): pergunte por um cliente, um orçamento, um pedido, um produto ou a agenda de um período ("qual o telefone da Maria Souza?", "como está o pedido 1234?", "quanto custa o produto X e tem em estoque?", "o que tenho na agenda amanhã?"). Ela busca direto no cadastro, não só nos registros mais recentes. Ela só mostra o que o seu usuário pode ver na tela: sem acesso ao Financeiro, ao WhatsApp ou aos Pedidos, a Vashya responde que você não tem acesso e que o administrador libera em Configurações → Usuários.
• Manual completo dentro do sistema: clique no seu nome (canto superior direito) → Manual do Sistema. A página tem índice lateral que acompanha a leitura, busca com as palavras destacadas no texto, link direto para cada assunto (para mandar à equipe) e imprimir / salvar PDF. É o mesmo conteúdo que a Vashya IA usa para responder.
• Celular: o MultCRM é um aplicativo (PWA) — no navegador do celular use "Adicionar à tela inicial" para instalar. As notificações push funcionam com o app instalado.

Papéis de acesso

• Admin / Gerência: veem tudo, configuram o sistema.
• Vendedor: vê os próprios clientes/negócios (o gestor pode liberar mais).
• Financeiro: além do papel base, emite e consulta notas fiscais.
• Perfis personalizados: o admin pode criar papéis próprios (ex.: Compras, Entregador) em Configurações → Usuários.

Cadastro de cliente/lead (padrão único)

• O formulário de Novo Lead/Contato é o mesmo em todo o sistema — na página de Contatos e dentro do WhatsApp ("Cadastrar" numa conversa). No computador ele abre largo, em duas colunas, sem precisar rolar; no celular vira uma coluna só.
• A busca por CNPJ/CPF no topo do formulário preenche os dados sozinha (razão social, endereço etc., quando o serviço de consulta está contratado).
• Dados fiscais do cliente: o cadastro tem Inscrição Estadual (IE) e "Contribuinte de ICMS?" (Contribuinte / Isento / Não contribuinte) — obrigatórios na prática para emitir NF-e a empresa que tem IE ativa (sem isso a SEFAZ rejeita com "IE do destinatário não informada"). O endereço também tem Complemento.
• Pelo WhatsApp, o telefone da conversa já vem preenchido e o botão "Criar e vincular" liga o contato à conversa na hora.
• Ficha complementar: quando a empresa tem campos próprios de cadastro (por exemplo, numa clínica: queixa principal, profissional de referência, fototipo, alergias), eles aparecem no fim do formulário e no topo da Visão geral do cliente, com o botão Salvar ficha. Empresa sem campos próprios não vê nada diferente.
• Dados sensíveis (cadeado): campos de saúde, como alergias e gestação, só aparecem para quem o perfil de permissão autoriza ("Ver e editar dados sensíveis da ficha"). Administrador e gerência sempre veem. Quando um desses campos está preenchido, a ficha mostra um aviso em destaque.

Segmento da empresa (tipo de negócio)

• Cada empresa tem um segmento, que deixa o sistema pronto para o tipo de negócio: menu, nomes das telas, página inicial, documento principal (orçamento ou ordem de serviço), funil, status, perfis e ficha do cliente. Exemplo: no segmento Clínica de estética, Contatos vira Pacientes, a tela inicial é a Agenda e o funil é a Jornada da paciente.
• O segmento aparece em Configurações → Tema e navegação, só para leitura. Quem troca é a plataforma (painel multiempresa → empresa → aba Segmento), sempre com uma prévia do que muda. Aplicar um segmento não apaga nada: ele só cria funil, status, perfis e campos onde a empresa ainda não tinha.
• Empresas com configuração própria ficam travadas e nenhum segmento é aplicado por cima.
• Janelas não fecham ao clicar fora (v541): ao preencher um cadastro, um story ou qualquer janela, clicar fora dela não fecha nem apaga o que foi digitado. Para fechar, use o X, o botão Cancelar ou a tecla Esc.

2. Dashboard e widgets

A página inicial é montada por widgets que você arrasta e organiza — cada usuário tem o próprio layout, e cada widget tem tamanho P / M / G (menu do próprio widget).

• Para editar a Visão Geral (v555): clique no lápis da barra superior, ao lado do sino. Arraste os cards, remova no X e use o + que aparece ao lado para adicionar. O lápis vira um visto: clique nele para concluir.

• Indicadores do negócio: propostas, projetos com progresso real, tarefas, clientes por status, novos leads, conversas e e-mails não lidos (destacados).
• Agenda da semana: faixa com os 7 dias e os compromissos de cada um.
• Instagram: carrossel automático das últimas postagens, seguidores e novos seguidores dos últimos 7 dias, mensagens do Direct não lidas (aparece para empresas com conta de Instagram conectada).
• Contexto do dia: feriados, datas comerciais e aniversários de clientes.
• Indicadores econômicos: dólar, euro e taxas oficiais do dia.
• Frase do dia (personalizável por empresa) e Relógio + Clima. O acervo padrão tem 121 frases (v653); no painel SaaS, detalhe da empresa → Frases do Dia, aparecem todas as frases do rodízio, com busca, e as próprias da empresa.
• Mural interno: os avisos da empresa também podem morar no dashboard.

3. WhatsApp (atendimento)

Foto do contato ampliada (v592): clique na foto, no cabeçalho da conversa ou no painel

Informações do contato, para vê-la em tamanho grande, com zoom (botões ou Ctrl + roda do mouse)

e Abrir original.


No cabeçalho da conversa ficam, lado a lado, o número que atende, o atendente, a etapa do funil (clique para trocar) e o tipo da conversa (Comercial, Suporte, Fornecedor…), além do status. Sem contato vinculado, a faixa amarela oferece Cadastrar Lead e Vincular Cliente.


Conversas

• Visual da tela (v626): lista e conversa em fundo branco, com o azul como cor de ação (nova conversa, aba escolhida, enviar). A mensagem que a empresa envia aparece em azul com texto branco; a do cliente, em branco. As abas Atendimento, Minhas, Encerradas e Todos têm a escolhida sublinhada (vermelho em Encerradas). Nenhuma função mudou de lugar. Desde a v627 a tela é mais compacta: mais conversas cabem na lista, fotos em quadrado arredondado, e a mensagem do cliente traz a foto e o nome dele no começo de cada bloco.
• Lista à esquerda (alternador Conversas × Grupos com contadores); a conversa aberta mostra o histórico completo, com selo "Automático" nas mensagens enviadas pelo sistema (URA, lembretes etc.).
• Ver perfil (painel lateral) tem 4 abas: Contato (dados e edição), Gravações (áudios das ligações feitas pelo CRM, com player), Histórico (observações, estatísticas, exportar PDF) e Anotações.
• Ações rápidas na conversa: assumir, transferir, fechar, marcar perdido (com motivo), mensagem programada, resumo por IA (se liberado para você).
• Silenciar conversa: no menu de três pontos da conversa. Vale só para você: aquela conversa deixa de tocar som, de ir para o sino e de notificar o celular, por 1 hora, 8 horas, 1 dia, 1 semana ou até você reativar. A conversa continua na lista e as mensagens chegam normalmente. O menu mostra "Silenciada até ..." enquanto vale; clique para mudar ou reativar.
• Arquivar conversa: no mesmo menu de três pontos. Tira a conversa só da sua lista; nada é apagado e os colegas continuam vendo. Se o cliente mandar mensagem nova, ela volta sozinha. O atalho Arquivadas (N), logo abaixo do seletor Conversas × Grupos, lista o que você arquivou, com Abrir (desarquiva e abre) e Desarquivar.
• Transferir com recado: ao transferir (para uma pessoa ou um departamento) você pode escrever um recado interno para quem vai receber — ele fica no histórico da conversa e o cliente nunca recebe. Quem recebe é avisado no sino e no celular, com o recado junto.
• Histórico de transferências (Ver perfil → aba Histórico): quem passou a conversa para quem, a que horas, quem clicou em transferir e quando o destinatário abriu — ou o aviso "Ainda não aberta por quem recebeu".
• Apagar mensagens (menu ⌄ da mensagem): Remover só do CRM tira a mensagem do chat sem mexer no WhatsApp; Apagar para todos remove também no celular do contato (só mensagens suas, dentro do prazo do WhatsApp). Nos dois casos — e também quando o contato apaga uma mensagem dele — a mensagem não some do histórico: quem tem a permissão "Ver mensagens apagadas do WhatsApp" (admin e gerência já têm; para os demais o gestor liga em Configurações → Usuários → Permissões, por usuário ou no perfil) continua vendo-a em outra cor, com quem apagou e quando. Quem não tem a permissão não vê. Mensagem apagada nunca sai no PDF da conversa.
• Contatos liberados para todos (v634): quando a empresa liga, em Gestão do WhatsApp, "contato sem vendedor visível a todos" ou "funcionários e fornecedores visíveis a todos", a conversa desses contatos abre para qualquer vendedor, mesmo num número vinculado a outro colega. Antes ela aparecia na lista, mas não abria ("acesso negado"); agora a lista e a abertura seguem a mesma regra.
• Apagar mensagem pelo celular (v627): segure o dedo sobre a mensagem. Ela fica marcada e aparece a barra de seleção embaixo; marque outras se quiser e toque na lixeira: Apagar para todos (só mensagens enviadas pela empresa) ou Remover só do CRM. Com uma mensagem marcada, a lixeira também tem Copiar texto. No computador continua o menu ⌄ ao passar o mouse.
• Encaminhar mensagens (menu ⌄ da mensagem, ou marque várias): escolha uma ou mais conversas de destino. A janela fecha na hora e os envios seguem no servidor, na ordem, enquanto você continua atendendo (v573). Se algum não sair, o aviso chega no sino. Localização, contato e reação não são encaminhados pelo CRM: encaminhe pelo celular. Cada contato aparece uma vez só na lista, mesmo que tenha conversa em mais de um número da empresa; quem tem número próprio encaminha por ele (v594).
• Apagar conversa pelo celular (v594): segure o dedo sobre a conversa na lista. Abre a janela com Fixar, Silenciar, Arquivar e Apagar conversa. No computador continua a lixeira ao passar o mouse e o menu de três pontos dentro da conversa.
• Minha Assinatura (menu ⌄ da conversa): assine as mensagens com seu nome e cargo, escolhendo estilo (itálico, negrito...), alinhamento, posição (antes ou depois do texto) e linha separadora — com prévia de como fica no WhatsApp. Aceita as variáveis {nome} e {cargo}.
• Tipos de arquivo aceitos nos anexos: fotos, vídeos, áudios, PDF, Word, Excel, CSV, TXT, XML (o da nota fiscal, para o cliente ou o contador), ZIP e RAR. A lista é a mesma em todas as telas — chat, MultChat, OS, documentos do cliente, funil, projetos, disparos e anexo de e-mail. Por segurança, SVG não é aceito — converta para PNG.
• Gravar áudio pelo microfone: toque no microfone, fale e toque em Enviar (ou na lixeira para descartar). Só dá para gravar um áudio por vez. Se aparecer "O áudio gravado ficou incompleto", a gravação saiu do navegador sem o começo e o WhatsApp não aceitaria: grave de novo e, se repetir, atualize a página (F5). O aviso antigo da Z-API "Fail to convert audio" era esse mesmo problema. Se aparecer "O microfone não mandou som" (v599), o relógio correu mas o computador entregou o áudio vazio. Feche programas que usam o microfone (Meet, Zoom, WhatsApp do computador), confira no cadeado ao lado do endereço se o microfone certo está escolhido e se ele não está no mudo no Windows, e grave de novo.
• Fixar, silenciar e arquivar a conversa (menu de três pontos): funcionam como no WhatsApp do celular e valem só para você. Fixar no topo (v499) deixa a conversa no alto da sua lista com um alfinete, até 5 por lista. Silenciar corta som, aviso e sino por um tempo ou até você reativar. Arquivar tira a conversa da sua lista; mensagem nova traz de volta. Nada disso precisa ser ligado em Configurações.
• Instagram na mesma tela (v500): em Configurações → Conversas a gerência liga "Mostrar as conversas do Instagram na tela de mensagens". Aí aparece a visão Instagram ao lado de Conversas e Grupos, com as não lidas; as conversas do direct abrem no mesmo painel, com o composer completo. Vale a liberação por conta ("Quem vê cada conta do Instagram", também em Configurações → Conversas). Fixar e arquivar funcionam nelas.
• Arquivos grandes: dá para enviar mídia de até 300 MB; vídeos acima de 100 MB são enviados automaticamente como documento.
• Tags (etiquetas) para achar conversas: em Ver perfil → Contato você marca a conversa com tags livres ("pc gamer", "manutenção", "peças"...). Acima da lista de conversas aparece a fileira com todas as tags da empresa — clicar numa tag busca em todas as conversas, inclusive as antigas (e o "carregar mais" continua dentro do filtro). Tag criada ou removida aparece na fileira na hora.

Vários números (chips)

• A empresa pode ter vários números conectados, cada um com nome e vendedor responsável; o gestor escolhe se as conversas ficam separadas por número.
• Stories: publique o status do WhatsApp escolhendo por qual número ele sai — ou marque vários números e o mesmo story sai em todos. O sistema conta as visualizações de cada story. Números D-API também publicam (v540): texto, imagem e vídeo. Em número D-API o story de texto sai com o fundo padrão do WhatsApp (a cor escolhida não vai) e a contagem de visualizações ainda não aparece. O número oficial (Meta) não publica Status.
• Disparos e campanhas: todo envio em massa tem o campo "Enviar pelo número" — você escolhe o chip; sem escolher, sai pelo número principal.

Ligações pelo CRM (Wavoip)

• Bolha de chamada na conversa: ligação feita ou atendida pelo CRM aparece com Atendida e a duração. Chamada que o cliente fez pelo WhatsApp e que o CRM só viu tocar aparece como "Tocou no WhatsApp" (o WhatsApp não informa se alguém atendeu); se ninguém atendeu, vira "Chamada de voz perdida". Para a ligação do cliente tocar na tela do CRM, o número precisa ter o próprio dispositivo Wavoip: dois números com o mesmo token tocam só no número do token.

• Botão de telefone na conversa liga usando o próprio número de WhatsApp da empresa. Toda ligação fica registrada na conversa; se a gravação estiver ativa no painel Wavoip, o áudio aparece na aba Gravações.
• Se aparecer erro, a mensagem sempre diz o motivo (ex.: "Fulano já está em ligação neste número", "Este número não existe no WhatsApp"). Se o sistema indicar uma "chamada presa", use o botão Limpar chamada presa.
• Se aparecer "SEM conexão com o serviço de ligações", o sistema agora reconecta sozinho antes de desistir. Se o aviso persistir, atualize a página (F5) — e, continuando, verifique o firewall/antivírus do computador (as ligações usam WebSocket).
• Encerrar desliga dos dois lados: o botão de desligar derruba a chamada também para o cliente. Se o serviço de ligações não confirmar o encerramento, o sistema tenta de novo sozinho e avisa na tela — nunca finge que encerrou.

Conexão dos chips

• Configurações → WhatsApp → Números e conexão: leia um QR Code para mensagens e outro para chamadas de áudio (Wavoip). A configuração manual avançada fica escondida em "Avançado" — normalmente não é preciso.
• API oficial do WhatsApp (Meta): além dos chips por QR Code, dá para conectar um número pela API oficial da Meta (sem QR — credenciais do painel da Meta, na mesma tela de Conexão, seção "API oficial"). O chip oficial ganha o selo API oficial e funciona normalmente nas conversas. Regra da Meta: texto livre só até 24 horas depois da última mensagem do cliente — passou disso, o envio precisa de modelo aprovado (template).
• Números D-API (segundo provedor, em teste): quando a plataforma libera a D-API para a empresa, aparece a seção Números D-API abaixo dos números de sempre, com o botão Novo número D-API. É uma conexão separada da Z-API: os números Z-API continuam iguais. O número D-API conecta por QR Code, por código de pareamento (sem câmera) ou pelo código da extensão do Chrome (migra o WhatsApp Web sem QR). Ele segue as mesmas regras de chip: nome, vendedor dono, principal, grupos. Ele recebe e envia nas conversas como os outros números: URA, roleta, campanhas, fluxos, orçamentos, notas e respostas citadas funcionam igual. Publicar Status/Stories também funciona desde a v540 (veja Stories).
• Número D-API: o que funciona igual à Z-API (v502): importar histórico (quando a empresa só tem número D-API), lista de grupos para destino de alerta e fazer o celular do cliente tocar, pelos mesmos botões. O que não existe na D-API: envio para contato que chegou só com o identificador oculto (LID), sem telefone.
• Ligações pelo número D-API: com Receber ligações no CRM ligado no número, a ligação toca na tela de todos que podem atender ao mesmo tempo, sem precisar de dispositivo por usuário. Regra do toque igual à da Wavoip: cliente com vendedor no cadastro toca para ele e a gerência; número vinculado a vendedor toca para ele e a gerência; senão toca para todos. O primeiro que clica em Atender leva; nos outros aparece "Atendida por fulano". Ignorar para de tocar só na sua tela; Recusar para todos derruba a ligação. Para ligar, use o botão de telefone roxo no topo da conversa de um número D-API. A ligação vira uma bolha na conversa, com a gravação para ouvir depois. A gravação é feita pela D-API em toda ligação atendida no CRM e aparece na bolha e na aba Gravações do perfil em até 3 minutos depois de desligar (v628: antes ela se perdia quando o atendente desligava pelo CRM). Ligação atendida no celular não passa pelo CRM e não tem gravação. Precisa liberar o microfone do navegador na primeira vez. A opção Receber ligações no CRM reinicia o número por alguns segundos — prefira fora do horário de pico.
• Se um chip cair, o ícone de conexão no menu lateral pisca em vermelho e uma faixa vermelha aparece no topo. Gestor: clique e o chip problemático já abre expandido para reler o QR. Vendedor: chame um administrador.

Grupos

• Os grupos aparecem na aba Grupos. O gestor pode deixar os grupos visíveis para todos (regra da empresa) ou restringir um grupo a um usuário específico (no perfil do grupo → Visibilidade).

Regras de atendimento (gestor)

• Configurações → WhatsApp → Regras de atendimento concentra as regras: distribuição de leads (roleta com critérios), exclusividade contato-vendedor, alerta de lead quente, classificação Chamado/Lead e o alerta de SLA (conversa nova sem resposta em N minutos → aviso automático no WhatsApp do gestor ou do grupo).
• Regra opcional: contato sem vendedor é de todos (e cadastros de Funcionário/Fornecedor visíveis a toda a equipe). Ao cadastrar um lead, o vendedor logado já vem selecionado como responsável. Desde a v641, o contato sem vendedor só fica visível a todos enquanto a conversa não tem dono: assim que um vendedor atende, a conversa some da lista dos outros. Funcionário e Fornecedor continuam visíveis sempre.
• Regra mais fechada: "Vendedor só vê conversa TRANSFERIDA para ele" — o vendedor não enxerga nada na lista até a conversa ser transferida ou atribuída a ele (nem lead novo sem dono). Admin, gerência e quem tem "abrir conversas" continuam vendo tudo e fazem a distribuição.

URA / Chatbot (menu automático)

• Configurações → WhatsApp → URA (menu automático) e Mensagens automáticas: mensagem de boas-vindas, horário comercial com mensagem de ausência e as Opções do Menu — cada opção pode levar a um departamento, a uma resposta pronta ou a um atendente.
• Mensagem de fora do horário (v608): tem chave própria para ligar ou desligar. Antes ela passava a valer só por ter horário e texto preenchidos. Desligada, o horário continua valendo para o resto (alerta de SLA e agenda), mas ninguém recebe a ausência. Outra chave, Enviar também para quem veio de anúncio, desligada, faz o lead de campanha da Meta não receber a ausência.
• O menu vale por atendimento: conversa nova recebe o menu; conversa encerrada em que o cliente escreve de novo começa outro atendimento e recebe o menu outra vez; no meio do mesmo atendimento ele nunca se repete — o cliente já está falando com a equipe.
• O cliente pode responder de vários jeitos: "2", "opção 2", "2 - CPU", o emoji 2️⃣ ou até escrevendo o nome da opção — o sistema entende. Resposta que não bate com nenhuma opção reenvia o menu uma única vez; depois a URA se cala e espera o atendimento humano.
• Ajustes finos (tela da URA): "Somente na primeira conversa" (o menu aparece uma única vez na vida do contato), "Mostrar o menu a cada novo atendimento", "Menu de novo após horas de silêncio" (cliente que some N horas e volta recebe o menu mesmo sem ninguém ter encerrado; 0 = desligado) e "Responder quem chega pelo anúncio" (lead de Click-to-WhatsApp recebe ou não a saudação).

Enviar produto, proposta e mais pelo chat

• No clipe da conversa dá para enviar produto do catálogo (com foto), proposta em PDF, contrato e agendamento. A busca aceita nome, modelo, marca, código e — nas propostas — número, cliente, vendedor, status e valor.
• Foto de produto mora no CRM: ao cadastrar produto com link de imagem de site externo, o sistema baixa e guarda a imagem — o envio pelo WhatsApp não depende mais do site de fora estar no ar.

Follow-up e Cadências

• Cadências (menu Automação): a sequência de contatos que o cliente recebe (mensagem automática, sugerida ao vendedor, escrita pela IA, agente de IA, ligação, tarefa, e-mail). Entra sozinho por gatilho ou pela conversa: menu ⋮ → Colocar em cadência.
• Follow-up (menu Automação): o quadro das conversas em acompanhamento por etapa do funil. Arraste o cartão para mudar a etapa.
• Retomada (menu Automação): a fila do dia de cada vendedor com quem parou de responder.
• O guia completo, com receitas prontas para SDR, vendedor, pós-venda e recuperação e uma animação passo a passo, está na seção 5B. Cadências, Follow-up e Retomada.

Comandos pelo WhatsApp (menu do vendedor)

• O vendedor pode operar o CRM de dentro do próprio WhatsApp: mandando a palavra-chave configurada para o chip da empresa, recebe um menu numerado (configurável por empresa) com consultas e ações — inclusive emitir NF-e ("cliente, itens em frase livre", com confirmação SIM obrigatória e DANFE de volta no chat), cadastrar/completar cliente pelo CNPJ, baixar notas em lote (.zip), agenda, OS e proposta.
• Pedido completo numa mensagem só: depois de escolher Nota fiscal, Orçamento ou Proposta, dá para mandar tudo de uma vez — Ponto D, 10x bloco 15cm, 5x bloco 13cm valor 79, pix — que o sistema monta o documento e devolve o resumo para você confirmar com SIM.
• Escolher pela palavra: no menu, além do número, valem "nota fiscal", "orçamento" e "proposta" — e o pedido pode vir junto: orçamento ponto d, 10x bloco 15cm.
• Mensagem livre ou áudio (v501): com a chave "Entender mensagem livre" ligada no chip (Configurações → Menu do WhatsApp), não precisa do menu nem de ir passo a passo. Mande tudo numa frase, ou grave um áudio: "marca visita no Ponto D amanhã às 14h pra apresentar a proposta", "abre uma OS pro Ponto D, vidro trincado", "orçamento Ponto D, 10 blocos 15 cm". O CRM transcreve, entende, acha o cliente e a data no cadastro e responde com o resumo para você confirmar com SIM. O que faltar na frase ele pergunta. Nada é gravado sem o SIM; o áudio só é transcrito se quem mandou for um usuário liberado da empresa.
• O acesso é por usuário (Configurações → Usuários) e cada ação usa as mesmas regras da tela — nada de caminho paralelo.

Chamados e OS dentro da conversa

• A linha do tempo da conversa mostra marcadores de "Atendimento iniciado" (verde) e "Atendimento encerrado" (vermelho), e quando alguém cria uma OS a partir da conversa aparece "OS aberta" (âmbar) — clique para abrir.
• Criar chamado pela conversa: segure numa mensagem (ou menu ⌄ → Selecionar mensagens), marque as mensagens do pedido do cliente e toque em "Criar chamado" — o texto vira a solicitação da OS e as fotos selecionadas já entram anexadas.
• Na Nova OS, o botão "Organizar com IA" transforma as mensagens em título + descrição limpos; a seção "Fotos e anexos" permite subir arquivos do aparelho ou escolher imagens da própria conversa.
• Orçamento pela conversa: além da OS, o menu ⋮ tem "Criar Orçamento" — mesma tela da OS (cliente da conversa já selecionado, aba de Produtos e Serviços), com a opção de enviar o resumo no chat ao salvar. O orçamento é salvo em Propostas (numeração própria) — aprovado, vira NF-e/NFS-e pelos fluxos de sempre.
• Botão rápido do cabeçalho é configurável (Configurações → WhatsApp → Regras de atendimento → "Botão rápido no cabeçalho do chat"): Ordem de Serviço (padrão), Orçamento ou os dois ícones.

4. Instagram

Agente de IA no direct (pega o WhatsApp do lead): veja Recepção no direct do Instagram e o capítulo Do anúncio à venda: o comercial com agente de IA.

O módulo Instagram conecta contas profissionais (comercial ou criador) pela integração oficial da Meta. A conexão é feita por um link de autorização — sua senha do Instagram nunca passa pelo MultCRM.

Direct (mensagens)

• As mensagens de todas as contas conectadas chegam na página Instagram, com o nome do cliente na conversa.
• O composer é completo, como no WhatsApp: emoji, fotos (até 8 MB), áudio e vídeo (até 25 MB), gravação de voz, coração e IA para melhorar, corrigir ou sugerir a resposta.
• Janela de 24 horas: o Instagram só permite responder até 24h após a última mensagem do cliente — o sistema mostra a janela e explica quando ela fecha.
• O gestor controla quem atende cada conta (acesso por usuário, por conta).

Comentários e menções

• Comentário em post pode receber resposta pública, ser ocultado ou apagado, e pode disparar mensagem automática no Direct (regra por post ou geral).
• Menção em story pode gerar um agradecimento automático — com o curinga {cliente} para personalizar com o nome da pessoa.

Publicações agendadas

• Página Publicações: post, carrossel, reel e story, em uma ou várias contas, com agendamento e calendário semanal com miniaturas.
• Topo compacto (v632): a faixa Contratado do mês mostra cada canal como "N/M" com a barra (a seta abre o detalhe); abaixo, os números do mês (no mês, feed, stories) e os seis status (agendadas, aprovadas, aguardando aprovação, alterações solicitadas, publicadas, com erro) viraram chips de uma linha. Clique num status para filtrar. O calendário fica com o resto da tela.
• Aprovação do cliente: a publicação pode ser enviada para aprovação e só sai depois de aprovada. Cada publicação tem um responsável da equipe.
• Fotos de post devem ser JPEG; a legenda pode ser melhorada por IA.
• Janela única "Nova publicação" (v632): formulário à esquerda e prévia do post à direita (como vai aparecer no Instagram). Formato em abas (Feed, Carrossel, Reels, Story), mídia, legenda com botões de emoji, hashtag e Melhorar com IA, e o bloco Agendamento: "Publicar agora", "Agendar data e hora" ou "Só planejar a data (sem arte ainda)", com data, hora, responsável e a situação da aprovação. O mesmo botão serve para planejar e para agendar: no planejamento você escreve o tema (e a legenda, se já tiver) e a data entra no calendário como "planejada, sem arte"; ao ligar a arte depois ("+ arte"), a legenda já vem preenchida. O link "Planejar outro formato" abre a janela das datas de WhatsApp, e-mail e campanha.
• Prévia no tamanho certo (v633): no feed e no carrossel você escolhe a proporção acima da prévia (1080 × 1440, 1080 × 1350, 1080 × 1080 ou 1080 × 566); reel e story são sempre 1080 × 1920. Ao enviar a imagem, a prévia lê o tamanho real e avisa se o Instagram vai cortar ou se está pequena.
• Texto e emoji no story (v633): a API do Instagram só recebe a imagem ou o vídeo do story; texto, figurinha, enquete e link por cima não existem pela API. Por isso, no formato Story, o link Texto e emoji no story (ou Story só de texto, sem foto) abre o editor: texto com emoji, posição (em cima, no meio, embaixo), tamanho e cor da letra, faixa atrás do texto e, sem foto, a cor do fundo. O resultado é gravado dentro da imagem em 1080 × 1920 e vira a mídia do story. Menção de usuário é a única opção extra que a API aceita e ainda não está na tela.
• Calendário (v633): cada cartão mostra só a primeira linha da legenda (passe o mouse para ler tudo) e o botão de tela cheia no cabeçalho do calendário o abre na janela inteira (Esc volta).
• Importar com IA (v632): botão ao lado de Exportar. Envie o calendário em PDF, Excel, Word, PowerPoint, CSV ou texto (pode ser o que o ChatGPT ou o Claude montou). A IA lista data, hora, formato, tema e legenda de cada post; você revisa na tabela (marcar, corrigir data, hora, formato e tema, tirar linhas) e clica em Importar. Cada item vira uma data planejada; a arte entra depois por "+ arte", já com a legenda sugerida. Datas passadas e itens sem data vêm desmarcados. Só administradores e gerência importam.

Feed e Dashboard

• Feed: os posts reais da conta, estilo Instagram — perfil com contagem de seguidores, stories ativos, curtidas e comentários (com moderação na hora).
• Dashboard: alcance e novos seguidores por dia, engajamento, pico e melhor dia — gráficos interativos para a reunião de resultado.
• Aba Público: idade × gênero dos seguidores, principais cidades e países, horários em que os seguidores estão online (com os 3 melhores horários para postar) e as métricas dos últimos 28 dias (visualizações, contas engajadas, toques em links do perfil, cliques no site).
• Aba Concorrentes: cadastre até 10 @ do seu nicho e a página compara sempre — seguidores e crescimento em 30 dias, posts por semana, curtidas e comentários médios por post, engajamento, melhores posts de cada conta e a curva de tendência (o retrato é tirado 1 vez por dia, automaticamente).
• A API oficial não fornece a lista de seguidores (nenhum sistema tem) — o MultCRM mostra contagens e evolução reais.

Automações e SLA

• Página Automações: regras de comentário → Direct, boas-vindas para quem chama — com opção de repetir quando a pessoa volta depois de X dias sem conversa —, fluxos encadeados (menus de resposta com passos, inclusive um passo de IA) e o alerta de SLA — Direct ou comentário sem resposta no prazo gera aviso no WhatsApp com o nome da conta.

Central de Anúncios (Campanhas Meta)

• Menu Campanhas Meta (grupo Captação): as campanhas de Facebook e Instagram dentro do CRM — gasto, alcance, cliques, leads e conversas por campanha, conjunto e anúncio, separados por rede.
• O diferencial: o CRM cruza com a sua operação — quantos leads e conversas de WhatsApp cada campanha REALMENTE gerou aqui dentro (e as vendas ganhas), com o custo por lead real.
• Aba Análise: comparativo com o período anterior, gráfico diário (Meta × CRM), posicionamentos (Feed/Reels/Stories), idade e gênero, aparelhos, horários, regiões e o funil impressões → cliques → conversas.
• Raio-X das conversas (aba): mostra quem REALMENTE chamou no WhatsApp pelo anúncio — a aba Análise mostra quem viu; esta mostra quem conversou. Traz: de onde é cada pessoa (pelo DDD), se veio do Facebook ou do Instagram, em que dia e hora chegou, quanto esperou pela primeira resposta, quem mandou só a mensagem pronta do botão e sumiu, e até que etapa a conversa foi. Com isso calcula o custo por conversa que vale (dentro da área e que passou da mensagem pronta).
• Onde a campanha perde dinheiro: lista as falhas com o número que as justifica e o que fazer — conversas de fora da área, leads que sumiram, espera de mais de 1 hora, conversas sem resposta, conversas à noite e anúncios de outra conta.
• Criativos: cada anúncio com imagem, conversas, custo por conversa que vale, % que avançou, % que sumiu e % de fora da área. "Ver conversas" abre a lista filtrada.
• Conversa na janela (v601): clicar numa conversa da lista abre a conversa numa janela por cima do Raio-X, sem sair da página. Dá para ler o histórico, responder (com a sua assinatura), Agendar um compromisso, Programar uma mensagem para sair depois e colocar o contato numa Cadência. Fechou a janela, a lista continua com os mesmos filtros. O ícone no fim da linha, ou o botão Abrir no WhatsApp da janela, leva à tela completa do WhatsApp.
• Área de atendimento: botão no topo do Raio-X (administradores e gerentes). Informe os DDDs que a empresa atende, por exemplo 85. Sem isso ninguém é marcado como fora da área.
• Para o funil chegar até "Fechados", registre o desfecho: encerre a conversa escolhendo Fechado ou Agendado, mude o status para Fechado, a etapa do funil, ou abra a OS a partir da conversa.
• Ler conversas com IA (no Raio-X, administradores e gerentes): a IA lê cada conversa de anúncio inteira — texto e áudios transcritos — e diz como ela terminou: fechou, agendou, recebeu o valor e não voltou, achou caro, fora da área, cliente sumiu, só curiosidade, ficou sem atendimento. Também anota o serviço procurado, o veículo, o valor orçado, o motivo de não ter fechado e a principal falha do atendimento. Cada conversa é lida uma vez; só é relida quando chegam mensagens novas. Quem mandou só a mensagem pronta do botão é classificado sem gastar IA.
• Com isso a tela mostra custo por venda, quantos receberam preço, valor médio orçado, por que não fecharam, o que procuram e os veículos mais citados — e, em cada criativo, quantas vendas ele trouxe. Clique num desfecho para ver as conversas; passe o mouse no desfecho da lista para ler o resumo e o trecho que o justifica.
• Diagnóstico da campanha: botão "Gerar diagnóstico". A IA recebe só os números calculados pelo CRM (nenhum nome, telefone ou texto de cliente) e escreve o quadro geral, o que funciona, onde o dinheiro se perde, as falhas do atendimento e até 5 ações com o porquê e o como. Fica guardado com data; gere de novo quando quiser comparar.
• Imprimir / PDF: botão no topo do Raio-X. Abre o relatório completo em outra janela, já na tela de impressão (escolha "Salvar como PDF" para gerar o arquivo): números do período, diagnóstico, leitura da IA, falhas, funil, tempo de resposta, DDDs, redes, atendentes, horários, criativos e TODAS as conversas — respeitando a campanha e os filtros escolhidos na lista. Se nada abrir, libere pop-ups para o CRM no navegador.
• Como encerrar uma conversa de anúncio (desfecho): ao clicar em Encerrar na conversa do WhatsApp, o cartão pergunta como terminou: Fechado, Agendado, Orçamento enviado, Perdido, Sem resposta, Resolvido, OS criada, Reaberto em outra conversa ou Outro. Em Perdido o motivo é obrigatório (achou caro, fechou com concorrente, fora da área, só curiosidade, não é cliente, não temos o produto, parou de responder, outro). Em Fechado e Agendado dá para informar o valor da venda. Se a IA já leu a conversa, aparece a sugestão dela com o botão Usar.
• Públicos e retorno à Meta (aba em Campanhas Meta, administradores e gerentes) — como fazer a Meta aprender com o resultado: 1. Retorno de conversões: clique em Configurar automaticamente. O CRM descobre a Página dos anúncios, cria o conjunto de dados de mensagens e liga o envio. A partir daí a Meta é avisada quando a pessoa entra pelo anúncio, quando recebe orçamento e quando compra (Fechado ou Agendado, com o valor). Só vale até 7 dias depois do clique, então o desfecho precisa ser marcado no dia a dia. Se a configuração automática parar em algum passo, abra o Passo a passo manual na Meta na mesma tela (também em Configurações → Integrações → Meta: anúncios (CAPI) — Conversões). Em Últimos eventos enviados dá para ver se a Meta aceitou cada aviso ou o motivo da recusa. 2. Lead perdido não é evento: a Meta não aceita aviso de lead ruim no WhatsApp. Por isso o CRM mantém o público Leads perdidos (excluir): escolha os motivos, veja quantas pessoas entram e clique em Criar na Meta e enviar a lista. Depois, no Gerenciador de Anúncios, edite o conjunto de anúncios → Público → Excluir esse público (o passo a passo está na própria aba). O público se atualiza sozinho a cada 6 horas e quem voltar e comprar sai da lista. Só o telefone embaralhado (hash) é enviado. Termos da Meta: se aparecer um aviso amarelo no topo da aba, clique em Abrir os termos desta conta — o link já vem com a conta de anúncios da sua empresa. Um administrador da conta aceita uma vez só; ao voltar para o CRM a tela confere sozinha e o aviso some. Fechar pela leitura da IA (cartão no topo da aba): para as conversas de anúncio dos últimos 7 dias que ninguém encerrou, o botão Fechar conversas e avisar a Meta faz tudo de uma vez — a IA lê o que falta, o CRM marca o desfecho (venda, agendamento, fora da área, outro estado, só curiosidade, não é cliente), encerra as conversas paradas há 24 horas ou mais, avisa a Meta das vendas e dos orçamentos enviados e atualiza os públicos. Antes de confirmar, a tela mostra quantas conversas entram em cada caso. Desfecho marcado por uma pessoa nunca é alterado, conversa em negociação fica com a equipe e conversa encerrada reabre sozinha se o cliente escrever de novo. 3. Clientes que compraram: segundo público, para não pagar de novo por quem já é cliente e para criar um público semelhante. 4. A aba também explica como restringir a localização do anúncio e como trocar a otimização da campanha de conversa para venda.
• Para conectar: Campanhas Meta → Contas → Conectar com o Facebook. Quem administra a conta de anúncios faz login no Facebook, autoriza o MultCRM, marca a conta de anúncios e a Página, e depois escolhe no CRM quais contas conectar. Não precisa criar app nem gerar token. Se o dono da conta for outra pessoa (o cliente), use Copiar link para enviar: o link vale 7 dias e conecta direto na sua empresa, mesmo que a pessoa não tenha acesso ao CRM. Quando o acesso tem validade (cerca de 60 dias), a tela Contas mostra quantos dias faltam; para renovar, conecte de novo.
• Sem o botão Conectar com o Facebook, use Conectar conta de anúncios. Primeiro cole o ID do portfólio empresarial da empresa dona da conta (o endereço de business.facebook.com com o portfólio certo aberto, ou só o número depois de business_id=): assim os links abrem direto no portfólio certo. Depois escolha um caminho:
  • Compartilhar com a Multimédia (mais fácil): quem administra a conta abre Parceiros, clica em Adicionar → Conceder a um parceiro acesso aos seus ativos, informa o ID do parceiro mostrado na tela e marca a conta de anúncios (Gerenciar campanhas) e a Página. O botão copie as instruções prontas gera o texto para mandar ao cliente. Depois o suporte do MultCRM conecta a conta.
  • Token próprio da empresa: em Usuários do sistema → Atribuir ativos, marque o App, a conta de anúncios e a Página (sem o App, ele não aparece em Gerar token), gere o token sem expiração e cole no CRM. A opção Conectar manualmente com token (avançado) continua disponível, com o botão Listar contas deste token para escolher a conta sem procurar o ID.

5. Estúdio de Artes com IA

Página Artes (módulo liberado por empresa): criação de artes profissionais para redes sociais com a identidade da sua marca.

• Kit da Marca: cadastre logo, cores e o jeito da empresa uma vez — as artes saem no seu padrão, com prévia real na página.
• Criação em passos com sugestões rápidas; qualidade média ou alta.
• Foto de produto: transforme uma foto simples em imagem profissional com fundo tratado.
• Templates com texto perfeito: modelos onde o texto sai exato (sem as letras erradas típicas de imagem de IA) — a prévia é fiel ao resultado.
• Tamanhos padronizados: quadrado (1080×1080), vertical (1080×1350), story (1080×1920) e paisagem (1200×628) — iguais na IA e nos templates.
• Datas sazonais brasileiras prontas e legenda por IA integrada ao agendador de Publicações do Instagram.
• Resultados ficam na própria página, com seleção múltipla e download em lote. A criação por IA tem um limite mensal por empresa (o consumo fica visível; o limite é do plano).

5B. Cadências, Follow-up e Retomada (guia completo)

Leads de campanha da Meta com agente de IA: o caminho completo, da Recepção à cadência de follow-up, está no capítulo Do anúncio à venda: o comercial com agente de IA.

Esta parte do manual ensina, do zero, a nunca mais deixar um cliente sem resposta ou esquecido. Ela vale para pré-vendas (SDR), vendedores, pós-venda e gerência. Comece pela animação abaixo: ela mostra o caminho inteiro em menos de dois minutos. Depois use as seções na ordem ou vá direto à receita que você precisa.


Comece por aqui: as três telas e como elas se ligam

São três telas no menu Automação, que trabalham juntas:

• Cadências (o roteiro): a sequência de contatos que um cliente vai receber. Exemplo: hoje uma mensagem, amanhã outra, em 3 dias uma ligação, em 7 dias a última mensagem. Cada contato é um passo. Quem entra na cadência recebe os passos sozinho, na hora certa.
• Follow-up (o quadro): as conversas de quem está em acompanhamento, em colunas por etapa do funil (Em atendimento, Proposta enviada, Fechado, Perdido). Serve para enxergar a carteira inteira e mudar a etapa arrastando o cartão.
• Retomada (a fila do dia): a lista do que cada vendedor precisa fazer hoje. Mostra quem está esperando resposta, quem está atrasado e quem está marcado para hoje, com a mensagem pronta para revisar e enviar.

Como elas se ligam:

1. Algo acontece: o cliente manda a primeira mensagem, para de responder, pergunta o preço, a OS é concluída, a venda é perdida, alguém coloca uma etiqueta... Isso é o gatilho. 2. O cliente entra na cadência (sozinho pelo gatilho ou colocado à mão pela equipe). Isso é a inscrição. 3. Cada passo acontece na hora marcada. O passo automático sai sozinho. O passo sugerido ou só lembrar vai para a fila da Retomada do vendedor, que revisa e envia. Tarefa e ligação vão para a Agenda. Aviso vai para o sino e o celular. 4. O cliente respondeu? Ele sai da cadência (coluna Respondeu) e a conversa volta para o atendimento normal. Terminou todos os passos sem resposta? Vai para Concluiu e, se você quiser, a conversa vira Perdido e cai na Recuperação.

Onde fica cada coisa:

• Menu Automação → Cadências, Automação → Follow-up e Automação → Retomada. Os três aparecem quando o módulo está liberado para a empresa (Cadências e Follow-up pelo módulo Cadências; Retomada pelo módulo Retomada). Se não aparecer para um vendedor, a gerência libera em Configurações → Usuários.
• Criar, editar, pausar e excluir cadências: administrador e gerência. Inscrever um cliente, usar a fila e o quadro: toda a equipe com o módulo.
• Regras gerais (expediente, número que envia, limites, palavras de parada): Configurações → WhatsApp → Retomada (follow-up).
• Tipos de conversa (comercial, suporte, fornecedor, equipe): Configurações → WhatsApp → Tipos de conversa.

Para que serve no dia a dia comercial

A maior parte das vendas não fecha no primeiro contato. O cliente pede preço e some, fica de pensar, depende do sócio, esquece. Quem faz o acompanhamento com disciplina vende mais, e quem depende da memória do vendedor perde cliente sem perceber. As cadências resolvem isso de três jeitos: ninguém é esquecido, cada contato sai na hora certa e a gerência enxerga o que foi feito.

Pré-vendas (SDR): responder rápido e qualificar

• Lead de anúncio esfria em minutos. Use o gatilho Conversa nova no WhatsApp com o filtro Veio de anúncio (Meta): o primeiro passo sai em 0 minutos (mensagem automática ou um Agente de IA que faz as perguntas de qualificação).
• Use Cliente esperando resposta (em minutos) para avisar o SDR, e depois a gerência, quando ninguém respondeu o cliente.
• Use Cliente escreveu uma palavra-chave ("vi no instagram", "quero orçamento") para pôr o cliente na cadência certa logo na primeira frase.
• Termine com uma Ligação (agenda) para o SDR quando o lead não responde por mensagem.

Vendedor (fechamento): não deixar proposta morrer

• Perguntou o preço e sumiu pega quem pediu valor, recebeu e não voltou. A primeira retomada costuma ser sugerida, com o texto escrito pela IA a partir da conversa real.
• Coloque a etiqueta "Orçamento enviado" ao mandar a proposta e use o gatilho Etiqueta adicionada à conversa: a régua de acompanhamento começa sozinha.
• Cliente demonstrou uma intenção (IA) com "Achou caro ou está comparando" coloca o cliente numa cadência de objeção (casos, garantia, condições já aprovadas pela empresa).
• Na fila da Retomada, o vendedor revisa e envia com um clique, ou coloca o lead no automático.

Pós-venda e sucesso do cliente

• OS concluída, Proposta APROVADA e Oportunidade GANHA começam a régua de pós-venda: agradecimento no dia seguinte, pesquisa de satisfação, pedido de indicação e lembrete de revisão ou recompra meses depois (passo em dias corridos, por exemplo 180 dias).
• Passos internos (Tarefa na agenda, Notificar usuários) lembram a equipe de ligar, conferir a entrega ou oferecer o próximo serviço.

Recuperação de perdidos e reativação de base

• Oportunidade PERDIDA (também quando a conversa é marcada como Perdido no WhatsApp) começa uma reabordagem em 30, 60 e 90 dias.
• Para reativar clientes antigos, crie uma cadência Manual e use Inscrever contato → Colar lista (até 200 por vez).

Gerência

• O quadro de cada cadência mostra quantos estão em andamento, quantos responderam (com a taxa), concluíram ou foram retirados.
• A aba Supervisão da Retomada mostra, por vendedor, a fila, quem está esperando, os atrasos, os envios e a taxa de retomada, com o botão de pânico que pausa todo envio automático da empresa.
• Acompanhamento Whats → Retomada mostra o que o follow-up recuperou: quantos voltaram a responder e quantos fecharam depois.

Atendimento e suporte

• Conversa marcada como Suporte, Fornecedor ou Interno fica fora da Retomada e das réguas. Assim o cliente com chamado aberto não recebe mensagem de venda.
• Use uma cadência só de avisos internos (Cliente esperando resposta → Notificar) para cobrar o tempo de resposta do suporte, sem mandar nada ao cliente.

Manual, automático ou com IA: os jeitos de fazer cada contato

Cada passo de mensagem tem duas escolhas: quem envia (Modo de envio) e quem escreve (Conteúdo).

Quem envia (Modo de envio)

• Automático: o CRM envia sozinho na hora do passo, dentro do expediente. Bom para lembretes simples, primeira resposta fora do horário e pós-venda.
• Sugerir ao vendedor: o cliente entra na fila da Retomada do vendedor com a mensagem pronta. O vendedor lê, ajusta se quiser e clica em Responder agora. Bom para negociação, proposta e qualquer contato em que o tom importa.
• Só lembrar: o cliente entra na fila sem texto. O vendedor decide o que escrever ou se vai ligar. Bom para clientes grandes e casos delicados.

Quem escreve (Conteúdo)

• Texto fixo: o texto que você escreveu no passo, com as variáveis ({nome}, {primeiro_nome}, {vendedor}, {empresa}).
• IA escreve: a IA lê a conversa real (o que o cliente pediu, a objeção, a tentativa em que está) e escreve uma mensagem curta, sem emoji, sem inventar preço, desconto ou prazo. O texto do passo serve de base e de reserva: se a IA não puder escrever (sem conversa, sem limite de IA), sai o texto fixo. Na fila, a mensagem já chega pronta no cartão. No automático, é ela que sai (v572).
• Em aberto: sem texto. O vendedor escreve na hora (combina com Sugerir ou Só lembrar).

Outros jeitos de falar com o cliente

• Agente de IA conversa: um agente treinado (criado em Fluxos → Agentes de IA) manda a abertura e continua respondendo o cliente com o que sabe (produtos, agenda, orçamento). Ele para quando o cliente pede um atendente ou ao chegar no limite de respostas do passo.
• Disparar fluxo (chatbot): roda um fluxo pronto com menus e perguntas. Se o cliente estiver no meio de outro fluxo, o passo espera 1 hora e tenta de novo.
• E-mail ao lead: sai pela conta de e-mail da empresa para o e-mail do contato. Sem e-mail no contato, o passo é pulado e a régua segue.

Contatos internos (não vão ao cliente)

• Tarefa na agenda e Ligação (agenda): criam o compromisso na Agenda e avisam no sino.
• Notificar usuários: aviso no sino e no celular.
• Em Para quem, marque as pessoas. Ninguém marcado = o vendedor dono da conversa (v572 vale também para as cadências comuns). Sem dono na conversa, nada é criado e o histórico do cliente mostra o motivo.

Qual escolher? Uma regra simples

• Comece com Sugerir ao vendedor e IA escreve. Em duas semanas você vê quais mensagens funcionam.
• Passe para Automático só os passos que o vendedor sempre envia sem mexer.
• Deixe a última tentativa como Só lembrar ou Ligação: é ali que o contato humano faz diferença.

Salvaguardas do automático (o CRM faz sozinho)

Em todo envio automático, de cadência ou da Retomada:

• Quem escreveu "parar", "sair", "não quero" e afins sai da cadência e não recebe mais mensagens automáticas, disparos nem campanhas.
• Conversa de tipo não comercial (suporte, fornecedor, equipe) não recebe mensagem de régua.
• O botão de pânico (Retomada → Supervisão) pausa tudo que é automático na empresa. Os vendedores continuam enviando à mão.
• Se o número escolhido estiver desconectado, o envio tenta o próximo: o da conversa, o do vendedor, o principal.

Na régua da fila da Retomada, além disso:

• Só envia dentro do expediente. Fora dele, espera a próxima abertura.
• Não envia se o cliente falou por último, nem se alguém da equipe mandou mensagem à mão há pouco (padrão 4 horas).
• Respeita o limite diário por número (padrão 40) e um intervalo aleatório entre envios (padrão 45 a 180 segundos), para o número conectado por QR code não ser bloqueado.
• Na API oficial da Meta, se a janela de 24 horas estiver fechada, a mensagem vira uma ligação na agenda do vendedor.

Nas cadências comuns, ligue Toques ao cliente só em horário comercial para o automático respeitar o horário, e deixe Encerrar ao receber resposta ligado para parar quando o cliente responde. Para mensagens em volume no mesmo dia, prefira Sugerir ao vendedor ou a régua da Retomada, que controlam o ritmo.

Como colocar um cliente numa cadência

Sozinho, pelo gatilho

Escolha o gatilho na configuração da cadência (lista completa em "Criar e configurar uma cadência"). A partir daí, todo cliente que disparar o gatilho e passar nos filtros de Quem entra é inscrito sem ninguém fazer nada.

À mão, pela conversa do WhatsApp

1. Abra a conversa. 2. Menu ⋮ → Colocar em cadência. 3. A janela Cadências de (nome) mostra em quais o cliente já está (Em andamento) e a lista Inscrever em. Clique na cadência. 4. O primeiro passo sai na hora marcada (se for 0 minutos, no próximo minuto). O perfil do cliente passa a mostrar o selo de quem está em cadência.

À mão, pela página Cadências

1. Escolha a cadência no seletor do topo. 2. Inscrever contato. 3. Aba Um contato: nome (opcional) e WhatsApp. Aba Colar lista: um contato por linha, telefone e, se quiser, o nome depois da vírgula. Até 200 por vez. Quem já está na cadência é pulado e a janela mostra o motivo.

Pela Retomada

• Na conversa, bloco Retomada do perfil: Colocar na régua coloca o cliente na fila agora, com a régua padrão da conversa ou a cadência que você escolher.
• Em Acompanhamento Whats → Retomada, a lista Pararam sem retorno e estão fora da fila tem Marcar todos → Mandar para a fila.

Recomeçar do início

Nas colunas Respondeu, Concluiu e Retirados do quadro, o botão de seta circular Reinscrever recomeça a cadência do passo 1.

Tirar da cadência

• No cartão do quadro, X (Tirar da cadência). O cliente vai para Retirados.
• Pela conversa, na janela da cadência.
• Sozinho: quando o cliente responde (com Encerrar ao receber resposta ligado), quando pede para parar, ou quando a cadência termina.

A página Cadências (o quadro)


Topo da página

• Seletor da cadência: troca o quadro. Cadência desligada aparece com "(pausada)".
• Chave Ativa / Pausada (gerência): pausada, ninguém recebe passo, mas ninguém perde o lugar. Ao religar, os passos continuam de onde pararam.
• Inscrever contato, Configurar (abre a janela de configuração), a lixeira (excluir; as inscrições em andamento são encerradas) e Nova cadência.
• Linha de números: como o cliente entra (Entrada: ...), quantos em andamento, pausados, quantos responderam com a porcentagem, quantos concluíram e foram retirados, se sai ao responder e a janela de horário.

Colunas

• Uma coluna por passo, com o quando no título (por exemplo "Após 2 dias úteis às 09:00"), o tipo do passo e o começo da mensagem.
• No fim, três colunas estreitas: Respondeu, Concluiu e Retirados.

Cartão do cliente

• Nome, telefone e quando sai o próximo passo ("hoje 14:30", "no próximo minuto", "16/10").
• Selo Manual (inscrito por alguém da equipe; passe o mouse para ver quem) e selo Pausada.
• Botões: Histórico dos toques (relógio), Pausar ou Retomar os toques deste cliente, Abrir a conversa e Tirar da cadência.

Arrastar o cartão para outro passo

O CRM pergunta: Executar agora (o passo de destino sai no próximo minuto) ou Aguardar o dia programado.

Histórico dos toques

Cada passo executado vira uma linha com o resultado. Linha verde: feito, ou adiado com o motivo (por exemplo, "aguardando a janela de horário"). Linha vermelha: não feito, com o motivo (cliente pediu para parar, número desconectado, mensagem vazia, envios pausados pela supervisão, conversa não comercial, ninguém para receber a tarefa). É o primeiro lugar para olhar quando um cliente diz que não recebeu nada.

Cadência a partir de modelo (v617, v620)

Em Automação → Cadências, o botão A partir de modelo abre os modelos prontos. O modelo preenche a janela de configuração; você revisa e salva. Ele nasce desligado.

Follow-up das campanhas Meta (agente de IA):

Item	Como vem
Gatilho	Agente de IA falou por último e o cliente sumiu: o agente da Recepção ainda conduz a conversa, mandou a última mensagem e o cliente ficou 3 horas sem responder
Quem entra	Só quem veio de anúncio; volta a entrar depois de 7 dias
Passos	Na hora, depois de 1 dia, 3 dias e 7 dias, pelo número da conversa e dentro do expediente
Quem escreve	O próprio agente (IA escreve como o agente da campanha), com o roteiro dele, as instruções da campanha da conversa e o que o cliente já contou. O texto do passo é a ideia daquela tentativa e vale se a IA falhar
Resposta do lead	A cadência para e o agente volta a conduzir a conversa
Tela de atendimento	Encerrar a conversa ao entrar (v624): ao entrar na cadência, a conversa é encerrada no WhatsApp e sai da tela; quando o lead responde, ela volta sozinha
No fim	Sem resposta: a conversa vai para Perdido com o motivo "Sem resposta" e o atendimento do agente fecha

Inscrever à mão: conversas de anúncio que já estão com a equipe ou que não passaram pelo agente também podem entrar, pelo Colocar em cadência da conversa. O agente escreve pelo anúncio de origem da conversa: acha a regra da Recepção daquele anúncio.

IA escreve como o agente da campanha (v620): chave em Regras de envio da janela da cadência. Com ela ligada, os passos com "IA escreve" saem do agente da Recepção. Desligada, quem escreve é a IA da Retomada, com o tom do vendedor.

Encerrar a conversa ao entrar (v624): chave em Regras de envio. Ligada, a conversa sai da tela de atendimento do WhatsApp assim que entra na cadência. Quando o cliente responde, a conversa reabre e o agente (ou o vendedor) continua. Uma resposta como "3" não é lida como nota de satisfação.

Ao terminar → Perdido (v620): agora vale também nas cadências comuns. Antes só a fila da Retomada marcava a conversa como perdida no fim.

Criar e configurar uma cadência

1. Menu Automação → Cadências → Nova cadência (ou Configurar numa que já existe). A janela tem duas colunas: à esquerda, entrada e regras; à direita, os passos. 2. Dados e entrada: dê um nome que diga o objetivo ("SDR: lead de anúncio", "Pós-venda OS") e escolha o Gatilho de entrada. 3. Quem entra: restrinja, se precisar. 4. Regras de envio: deixe Encerrar ao receber resposta ligado e, se quiser, Toques ao cliente só em horário comercial. 5. Retomada: marque se esta cadência é a régua da fila (veja abaixo). 6. Passos da sequência: monte o Passo 1, 2, 3... com Adicionar passo. 7. Salvar cadência. O rodapé mostra quantos passos estão prontos e avisa o que falta (nome, palavra-chave, etiqueta, fluxo ou agente não escolhido).

Gatilhos: quando algo acontece

• Conversa nova no WhatsApp: cliente novo manda a primeira mensagem (grupos não contam).
• Lead ficou quente: o Lead Scoring passou do limite.
• Oportunidade GANHA e Oportunidade PERDIDA: cartão marcado no funil. A perdida também começa ao marcar a conversa como Perdido no WhatsApp, usando o telefone, sem precisar de cadastro.
• Card mudou de etapa: dá para exigir uma etapa (Só quando o card entrar em...).
• Proposta APROVADA (ou faturada) e OS concluída.
• Etiqueta adicionada à conversa: alguém marca a conversa com a etiqueta escolhida, no perfil ou na lista.

Gatilhos: quando o cliente escreve

Valem para toda mensagem de texto recebida, inclusive de quem já conversa com a empresa.

• Cliente escreveu uma palavra-chave: uma palavra ou frase por linha. Palavra inteira, sem diferença de maiúscula ou acento.
• Cliente demonstrou uma intenção (IA): pediu preço, valor ou orçamento; quer fechar ou agendar; achou caro ou está comparando; reclamou; desistiu. Primeiro valem as regras de palavras, sem custo. Com Confirmar com a IA ligado, a IA lê quando as regras não decidem (conta no limite de IA da empresa).

Gatilhos: varredura automática

O CRM olha as conversas a cada 10 minutos, dos últimos 14 dias. Conversas fechadas, perdidas ou encerradas não entram. A mesma parada não inscreve duas vezes.

• Cliente parou de responder: a empresa falou por último e o cliente ficou em silêncio pelas horas escolhidas.
• Perguntou o preço e sumiu: o cliente pediu valor, a empresa respondeu e ele não voltou no tempo escolhido.
• Cliente esperando resposta: o cliente falou por último e ninguém respondeu nos minutos escolhidos.

Gatilho manual

• Manual (pelo atendente): ninguém entra sozinho. A equipe inscreve pela conversa ou pela página.

Quem entra (filtros)

Nada marcado num filtro = ele não restringe. Os marcados valem juntos.

• Status do cadastro: só Lead, só Cliente ou os status que você marcar.
• Origem da conversa: Veio de anúncio (Meta) ou Orgânico / outras.
• Tipo de conversa: comercial, suporte e os tipos criados pela empresa.
• Vendedor do contato: só os contatos de alguns vendedores.
• Só quem tem cadastro: número que ainda não virou contato não entra.
• Quem já passou por esta cadência: Sempre que disparar, Só uma vez, ou De novo depois de alguns dias.

A frase cinza no fim do bloco resume a regra ("Só entra: status Lead; veio de anúncio. Cada pessoa entra uma vez só."). Quem a equipe inscreve à mão não é barrado pelos filtros.

Regras de envio

• Encerrar ao receber resposta: o cliente sai da cadência quando responde. Desligue só em régua de avisos ou de pós-venda que deve seguir de qualquer jeito.
• Toques ao cliente só em horário comercial: horário e dias da semana. Mensagem, fluxo e agente esperam a próxima janela; tarefa e aviso interno saem sempre.

Retomada (régua da fila)

Marque para esta cadência ser a régua da fila da Retomada: Régua padrão da empresa, por Tipo da conversa, por Origem (Anúncio Meta, Google / outras) ou por Etapas do funil. Se mais de uma servir, o tipo vence a etapa, que vence a origem, que vence o padrão. Em Ao terminar sem resposta: Nada (fica como está) ou Marcar Perdido e mandar à Recuperação, com o motivo.

Cada passo

• Enviar após: número e unidade (minutos, horas, horas úteis, dias, dias úteis). Em dias, conta da entrada na cadência. Nas outras unidades, conta do passo anterior, dentro do expediente. Horário fixa a hora (vazio = a mesma hora da entrada).
• Tipo de ação: Mensagem ao lead, Agente de IA conversa, Disparar fluxo (chatbot), E-mail ao lead, Tarefa na agenda, Ligação (agenda) ou Notificar usuários.
• Mensagem ao lead: Modo de envio, Conteúdo e Número de envio (o configurado na empresa, o mesmo da conversa, o do vendedor ou um número específico).
• Agente de IA conversa: o agente e o limite de respostas (padrão 6, até 20). A mensagem do passo é a abertura do agente (aceita só {nome}).
• E-mail ao lead: assunto, texto e a conta de envio.
• Tarefa, Ligação e Notificar: Para quem e o título ou a observação.
• Botões do passo: subir, descer, duplicar e excluir. Limite de 10 passos.
• Linha azul: resume o passo ("Após 1 dia → Sugerir mensagem ao vendedor → Encerrar se houver resposta"). Amarela = falta escolher o fluxo ou o agente.

Variáveis e mensagens que funcionam

Clique na variável abaixo da mensagem para inserir:

• {nome}: nome completo do contato.
• {primeiro_nome}: só o primeiro nome (soa mais natural).
• {vendedor}: nome do vendedor dono da conversa.
• {empresa}: nome da empresa.

Sem o dado, a variável some do texto sem deixar buraco.

Dicas de texto:

• Mensagem curta, uma pergunta só, fácil de responder ("Consegue ver hoje ou prefere que eu te chame amanhã?").
• Cada tentativa com um motivo novo: tirar dúvida, mandar um caso parecido, confirmar o interesse, encerrar com educação.
• Nunca prometa preço, desconto ou prazo na régua automática. Isso fica para o vendedor.
• Última tentativa: feche a porta deixando o canal aberto ("Vou parar de te chamar por aqui. Quando quiser retomar, é só responder esta mensagem.").

Follow-up (quadro por etapa)

• Menu Automação → Follow-up (ou a aba Quadro da Retomada). Abre filtrado em Em follow-up: quem está numa cadência. Todas as conversas mostra a carteira inteira.
• Colunas = etapas do funil da conversa. Arraste o cartão para mudar a etapa (é a mesma etapa do perfil da conversa). Arrastar para Perdido manda a conversa para a Recuperação.
• No topo: Conversas, Não lidas e Paradas há 24h+, os botões quadro e lista, e a engrenagem que abre as Cadências.
• Filtros numa linha: Em follow-up ou Todas as conversas, cadência, Responsável e busca por cliente, telefone ou mensagem.
• O cartão mostra há quanto tempo a conversa está parada (vermelho acima de 24 horas) e o ícone das cadências daquele cliente. Clicar no cartão abre a conversa ao lado, com tudo que a tela do WhatsApp tem.

Retomada: a fila do dia do vendedor


Menu Automação → Retomada. É a fila diária de todo cliente que conversou e parou de responder. Ela se monta sozinha a cada 5 minutos a partir das conversas do WhatsApp em que a última mensagem foi da empresa e o silêncio passou do mínimo configurado. Os passos Sugerir ao vendedor e Só lembrar das cadências também caem aqui.

Abas: Fila do dia, Quadro (o Follow-up) e Supervisão (gerência e quem tem a permissão). Botões: Google Agenda, Regras (Configurações da Retomada) e Cadências.

Fila do dia

• Seis indicadores: Cliente esperando, Atrasados, Para hoje, Agendados, Retomados hoje e Responderam hoje.
• Blocos: Clientes esperando resposta (vermelho: o cliente falou por último e ninguém respondeu), Atrasados, Para hoje e Agendados para depois.
• Minha fila ou Todos os vendedores (gerência). Busca por nome ou telefone, Mostrar agendados para depois, Só os no automático, Atualizar fila e páginas de 10.


O cartão do cliente

• Quem falou por último e há quanto tempo, etapa, tipo da conversa, origem (anúncio), tentativa "2 de 4", última mensagem e a última foto que o cliente mandou.
• IA no cartão: resumo do cliente, motivo provável da parada (preço, comparando, depende de outra pessoa, sem urgência, sumiu sem sinal), temperatura (quente, morno, frio, que ordena a fila) e a hora em que o cliente costuma responder.
• Mensagem para retomar a conversa: editável. Sugerir com IA (ou Reescrever com IA) escreve a partir da conversa real.
• Botões: Responder agora (envia e entra no histórico como enviada por você), Abrir conversa (ao lado), Ligar, Pular hoje (volta amanhã na abertura), Agendar para..., Colocar no automático (as próximas mensagens desta régua saem sozinhas), Perdido (motivo obrigatório) e Tirar da fila.

Ações em lote

Marque vários (ou Marcar todos) e use Enviar as mensagens (a prévia mostra quantos saem e o custo estimado na API oficial; os envios saem com 1,5 segundo de intervalo e quem respondeu no meio tempo não recebe), Colocar no automático, Pular hoje, Reagendar para... ou Transferir para outro vendedor.

Quando o cliente sai da fila sozinho

• Respondeu, a conversa foi fechada, perdida ou encerrada, há compromisso futuro com ele na agenda, ou pediu para parar.
• Se o cliente responde pedindo uma data ("me chama sexta", "depois do dia 20"), a régua pausa até lá e o compromisso entra na Agenda, tipo Retomada.

Na conversa do WhatsApp

O perfil tem o bloco Retomada com a situação ("Na fila: tentativa 2 de 4, prazo amanhã 09:00 · régua: ...") e os botões Retomar depois, Colocar na régua, Automático e Tirar.

Retomar depois (v609 e v610): o lead fica na fila até a data marcada (aparece em "Agendados" com "Mostrar agendados para depois" ligado) e volta para a fila nessa data, mesmo que o atendimento tenha sido encerrado. Só sai se a conversa for Fechada (ganha) ou Perdida, se o cliente responder, ou se for marcada uma visita, reunião ou outro compromisso com ele.

Agendar visita (v608). No mesmo bloco do perfil da conversa, o botão Agendar visita abre a agenda do responsável nos próximos 7 dias:

• O responsável já vem preenchido com o vendedor da conversa (ou você). Dá para trocar por outro usuário e ver a agenda dele.
• Cada dia mostra os compromissos já marcados e os horários livres dentro do horário de atendimento da empresa (o da URA). Domingo e dias fechados aparecem como "Fechado".
• Escolha tipo (Visita, Demonstração, Reunião, Ligação, Entrega) e duração, e clique num horário livre. Os horários livres já respeitam a duração.
• Quem não pode ver a agenda dos outros (vendedor sem "Ver agendamentos de todos") vê só "Ocupado", sem detalhes.
• Outros participantes e avisos (v642). Marque outros usuários que vão junto; o compromisso entra na agenda de cada um. Avisar os participantes manda o compromisso no WhatsApp do cadastro de cada usuário, e Enviar confirmação ao cliente manda data, hora e local ao cliente. As duas chaves já vêm ligadas. O mesmo vale para o ícone de calendário ao lado da caixa de mensagem (Criar agendamento com este contato), que ganhou também a escolha do responsável. Depois de salvar, o aviso na tela diz para quem a mensagem saiu e para quem não saiu.
• O agendamento vai para a Agenda do responsável, ligado ao contato. O botão aparece mesmo em empresa sem o módulo de Retomada.

Agenda e Google Agenda

• O painel da Agenda mostra Retomadas: N (esperando, atrasados, hoje). Só vira compromisso o retorno com hora marcada: concluir conta como toque feito, cancelar tira da fila, arrastar muda o dia.
• Google Agenda dá o link de assinatura (Google Agenda → Outras agendas → Por URL). No cartão com data de retorno, Google Agenda abre o evento pronto. Nada do Google entra no CRM.


Supervisão (gerência)

• Por vendedor: na fila, cliente esperando (e há mais de 2 horas), atrasados, para hoje, enviados hoje e em 7 dias, responderam em 7 dias, taxa de retomada, valor parado em propostas abertas e quantos estão no automático. Ver fila abre a fila daquele vendedor.
• Alertas do dia e notificação diária para a gerência.
• Pausar tudo (pânico): pausa todos os envios automáticos da Retomada e das cadências. Os vendedores continuam enviando à mão.
• Quem não é gerência e precisa ver a fila de todos: permissão Supervisionar a Retomada (Configurações → Usuários ou Perfis de permissão).


Configurações que mudam as cadências e a Retomada

Configurações → WhatsApp → Retomada (follow-up) (gerência):

• Expediente: abre e fecha, dias da semana, horário próprio por dia (ex.: sábado até 12:00), Pular os feriados nacionais e os feriados e recessos da empresa. Prazos em horas e dias úteis contam só dentro dele.
• Quando a conversa entra na fila: Silêncio mínimo padrão (horas úteis, padrão 4), prazo por etapa do funil, palavras que adiantam a entrada ("quero fechar", "quanto fica": metade do prazo) e palavras que adiam ("vou pensar", "semana que vem": o dobro).
• Número que envia: o padrão da empresa, o da conversa, o do vendedor ou um número fixo. Se estiver desconectado, cai para o próximo.
• Automáticos por número por dia, Intervalo mínimo e máximo entre envios, quanto tempo o cliente sem resposta conta como "esperando" e Sem automático por N horas após envio manual.
• Quem pede para parar (opt-out): as palavras que encerram a régua e bloqueiam cadências, disparos e campanhas para o número. A lista de quem pediu fica abaixo, com Liberar e Adicionar.
• Avisos ao vendedor: resumo do dia na abertura do expediente e "cliente esperando" depois de N minutos, no sino e no celular.
• Régua de reserva: vale quando nenhuma cadência é a padrão: 20 horas úteis, depois 2, 5 e 10 dias úteis, sempre sugerida ao vendedor. Inclui o que fazer ao terminar e Alto valor a partir de (R$).
• Quem vê a fila: cada vendedor só a sua (padrão) ou todos veem a de todos.

Configurações → WhatsApp → Tipos de conversa: Comercial, Suporte, Fornecedor, Interno e os tipos da empresa. Só o comercial entra na Retomada e nas réguas (conversa sem tipo conta como comercial). As palavras-chave de cada tipo classificam a conversa pela primeira mensagem; a IA sugere quando não há palavra; quem marca à mão manda.

Outros lugares: Agentes de IA em Fluxos (chatbot) → Agentes de IA; contas de e-mail em Configurações → E-mail; etapas do funil em Configurações → Status do lead.

Receitas prontas (copie e adapte)

Monte cada receita em Nova cadência. Os tempos são um ponto de partida: ajuste ao seu ciclo de venda.

1. SDR: lead novo de anúncio

• Gatilho: Conversa nova no WhatsApp. Quem entra: Veio de anúncio (Meta); Só uma vez.
• Passo 1, após 0 minutos: Agente de IA conversa (qualifica: o que procura, para quando, cidade), até 6 respostas. Sem agente, use Mensagem ao lead, Automático, Texto fixo: "Oi {primeiro_nome}, aqui é da {empresa}. Recebi seu contato. Me conta o que você procura que eu já te ajudo."
• Passo 2, após 2 horas úteis: Mensagem ao lead, Sugerir ao vendedor, IA escreve.
• Passo 3, após 1 dia útil: Ligação (agenda), para ninguém marcado (vai ao vendedor dono).
• Passo 4, após 3 dias úteis: Mensagem ao lead, Sugerir ao vendedor, IA escreve.
• Passo 5, após 7 dias úteis: Mensagem ao lead, Só lembrar.
• Retomada: Ao terminar sem resposta, Marcar Perdido (sem resposta).

2. Cliente esperando resposta (tempo de resposta da equipe)

• Gatilho: Cliente esperando resposta, 15 minutos. Encerrar ao receber resposta: ligado.
• Passo 1, após 0 minutos: Notificar usuários, ninguém marcado (o dono da conversa).
• Passo 2, após 30 minutos: Notificar usuários, marque a gerência.

3. Perguntou o preço e sumiu

• Gatilho: Perguntou o preço e sumiu, 4 horas, Confirmar com a IA ligado.
• Passo 1, após 0 minutos: Sugerir ao vendedor, IA escreve.
• Passo 2, após 1 dia útil: Automático, Texto fixo: "{primeiro_nome}, ficou alguma dúvida sobre o valor? Posso te explicar o que está incluído."
• Passo 3, após 3 dias úteis: Ligação (agenda).
• Passo 4, após 7 dias úteis: Sugerir ao vendedor, IA escreve (a IA sabe que é a última tentativa).

4. Proposta enviada (pela etiqueta)

• Gatilho: Etiqueta adicionada à conversa, "Orçamento enviado".
• Passo 1, após 1 dia útil: Sugerir ao vendedor, IA escreve.
• Passo 2, após 3 dias úteis: E-mail ao lead, assunto "{primeiro_nome}, ficou alguma dúvida sobre a proposta?".
• Passo 3, após 5 dias úteis: Ligação (agenda).
• Passo 4, após 10 dias úteis: Só lembrar.

5. Objeção de preço (IA)

• Gatilho: Cliente demonstrou uma intenção (IA), Achou caro ou está comparando.
• Passo 1, após 0 minutos: Notificar usuários (o dono), "Cliente com objeção de preço".
• Passo 2, após 1 hora útil: Sugerir ao vendedor, Em aberto (o vendedor responde com as condições que a empresa permite).

6. Pós-venda depois da OS concluída

• Gatilho: OS concluída. Encerrar ao receber resposta: desligado (o pós-venda segue).
• Passo 1, após 1 dia: Automático, Texto fixo: "Oi {primeiro_nome}, aqui é {vendedor} da {empresa}. Ficou tudo certo com o serviço? Qualquer coisa, é só responder aqui."
• Passo 2, após 7 dias: Automático: pedido de indicação.
• Passo 3, após 180 dias: Tarefa na agenda: "Oferecer revisão para {nome}".

7. Boas-vindas depois da venda (Proposta aprovada ou Oportunidade ganha)

• Passo 1, após 0 minutos: Automático: agradecimento e próximos passos.
• Passo 2, após 2 dias úteis: Tarefa na agenda para o responsável pela entrega ou implantação.
• Passo 3, após 15 dias: Sugerir ao vendedor, IA escreve: checar a satisfação.

8. Recuperação de perdido

• Gatilho: Oportunidade PERDIDA. Quem entra: Só uma vez.
• Passos após 30, 60 e 90 dias: Sugerir ao vendedor, IA escreve. O último pode ser Só lembrar.

9. Reativação de clientes antigos

• Gatilho: Manual. Inscreva com Colar lista (até 200 por vez).
• Passo 1, após 0 minutos: Sugerir ao vendedor (com número por QR code, prefira não usar Automático em lista grande no mesmo dia).
• Passo 2, após 5 dias úteis: Só lembrar.

10. Régua da fila por tipo de lead (Retomada)

• Cadência "Urgência": bloco Retomada, Tipo da conversa Urgência. Passos em minutos e horas úteis.
• Cadência "Padrão": bloco Retomada, Régua padrão da empresa. Passos em dias úteis (1, 3, 7, 14).
• O cliente de cada tipo segue a régua dele na fila do vendedor.

Como medir se está funcionando

• Quadro da cadência: em andamento, responderam (com a taxa), concluíram e retirados. Taxa de resposta baixa num passo é sinal de mensagem para reescrever.
• Histórico dos toques: o que saiu e o que falhou em cada cliente, com o motivo.
• Retomada → Supervisão: por vendedor, envios, respostas, taxa de retomada e valor parado.
• Acompanhamento Whats → Retomada: clientes tocados, quantos voltaram a responder, quantos fecharam depois, por origem, anúncio, vendedor, régua e em qual toque o cliente respondeu, com Imprimir / PDF.

Boas práticas e cuidados

• Teste toda cadência nova com o seu próprio número antes de ligar para clientes.
• Comece com Sugerir ao vendedor. Automatize só o que já funciona.
• Deixe Encerrar ao receber resposta ligado em toda cadência de venda.
• Número conectado por QR code (Z-API ou D-API) pode ser bloqueado pelo WhatsApp se parecer disparo em massa: respeite o limite diário e o intervalo, e não coloque centenas de clientes no automático no mesmo dia.
• Na API oficial da Meta, fora da janela de 24 horas só sai mensagem com modelo aprovado; o CRM transforma em ligação quando a janela está fechada.
• Evite colocar o mesmo cliente em várias cadências de venda ao mesmo tempo. Uma inscrição ativa por cadência é o limite do sistema, mas o bom senso é uma por objetivo.
• Mantenha as palavras de parada (opt-out). Respeitar quem pediu protege o número e a marca.
• Revise as mensagens a cada mês olhando a taxa de resposta de cada passo.

Problemas comuns e perguntas

• O passo não saiu. Abra o Histórico dos toques no cartão do quadro da cadência. O motivo está lá: fora da janela de horário (sai na próxima abertura), cliente pediu para parar, número desconectado, limite diário atingido, mensagem vazia, envios pausados pela supervisão ou conversa de tipo não comercial.
• O cliente não entrou sozinho. Confira os filtros de Quem entra e a regra de reentrada (Só uma vez barra a segunda vez). Nas varreduras, conversa fechada, perdida, encerrada ou com mais de 14 dias não entra, e a mesma parada não inscreve duas vezes.
• O cliente respondeu e continuou recebendo. A cadência está com Encerrar ao receber resposta desligado.
• A tarefa ou ligação não apareceu na agenda. Ninguém marcado em Para quem e a conversa sem vendedor dono. Marque alguém no passo ou atribua a conversa.
• Não vejo o menu Cadências, Follow-up ou Retomada. O módulo não está liberado para a empresa ou para o seu usuário. Fale com a gerência.
• Não aparece o botão Nova cadência. Criar e editar é só para administrador e gerência.
• A IA não escreveu a mensagem. A empresa chegou no limite de IA do mês ou a conversa não tem mensagens. Sai o texto fixo do passo.
• Qual a diferença entre cadência, fluxo, automação e disparo? Cadência é uma sequência de contatos no tempo para uma pessoa. Fluxo (chatbot) é uma conversa guiada com menus e perguntas, que pode ser um passo da cadência. Automação é "quando X acontecer, faça Y" uma vez. Disparo é a mesma mensagem para muitas pessoas de uma vez.
• Posso pausar só um cliente? Sim: botão Pausar no cartão do quadro. Ele fica no passo até você clicar em Retomar.
• Posso pausar tudo de uma vez? A cadência inteira, pela chave Ativa / Pausada. Todos os envios automáticos da empresa, pelo Pausar tudo da Supervisão.

5C. Agência (guia completo)

Para quem é agência de marketing: a agência trabalha dentro do próprio CRM (WhatsApp, propostas, financeiro e agenda dela) e ganha, no topo do menu, o grupo Agência com tudo o que precisa para cuidar dos clientes. As empresas clientes não veem nada disso.


O menu Agência

Item	Para que serve
Visão geral	uma linha por cliente: meta do contrato, entregas, pendências, responsável e Acessar
Minhas tarefas	o que está com você: demandas, cartões de projeto, publicações, datas e agenda
Clientes	o cadastro e a ficha de cada cliente (materiais, redes, contatos, briefing, acessos, financeiro, indicadores)
Produção	o quadro de demandas da equipe, com alterações, galeria de prontos e Agendar publicação
Calendário	as publicações de todos os clientes, mais as demandas e a agenda da equipe, com filtro por funcionário
Aprovações	o que está com o cliente, os ajustes pedidos e as pautas abertas
Contratos	metas do contrato e o que falta por cliente
Financeiro	a receber, a pagar e a margem; a fatura da plataforma
Equipe	quem trabalha na agência, cargo, perfil e o que cada um vê
Indicadores	volume, retrabalho, prazos e custos da produção, com leitura da IA
TV da agência	o painel ao vivo para a televisão do escritório

O dia a dia, do começo ao fim

1. Cliente novo: Agência → Visão geral → Nova empresa. Defina o responsável pelo lápis da linha. 2. Ficha: abra o cliente (já cai na ficha) e preencha Materiais da marca (pasta do Drive, que dá para ver ali mesmo em Ver aqui), redes, contatos, e-mails e o briefing. 3. Contrato e datas: na aba Plano e contrato, o contrato de conteúdo com as metas; em Contratos, Datas para planejar o mês. 4. Demandas: Agência → Produção → Nova demanda. Sem escolher responsável, vai para o responsável do cliente. 5. Produção: arraste os cartões. Levar para Alterações pede o motivo. Em Prontos, a demanda é concluída. 6. Publicar: na demanda pronta, Agendar publicação (mídias, legenda e data já vêm preenchidas). Se o contrato exige, vai para a aprovação do cliente. 7. Aprovação: o cliente aprova ou pede ajuste. O ajuste volta a demanda para Alterações com o selo Solicitado pelo cliente e avisa o responsável. Depois do ajuste, Reenviar para aprovação em Agência → Aprovações. 8. Acompanhar: Minhas tarefas para cada pessoa, o resumo das 8h no celular, a TV no escritório e os Indicadores no fim do mês.

Calendário por funcionário (v588): no Calendário da agência, a marcação Demandas e agenda mostra também as demandas da Produção (pelo prazo, em roxo) e os compromissos da agenda da equipe (em azul-petróleo). O filtro de responsável vira o filtro por funcionário: Toda a equipe (geral) ou uma pessoa. Clicar numa demanda abre o quadro da Produção; clicar num compromisso abre a Agenda.

Pasta do Drive dentro do CRM (v588): em Materiais da marca, as pastas e arquivos do Google Drive têm o botão Ver aqui, que abre o Drive numa janela sem sair do CRM, com navegação, visualização e download. A pasta precisa estar compartilhada por link (no Drive: Compartilhar, Qualquer pessoa com o link); se não estiver, o próprio Google mostra o pedido de acesso e o botão Abrir no Drive continua funcionando. Dropbox e OneDrive abrem pelo link.

Os passo a passo detalhados de cada tela estão no capítulo 17, nos tópicos "(agência)".


6. MultChat (chat interno da equipe)

Avisos com o CRM fechado (v591): toda mensagem de grupo ou canal manda a notificação do

Windows e do celular para quem participa, como já acontecia com a conversa direta. Quem silenciou

o grupo ou está em modo foco não recebe. No sino continuam só a conversa direta, a @menção e o

aviso. Se não chegar nada, confira se o navegador tem a permissão de notificações liberada para

o CRM (cadeado ao lado do endereço, Notificações, Permitir).

>

Na aba Grupos do WhatsApp (v593): as conversas do MultChat aparecem misturadas com os grupos,

na ordem de quem recebeu mensagem por último, com o selo azul MultChat. As fixadas ficam no topo.

>

Barra de cima da conversa (v594): quando a tela fica estreita (menu lateral e painel abertos),

os botões mostram só o ícone. Pare o mouse sobre o ícone para ver o nome.

>

Editar e apagar mensagem (v595): passe o mouse na sua mensagem (no celular, toque nela) e use o

lápis para editar ou a lixeira para apagar para todos. Vale como no WhatsApp: até 30 segundos

depois do envio ou, passado esse tempo, enquanto ninguém leu. A mensagem editada mostra (editada).

Só texto pode ser editado; arquivo, aviso e enquete se apagam e enviam de novo. Administrador e

gerência continuam podendo apagar qualquer mensagem, sem prazo, para organizar a conversa.

>

Marcar colega com @ (v596): em grupo ou canal, digite @ e comece o nome (sem precisar de acento,

vale qualquer parte do nome). Escolha com as setas e Enter, ou clique. Quem foi marcado recebe o aviso no

sino e a notificação do Windows ou do celular, e o nome aparece destacado em azul na mensagem. Funciona

também no MultChat flutuante.

>

Dados do grupo (v597): no cabeçalho do grupo, Editar grupo (quem criou, administrador do grupo

ou gerência) abre foto, nome, descrição e a lista de participantes. Em cada participante: Tornar admin,

Tirar admin ou Remover. Adicionar participantes escolhe quem entra. Quem criou o grupo só sai

ou perde o administrador pela gerência. Os demais veem Dados do grupo com a lista e o botão

Sair do grupo. Se o último administrador sair, o participante mais antigo assume. Cada mudança fica

registrada como aviso dentro do grupo.

>

Encaminhar no MultChat (v598): passe o mouse na mensagem (no celular, toque nela) e use a **seta de

encaminhar**. Marque até 10 conversas da equipe (canais, grupos ou diretas). A cópia sai em seu nome com o

selo Encaminhada · escrita por quem escreveu a original. Vale para texto e arquivo.

Onde encontrar

• Módulo Comunicação → MultChat, ou pelo ícone de balão no topo (ao lado do atalho do WhatsApp), que mostra uma bolinha vermelha com o total de mensagens internas não lidas.
• Clicando no ícone do topo você vê quem está online agora (bolinha verde; vermelha = em ligação; âmbar = focado) — clicar num colega abre a conversa direta com ele na hora.

MultChat flutuante (aviso na tela, resposta rápida e som)

• Quando a empresa liga o MultChat flutuante (gestor: Configurações → MultChat (chat interno); há um atalho no menu + da tela do MultChat), cada mensagem nova da equipe aparece num aviso no canto da tela em que você estiver, com o nome de quem mandou, o texto e uma caixa para responder na hora. Toca o mesmo som do WhatsApp.
• Um balão azul no canto mostra o total de não lidas; clicar abre o painel rápido, com a lista de conversas da equipe e a conversa aberta para ler e responder sem sair da tela. O ícone do topo ganha a opção "Conversas rápidas (aqui nesta tela)".
• Silenciar só para você: o alto-falante no topo do painel desliga o som neste navegador. No modo foco o som também não toca.
• Silenciar uma conversa: o botão Silenciar (sino) no cabeçalho da conversa, na tela do MultChat e no painel flutuante, desliga só para você o som, o aviso na tela, o sino e a notificação no celular daquele canal, grupo ou conversa direta, por 1 hora, 8 horas, 1 dia, 1 semana ou até você reativar. As mensagens continuam chegando e aparecendo normalmente; seus colegas não são afetados. Clique de novo para mudar o prazo ou reativar.
• Arquivar uma conversa: o botão Arquivar (caixa) ao lado do sino tira o canal, grupo ou conversa direta só da sua lista. Nada é apagado e os colegas continuam vendo. Se chegar mensagem nova, a conversa volta sozinha. O atalho Arquivadas (N), ao lado do título MultChat e no fim da lista do painel flutuante, mostra o que você arquivou, com Abrir (desarquiva e abre) e Desarquivar.
• Mover: arraste o balão (ou o cabeçalho do painel) para onde não cubra nenhum botão; a posição fica guardada neste navegador.
• Balão fixo ou não: na regra, o gestor escolhe se o balão fica sempre na tela ou se aparece só quando há mensagem não lida (e ao abrir pelo ícone do topo). Os avisos de mensagem nova aparecem nos dois casos.
• Na tela do WhatsApp, a aba Grupos passa a mostrar a seção "Equipe (MultChat)" com as conversas internas e suas não lidas (o contador da aba soma as duas), e clicar abre a conversa no painel rápido.
• Na própria tela do MultChat o aviso não aparece (a conversa já está ali).

Conversas, canais e grupos

• Canais (Geral, Vendas, Suporte...) são abertos à empresa e têm um mural com widgets (aniversários, avisos, compromissos, metas...).
• Grupos são privados (só membros); Conversas diretas (DM) são 1-a-1 — nem o administrador consegue ler a DM dos outros.
• Editar ou excluir um grupo: abra o grupo e clique em Editar grupo no cabeçalho. Dá para mudar o nome, marcar/desmarcar membros e, embaixo, Excluir este grupo (pede confirmação; o grupo some da lista de todos e as mensagens ficam guardadas). Podem fazer isso: gestores (administrador e gerência), quem criou o grupo e quem é administrador do grupo. Toda mudança fica registrada dentro do grupo como mensagem de sistema.
• Você recebe notificação (sino e push no celular) quando: recebe uma DM, alguém menciona você com @, ou um aviso é publicado.

Mencionar um cliente (#)

• Digite # + o começo do nome e escolha o cliente. A menção vira um chip azul clicável — qualquer colega clica e vê os dados do cliente (telefone, e-mail, status, últimas anotações) sem sair do chat.

Ações sobre uma mensagem (passe o mouse)

• Responder — em canais e grupos abre um tópico na lateral (as respostas ficam no tópico e o canal fica limpo; a mensagem original mostra "N respostas"). Em conversas diretas, é a citação normal. Modo tópico (v496): em Configurações → MultChat a gerência pode desligar os tópicos; aí a resposta fica na própria conversa, citando a mensagem, como num grupo comum do WhatsApp.
• Anexar ao histórico do cliente (ícone de marcador) — grava a mensagem como anotação oficial no cadastro do cliente, com autor e data.
• Transformar em tarefa (ícone de lista) — cria uma tarefa no módulo Projetos com o texto da mensagem; se a mensagem menciona @alguém, essa pessoa já vem como responsável; o prazo padrão é amanhã.
• Reagir e Excluir (a própria mensagem).
• Fixar, silenciar e arquivar a conversa (botões no cabeçalho do canal e no painel rápido): por usuário, como no WhatsApp. Fixada fica no topo da sua lista com um alfinete (até 5); silenciada não toca nem avisa; arquivada some da sua lista até chegar mensagem nova.

Tópicos + Resumo por IA

• Dentro de um tópico, o botão Resumir pede à IA um parágrafo com as decisões tomadas e os próximos passos — dá para Copiar ou Anexar ao histórico do cliente em um clique.

Comandos de barra (digite / no campo de mensagem)

Comando	O que faz
/meta	Mostra sua meta do mês e quanto você já vendeu (%)
/tabela nome do produto	Preço de venda/locação e estoque atualizados
/resumo	Resumo por IA das últimas mensagens do canal
/tarefa título	Abre a criação de tarefa já com o título

A resposta aparece só para você (em um quadro azul acima do campo) — nada é enviado para o canal.

Modo foco

• No ícone do MultChat no topo → Modo foco: você continua recebendo tudo no sino, mas o celular para de apitar com push do chat. Quem está em ligação pelo CRM aparece automaticamente como "Em ligação".

Salas de negócio (automático — opcional)

• O gestor pode ativar em MultChat → botão "+" → Salas de negócio (regras): escolhe as etapas do funil (ex.: "Negociação, Fechamento"). Quando uma negociação chega numa dessas etapas, o sistema cria sozinho um grupo "Negócio: X" com o vendedor responsável + gestores, já com o resumo do negócio. Quando o negócio é ganho ou perdido, a sala publica o resultado e se arquiva sozinha.

Buscar

• Painel lateral → aba Buscar: pesquisa em todo o histórico do canal (não só nas mensagens da tela), por texto ou autor.

6A. Acompanhamento Whats (análise de todas as conversas por IA)






Onde encontrar

• Módulo Comunicação → WhatsApp → Acompanhamento Whats (liberado por empresa no painel SaaS; é o Raio-X das conversas das Campanhas Meta, mas para todo o WhatsApp da empresa, sem depender de anúncio).
• Entram todas as conversas individuais que receberam mensagem de cliente no período (grupos ficam de fora). Filtre por período, número (chip) e atendente no topo.

O que a tela mostra

• Números do período: conversas, quantas passaram da primeira mensagem, quantas receberam orçamento, proposta ou OS (e o valor somado), fechados, quem esperou mais de 1 hora, sem resposta humana e fora da área.
• O que foi enviado: orçamentos, propostas e OS registrados no CRM para quem chamou, tempo até o primeiro documento, quem recebeu documento e fechou, quem recebeu e a conversa parou, e quem conversou sem receber nada. Clique nos itens para filtrar a lista.
• Onde se perdem clientes: falhas com o número que as justifica e o que fazer (sem resposta, espera longa, uma mensagem e sumiu, conversas sem documento, documento sem retorno, fora da área, horário noturno).
• Funil real, tempo até a primeira resposta, DDDs, por número e origem (anúncio ou orgânico), primeiras mensagens, etapas do funil, grade de dia × hora e tabela por atendente (tempo de resposta, documentos enviados, valor, avançaram, fechados, perdidos).
• Conversas: tabela de todas, com filtros (até onde foi, 1ª resposta, documentos, origem, área, desfecho da IA). Clicar abre a conversa no WhatsApp.

Leitura por IA e diagnóstico

• Ler conversas com IA (administradores e gerentes): a IA lê cada conversa inteira (texto e áudios transcritos) e anota o que o cliente procurava, como terminou (fechou, agendou, recebeu o valor e não voltou, achou caro, fora da área, cliente parou de responder, só curiosidade, não é cliente, ficou sem atendimento, em andamento), produto ou item citado, valor informado, motivo de não fechar e a principal falha do atendimento. Cada conversa é lida uma vez e relida só quando chegam mensagens novas; conversa de uma mensagem só é classificada sem gastar IA. Há também a leitura por atendente (vendas, orçamento sem retorno, falha mais comum).
• Diagnóstico do atendimento: botão "Gerar diagnóstico". A IA recebe só os números calculados pelo CRM (nenhum nome, telefone ou texto de cliente) e escreve o quadro geral, o que funciona, onde se perdem clientes, falhas do atendimento e até 5 ações. Fica guardado com data por recorte (número / atendente).
• Imprimir / PDF: relatório completo em outra janela, no padrão dos relatórios do MultCRM.
• Área de atendimento (DDDs): em Configurações → Canais → Acompanhamento Whats (vale também para o Raio-X das Campanhas Meta). Sem ela ninguém é marcado como fora da área.

6B. Clínica de estética (avaliações, sessões, pacotes, agenda e mais)

Vale para empresas com o módulo Avaliações ligado (liberado por empresa

no painel SaaS). Na clínica, o cliente chama Paciente e a Agenda é a

tela inicial.

Onde fica cada tela

O que	Onde abrir
Avaliações, Sessões, Pacotes, Insumos e Relatórios	Menu Avaliações (as visões ficam no topo da tela)
Procedimentos (os serviços da clínica)	Menu Procedimentos, ao lado de Avaliações
Produtos de venda (cremes, home care)	Menu Produtos
Agenda e lista de espera	Menu Agenda
Prontuário de uma paciente	Ficha da paciente, aba Avaliações clínicas (a clínica pode ter renomeado para Avaliações)
Orçamento	Dentro da avaliação (Gerar orçamento), na ficha da paciente ou no menu de três pontos da conversa do WhatsApp
Modelos de avaliação (checklists)	Configurações → Avaliações (checklists)
Salas, equipamentos e confirmação na véspera	Configurações → Agenda clínica
Mensagens automáticas	Configurações → Mensagens automáticas da clínica
Termos de consentimento e de imagem	Configurações → Termos (consentimento e imagem)
Comissão	Configurações → Comissão da clínica
Categorias dos produtos	Configurações → Categorias de Produto

A tela Orçamentos e a tela Pesquisas de satisfação não aparecem no menu da clínica de propósito: o orçamento nasce da avaliação ou da ficha, e a pesquisa é enviada pelas mensagens automáticas.

Por onde começar (implantação)

No topo da tela Avaliações, a gerência vê o checklist de implantação: o que ainda falta cadastrar ou ligar, com atalho para cada item. Ele some quando tudo está pronto ou com "Não mostrar mais". A ordem que funciona:

1. Procedimentos com preço de tabela e duração (essencial: sem isso o orçamento e a agenda ficam sem catálogo). 2. Modelos de avaliação: revise as perguntas dos dois modelos que já vêm prontos (facial e corporal) ou crie os seus. 3. Termos: crie os modelos sugeridos e ajuste o texto. 4. Produtos de venda, se a clínica vende. 5. Opcionais: salas e equipamentos, insumos com lote, confirmação na véspera, mensagens automáticas e comissão.

Procedimentos e Produtos

• Procedimentos são os serviços: nome, preço de tabela, duração, retorno ou manutenção sugerido (em dias), equipamento usado e preparo (o que avisar à paciente). O que está lá aparece no orçamento, em "Agendar procedimento", na sessão, nos pacotes e nos relatórios. Só a gerência cadastra. A tabela avisa quando há procedimento sem preço.
• Produtos é o cadastro de venda normal, para cremes, home care e o que mais a clínica vender. Entra no orçamento como produto, com foto e preço. As categorias são da própria clínica (Configurações → Categorias de Produto).

Avaliações (checklists e prontuário)

• Montar o checklist: cada modelo tem perguntas de vários tipos (texto, texto longo, sim ou não, lista, múltipla escolha, número, escala, data, foto, assinatura na tela e títulos de seção). Em cada pergunta dá para marcar obrigatória, sensível (dado de saúde: só perfis com a permissão "Ver dados sensíveis" veem a resposta e as fotos) e gera alerta (ex.: "Gestante?" = sim mostra o alerta "Gestante" na ficha e na avaliação).
• Nova avaliação: escolha a paciente e o modelo. A avaliação copia as perguntas daquele dia, então mudar o modelo depois não altera avaliações antigas. O rascunho é salvo sozinho a cada 20 segundos.
• Pelo WhatsApp: no menu de três pontos da conversa, Nova avaliação já abre com a paciente da conversa (a conversa precisa ter cadastro).
• Fotos e assinatura: no celular abre a câmera. As fotos ficam privadas: só aparecem para quem tem permissão de dado sensível, nunca por link solto.
• Fechar a avaliação: vira prontuário. Não muda nem é excluída; correção entra como Adendo, com autor e data. As obrigatórias precisam estar respondidas para fechar. Quem abre uma avaliação fica registrado na auditoria.
• Alertas da paciente (alergia, gestante etc.): aparecem no topo da ficha, numa faixa no topo da conversa do WhatsApp e no evento da Agenda.
• Imprimir: relatório completo da avaliação no padrão do MultCRM.

Orçamento

• Gerar orçamento: o orçamento nasce de dentro da avaliação, já com a paciente, e fica ligado a ela. Também dá para criar pela ficha da paciente e pelo menu de três pontos da conversa do WhatsApp.
• Itens: os procedimentos cadastrados aparecem como atalhos: um clique coloca o procedimento com 1 sessão e o preço de tabela; depois ajuste as sessões. Produtos entram pela busca. Os campos de cada item são Sessões, Valor por sessão e Desconto, com o nome em cima de cada um.
• Valor no campo errado: se um valor for digitado no campo de sessões (ex.: 1500 sessões a R$ 0,00), o item mostra um aviso com o botão Corrigir, e o orçamento não salva até acertar.

Sessões (atendimento realizado)

• Registrar sessão: em Avaliações, visão Sessões, ou pelo botão Registrar sessão na ficha da paciente, numa avaliação fechada ou no evento da Agenda. Informe data e hora, procedimento, área, produto com lote e validade, quantidade, parâmetros, evolução, orientações e o próximo retorno. O sistema sugere o que a clínica já digitou em outras sessões.
• Fechar a sessão: exige o procedimento, e não fecha com produto vencido na data da sessão. Fechada, vira prontuário: só adendos.
• Fotos da sessão: separadas em Antes, Durante e Depois. Só entram enquanto a sessão é rascunho; depois de fechada ficam travadas.
• Comparar fotos: na ficha da paciente ou na sessão, o botão Comparar fotos mostra duas fotos lado a lado ou com a cortina deslizante. O sistema sugere a foto "antes" mais antiga e a "depois" mais recente; clique em qualquer miniatura para trocar.
• Linha do tempo única: a aba da ficha mostra avaliações e sessões juntas, da mais recente para a mais antiga.
• Quem não vê dado sensível (ex.: Recepção) enxerga o procedimento e as datas da sessão, mas não os parâmetros, a evolução nem as fotos, e não registra sessão.

Pacotes de sessões

• Vender pacote: em Avaliações, visão Pacotes, ou pelo botão Vender pacote na ficha da paciente. Informe o procedimento, a quantidade de sessões e, se quiser, validade, valor e o orçamento ligado (o pagamento e as parcelas ficam no orçamento). Se a paciente já fez sessões antes do sistema, informe em "Sessões já realizadas".
• Descontar do pacote: na tela da sessão, escolha o pacote no campo Pacote. Enquanto a sessão é rascunho, a vaga fica reservada; ao fechar, uma sessão é descontada. Não deixa usar pacote sem saldo, cancelado ou vencido na data da sessão.
• Saldo e avisos: a ficha e a lista mostram "3 de 10 usadas" com barra de uso. O filtro Precisam de atenção junta os pacotes na última sessão, os que vencem em até 15 dias e os vencidos com saldo.
• Ajuste de saldo: no detalhe do pacote, quem fecha prontuário pode consumir ou devolver sessões com motivo (cortesia, correção). Só a gerência prorroga a validade, muda o nome ou cancela o pacote. Tudo fica na auditoria.

Agenda da clínica

• Salas e equipamentos: a gerência cadastra em Configurações → Agenda clínica. Servem para a agenda barrar dois atendimentos no mesmo lugar ou no mesmo aparelho.
• Agendar procedimento: botão na Agenda, na ficha da paciente (Agendar) e na sessão (Agendar o retorno, quando há data de próximo retorno). Escolha paciente, procedimento, profissional, sala, equipamento e horário. A duração vem do procedimento e o preparo aparece para avisar à paciente.
• Conflito de horário: o sistema confere enquanto você escolhe. Sala ou equipamento ocupado bloqueia o agendamento; profissional ocupada mostra o aviso e deixa "Agendar mesmo assim". Mover um evento arrastando na Agenda ainda não confere conflito.
• No evento da Agenda (bloco Clínica): alertas da paciente, procedimento, sala e equipamento (dá para definir em um evento já criado), preparo, Registrar sessão (abre a sessão com o procedimento e o horário) e Marcar falta, liberado depois do horário. O bloco mostra quantas vezes a paciente já faltou.
• Confirmação na véspera pelo WhatsApp: vem desligada. A gerência liga em Configurações → Agenda clínica, escolhe a partir de que hora enviar e, se quiser, escreve a mensagem (variáveis {nome}, {procedimento}, {data}, {hora}, {profissional}; o preparo do procedimento entra no fim). No dia anterior o sistema manda a mensagem pelo número principal da clínica para cada procedimento agendado. Resposta SIM deixa o evento Confirmado; resposta NÃO avisa a profissional no sino e o horário continua na agenda até alguém remarcar ou cancelar. O evento mostra a situação da confirmação, e o botão Confirmar presença registra a confirmação feita por telefone. Se o evento for movido para outro dia depois de confirmado, confirme de novo com a paciente.
• Lista de espera: botão Lista de espera na Agenda. Coloque a paciente, o procedimento e a preferência de dia ou turno. Quando abrir uma vaga, Agendar já leva a paciente e o procedimento, e ela sai da lista.

Mensagens automáticas

• Onde ligar: Configurações → Mensagens automáticas da clínica. Todas vêm desligadas e só a gerência liga. São sete: cuidados depois do procedimento (com as orientações escritas na sessão), "como você está?" no dia seguinte, "como ficou o resultado?" em 7 dias, lembrete de retorno ou manutenção, pacote acabando ou vencendo, parabéns de aniversário e pesquisa de satisfação depois da sessão (usa um modelo do módulo Pesquisas de satisfação). Cada uma tem texto editável com variáveis e mostra um exemplo e quantas foram enviadas em 30 dias.
• Como o envio funciona: pelo número principal de WhatsApp da clínica, das 9h às 19h, uma única vez para cada situação, e a mensagem aparece na conversa marcada como automática. Sessões fechadas antes de a mensagem ser ligada não recebem nada. O lembrete de retorno não sai para quem já tem horário marcado. Envio que falha não é repetido: aparece em "Últimas mensagens enviadas".
• Retorno pelo procedimento: o "Retorno ou manutenção sugerido" do cadastro do procedimento vale quando a profissional não marcou a data de retorno na sessão.
• Paciente que não quer receber: na ficha, aba Avaliações clínicas, ligue Não enviar mensagens automáticas a esta paciente.
• Antes de ligar para as pacientes: teste no próprio número, cadastrando a si mesma como paciente.

Termos de consentimento e de imagem

• Modelos: em Configurações → Termos (consentimento e imagem). O botão "Criar os modelos sugeridos" traz um termo de consentimento e um de uso de imagem para a clínica revisar e ajustar (variáveis {paciente}, {cpf}, {procedimento}, {data}, {clinica}, {profissional}). Os textos sugeridos são ponto de partida: revise com a responsável técnica ou o jurídico.
• Colher o termo: na ficha da paciente (aba Avaliações clínicas) ou na tela da sessão, botão Colher termo. Escolha o termo, informe o procedimento, entregue a tela para a paciente ler e assinar no quadro, e confirme. O termo assinado guarda a cópia do texto, a assinatura, a data, o IP e quem colheu, e não muda mais.
• Ver, imprimir e revogar: clique no termo para abrir. Imprimir sai com o texto e a assinatura. Revogar este termo pede o motivo e marca o termo como revogado, sem apagar. O bloco de termos mostra se a paciente tem autorização de uso de imagem vigente.

Insumos com lote e validade

• Cadastro e entrada: em Avaliações, visão Insumos. A gerência cadastra o insumo (nome, unidade de controle e estoque mínimo). Quem fecha prontuário registra a Entrada de cada lote que chega (número do lote, validade, quantidade e fornecedor). Produto vencido não entra.
• Baixa pela sessão: na tela da sessão, bloco Insumos usados. Escolha o insumo, o lote (o sistema sugere o que vence primeiro) e a quantidade, e clique em Dar baixa. Não deixa usar lote vencido na data da sessão nem quantidade maior que o saldo. A primeira baixa preenche o produto, o lote e a validade da sessão. Enquanto a sessão é rascunho dá para desfazer; depois de fechada, a baixa fica travada.
• Avisos do estoque: a lista mostra o saldo utilizável e avisa lote vencido em estoque, lote que vence em até 30 dias e insumo abaixo do mínimo. O ícone de histórico mostra os movimentos. Só a gerência faz Ajustar em um lote (perda, quebra, descarte), sempre com motivo.
• Insumo não é produto de venda: insumo é o que a clínica consome no atendimento; o que ela vende à paciente fica em Produtos.

Relatórios e comissão (só gerência)

• Relatórios: em Avaliações, visão Relatórios. Escolha o período (este mês, mês passado, 90 dias ou datas). Mostra: avaliações e quantas pacientes avaliadas compraram pacote, sessões realizadas e valor, pacotes vendidos, faltas, confirmações da agenda, pacientes que voltaram, sessões por procedimento e por profissional. Tem Imprimir no padrão do MultCRM.
• Comissão por profissional: as regras ficam em Configurações → Comissão da clínica: um percentual sobre a venda de pacote e um sobre a sessão executada, com uma regra padrão e, quando precisar, uma regra própria por pessoa. O cálculo aparece no relatório. Sessão de pacote vale o valor do pacote dividido pelas sessões; sessão avulsa vale o preço de tabela do procedimento. O sistema só calcula; o pagamento é feito por fora.

Quem pode o quê

Ação	Quem
Ver avaliações, agendar, vender pacote, colher termo, marcar falta	Qualquer perfil com acesso ao módulo (Recepção inclusive)
Ver respostas sensíveis, fotos, parâmetros e evolução; registrar sessão; dar baixa de insumo	Perfis com "Ver dados sensíveis" (Profissional e Gerência)
Fechar avaliação e sessão; ajustar saldo de pacote; entrada de lote	Perfis com "Fechar avaliações"
Editar modelos de avaliação e de termos	Perfis com "Editar modelos"
Cadastrar procedimentos, salas, equipamentos e insumos; ligar confirmação e mensagens automáticas; comissão e relatórios; cancelar pacote; ajustar estoque	Gerência e administrador

Os perfis prontos da clínica são Gerência, Profissional, Recepção e Financeiro (o Financeiro não vê avaliações). Administrador e gerência sempre veem tudo.

7. Relatórios de Atendimento

Menu Visão Geral → Relatórios de Atendimento (admin/gerência).

• Período: Hoje / 7 / 30 / 90 dias ou datas livres. Filtros: por vendedor e por chip — todos os números da página respeitam os filtros.
• Cartões de resumo com variação % vs o período anterior: conversas novas, contatos novos, chamados abertos/fechados, tempo de 1ª resposta, duração média do atendimento, interesse comercial.
• Conversas novas por dia (a parte escura são contatos NOVOS no período) e Movimento por horário (quando os clientes mais mandam mensagem — use para escalar a equipe).
• Intenção das conversas (IA): botão "Analisar com IA" classifica cada conversa em Comercial / Suporte / Outro (uma vez só por conversa). A lista de conversas Comerciais é clicável — abre direto no WhatsApp.
• SLA em faixas (até 5 min / 15 / 60 / mais / sem resposta) e tabela por usuário: chamados atendidos (quem respondeu primeiro), fechados, tempos, contatos cadastrados, conversas fechadas/perdidas.
• Exportar CSV: baixa a planilha (abre no Excel) com resumo + por usuário + por dia, já respeitando período e filtros.
• Todos os relatórios imprimíveis do sistema saem com o rodapé "Relatório gerado por MultCRM".

8. Funil de Vendas e Propostas

• Kanban de negociações com múltiplos funis; etapas podem ter exigências (Blueprint): valor, previsão, responsável, contato e checklist antes de mover.
• Perdeu um negócio? O motivo é obrigatório — o negócio vai automaticamente para o funil de Recuperação (com data de recontato e lembretes).
• Forecast e Metas (por vendedor e da empresa) ficam no módulo Forecast — são as mesmas metas que o comando /meta do MultChat usa.
• Ganhou/perdeu com sala de negócio ativa? A sala correspondente no MultChat é encerrada automaticamente.
• Propostas: criação com produtos, texto por IA, PDF personalizado e assinatura/aceite por link. Proposta aprovada vira o próximo passo sem redigitar: OS, contrato ou nota fiscal de produto (NF-e).
• Orçamento rápido: o "Criar Orçamento" da conversa do WhatsApp salva direto em Propostas (com numeração própria) — é o caminho curto para orçar na hora do atendimento e depois aprovar/faturar por aqui.

9. Ordens de Serviço

• Nova OS é um diálogo único — o MESMO na página de OS e dentro do WhatsApp: começa pelo cliente (sem campo de título — o sistema gera sozinho), com abas Dados (solicitação, responsável, agendamento com duração, fotos e anexos) e Produtos e Serviços.
• Aba Produtos e Serviços: busque no catálogo ou digite itens livres, com quantidade, valor e desconto por linha; com muitos itens só a tabela rola (a tela não). O switch "Disponibilizar para faturamento" deixa a OS pronta para virar nota; escolha também a condição de pagamento.
• Assinatura do cliente em tela cheia no celular/tablet; link público de acompanhamento para o cliente (sem login).
• Check-in/out com custo: o gestor pode exigir check-in ao iniciar (OS → Configurações → Check-in e KM) — no celular, o "Iniciar Atendimento" já faz o check-in com GPS sozinho. No check-out, o KM vem calculado automaticamente (da empresa ou da casa do técnico até o local, por rota de carro), com opção de ida e volta.
• Relatório de visitas por técnico (OS → Relatório de Técnicos): clientes visitados, OS atendidas, tempo, KM e valores, com exportar CSV.
• OS concluída pode emitir nota na mesma tela: NFS-e dos serviços (botão de sempre — o valor vem dos itens da OS) e, quando há itens de produto, o botão "Emitir NF-e" abre a emissão com os itens da OS já carregados (com trava contra nota duplicada da mesma OS).
• Cliente abre OS pelo WhatsApp (OS → Configurações → Criação via WhatsApp): o cliente manda só a palavra-chave (padrão OS) ou um pedido como "abrir OS", "nova OS" ou "quero abrir uma ordem de serviço", e o CRM pergunta o título, a descrição e pede confirmação. Desde a v625, uma frase que apenas começa com a palavra ("Os dois", "Os valores...") não abre OS, e uma conversa conduzida pelo agente de IA da Recepção nunca entra nesse fluxo.

10. Contratos

Menu Contratos (módulo liberado por empresa):

• Modelos com variáveis: monte o modelo uma vez — nome, CNPJ, valores e datas entram sozinhos do cadastro do cliente na hora de gerar.
• Novo contrato é uma página de passos, com numeração automática (CTR).
• O contrato vira um PDF formatado, pronto para enviar; a assinatura é pelo link, com o aceite registrado (quem, quando).
• Aditivos: alterações entram vinculadas ao contrato original, com histórico completo.
• Alerta de vencimento: o sistema confere os prazos várias vezes ao dia e avisa antes de vencer.
• A ficha do cliente tem uma aba de Contratos com tudo: vigentes, vencidos, aditivos e assinaturas.

11. Produtos, Serviços e Fiscal (NFS-e, NF-e e estoque)

Produtos

• Categorias de produto são de cada empresa. O campo Categoria do cadastro de produto e o filtro da lista usam a lista cadastrada em Configurações → Categorias de Produto (administrador ou gerência): adicionar, renomear (os produtos que usam a categoria acompanham o novo nome) e excluir (os produtos que usavam ficam "Sem categoria"; a tela avisa quantos são). Categorias que vieram de importação e não estão na lista aparecem em "Em uso em produtos, mas fora da lista", com o botão para adicionar.
• Cadastro de produto é uma página de passos (Administrativo → Produtos): Dados gerais, Preços e estoque, Fiscal, Características e Foto e arquivos. No produto novo, o botão principal é Próximo passo e o Cadastrar só aparece no último passo (v496); só o nome é obrigatório. Ao editar, o Salvar alterações vale em qualquer passo. A aba Fiscal tem NCM, CEST, GTIN, origem e a classe fiscal — com uma prévia dos impostos calculada na tela (escolha a UF de destino e veja CFOP, CST e alíquotas). Em Tipo de atendimento (Do estoque, A produzir, A montar) fica a origem padrão do produto; no orçamento o vendedor pode escolher outra (ver Origem do item).
• Importação por planilha: baixe o modelo CSV, preencha e importe — as linhas com erro são apontadas uma a uma e só as corretas entram.

Serviços

• Administrativo → Cadastros → Serviços: nome, valor e os dados fiscais para nota (código municipal, LC 116, alíquota ISS...). O selo "Fiscal OK" mostra quando o serviço está pronto para emitir nota. O select de classe fiscal preenche o bloco tributário com um clique.
• Textos na impressão (v630): o terceiro passo do cadastro tem Observações, Garantia e Termo de ciência (com título opcional). Cada um tem a chave Sai na impressão; o termo tem ainda Com assinatura do cliente. Marcados, os textos saem no fim da ordem de serviço, do orçamento e do pedido de venda que tiverem o serviço, com o nome dele: observações e garantia primeiro, o termo por último, com a linha "Ciente · assinatura do cliente" e a data. No orçamento e no pedido o serviço é reconhecido pelo nome do item (igual ao do cadastro, sem diferença de acento ou maiúscula); na OS, pelo serviço escolhido no item. A impressão da OS passou a mostrar também a tabela Produtos e Serviços da OS.

Classes fiscais (Configurações → Módulo Fiscal)

• Em vez de digitar imposto em cada produto/serviço, o admin cadastra classes ("Venda Simples Nacional", "Serviço 07.02"...) e aplica nos cadastros. O contador valida as classes uma vez; o sistema resolve o resto. Quando falta um dado, o erro lista exatamente o que falta e onde.

NFS-e (nota de serviço)

• Configure uma vez (Configurações → Emissão de NFS-e): certificado digital A1, inscrição municipal, endereço com busca de CEP, série do RPS e "Salvar e sincronizar".
• Emitir (página em passos): escolha o cliente, o serviço e o valor — com desconto, acréscimo, forma de pagamento e banco/PIX que saem no corpo da nota. Também da OS concluída (botão "Emitir NFS-e") e da proposta aprovada.
• A página mostra o status em tempo real (processando / emitida / rejeitada com o motivo da prefeitura), baixa PDF/XML (que ficam guardados no sistema), cancela com motivo obrigatório (fica registrado quem cancelou) e reenvia uma nota que falhou sem risco de duplicar.
• No modo teste (sandbox) você pratica sem valor fiscal; produção exige o contrato do emissor ativo.

NF-e (nota de produto)

• Módulo Notas de Venda (liberado por empresa, após homologação com o contador): a NF-e nasce da proposta aprovada ou do faturamento avulso, com os impostos de cada item resolvidos pela classe fiscal. DANFE e XML ficam guardados; cancelamento com justificativa e carta de correção na mesma tela. Emite para empresa ou pessoa física (no caso de pessoa física, o nome do cadastro vale como razão social — exigência da SEFAZ).
• Também pela OS: OS concluída com itens de produto tem o botão "Emitir NF-e" — os itens entram sozinhos e o sistema trava nota duplicada da mesma OS.
• Cliente com CNPJ e IE: empresa contribuinte precisa da Inscrição Estadual no cadastro do cliente (campo IE + "Contribuinte de ICMS?") — sem isso a SEFAZ rejeita ("IE do destinatário não informada"). A tela de emissão avisa antes quando o cliente está com CNPJ e sem IE, e o botão "Completar cadastro" resolve sem sair do fluxo.
• Nota que falhou: corrija o dado apontado (em geral no cadastro do cliente) e use Reenviar — o reenvio relê o cadastro atualizado do cliente e não duplica a nota. Se ainda faltar algo, a tela lista exatamente o que falta.

Estoque

• O estoque do produto tem livro de movimentos: cada entrada, saída e ajuste fica registrado com autor, motivo e saldo após.
• NF-e concluída baixa o estoque sozinha (e cancelamento estorna).
• Ajuste manual pede motivo obrigatório — nada de estoque mudando sem explicação.

12. Financeiro

Módulos liberados por empresa, no grupo Gestão Financeira.

• Plano de contas: estrutura de contas pronta na implantação (receitas, custos, despesas), personalizável.
• Centros de custo: resultado por área, projeto ou operação.
• Categorias financeiras: classificação de receitas e despesas.
• Centro de Custos operacional (equipe externa): lançamentos com comprovante, KM × tarifa, pagamento por PIX/dinheiro/saldo e relatório por usuário — o custo do check-out da OS entra aqui.
• Contas a receber: os valores das notas e vendas ligados ao cadastro do cliente.

13. Projetos e tarefas

• Quadros kanban com modelos prontos (estilo Trello): colunas, cartões, etiquetas, checklist, anexos e comentários.
• Modo Scrum completo: sprints com período, épicos e gráfico de burndown — para equipes que trabalham em ciclos.
• Minhas Tarefas concentra o que é seu (e o gestor pode ver de todos); tarefas podem nascer do MultChat, de mensagens e de automações.
• Relatório imprimível do projeto/sprint e link público de acompanhamento para o cliente.

14. Outros módulos (visão rápida)

• Pessoas e Empresas (Contatos): cadastro completo padrão único (ver §1), status configuráveis, histórico de interações, análise de crédito.
• Compras (só por ativação, v497): fornecedores, fila "A comprar" com os itens de pedido marcados como Comprar, pedido de compra enviado pelo WhatsApp e recebimento que libera o item para entrega (ver §11).
• Análise de crédito: Score, SCR, protestos e dossiê completo de CPF/CNPJ direto do cadastro (quotas por empresa).
• Agenda: estilo Google Agenda — agendas coloridas, aniversários, tarefas, OS e feriados no mesmo calendário.
• E-mail / E-mail Marketing: caixa estilo Gmail; campanhas com métricas.
• Disparos e Campanhas: envios em massa agendados (com escolha do número); campanhas com fluxo condicional ("se responder → cupom/produto/mensagem").
• Páginas de captura: landing pages + Facebook Lead Ads direto no funil.
• Campanhas Meta: central de anúncios do Facebook/Instagram com o cruzamento de leads, conversas e vendas do CRM (detalhes no §4).
• Fluxos de atendimento (multicanal): editor visual de fluxos (arrastar e ligar nós) que roda antes da URA — menus, condições, esperas e um Agente de IA treinável (persona, objetivo, limites, base de conhecimento e acesso a produtos/serviços/agenda, com agendamento real no vendedor menos ocupado). Se um humano assumir a conversa, o fluxo para.
• Base de Conhecimento: artigos por sintoma com busca ranqueada, trilhas de aprendizado com progresso, macros ligadas ao artigo e um botão no chat do WhatsApp que busca/responde com IA citando o artigo (#ID). OS concluída pode virar rascunho de artigo; o sistema aponta lacunas (assuntos que os clientes perguntam e não têm artigo).
• Apresentações: suba um deck HTML e compartilhe por link com contador de visualizações.
• Avaliações: pesquisas de satisfação automáticas pós-serviço (CSAT).

15. Configurações (admin)

• Barra lateral (v550): as Configurações abrem com uma barra à esquerda, igual às outras telas do CRM. Cada item da barra é uma página com um assunto só; a barra fica parada e só o conteúdo rola. Há uma busca no topo da barra e o botão de recolher, que deixa só os ícones. No celular, a lista de assuntos é a primeira tela e a seta volta para ela. Os grupos da barra:
  • Empresa: Dados da empresa, Sistema e módulos, Menu do celular, Formas de pagamento, Contas bancárias, Fiscal.
  • Usuários e segurança: Usuários, Perfis de permissão, Auditoria e logins.
  • WhatsApp: Números e conexão, Regras de atendimento, Departamentos, URA (menu automático), Mensagens automáticas, Tipos de conversa, Retomada, Acompanhamento Whats, MultChat.
  • Instagram e e-mail: Contas do Instagram, Publicações e conteúdo, Regras de e-mail.
  • Cadastros: Status do cliente, Status do lead, Motivos de perda, Categorias de contato, Grupos de produtos, Categorias de produto, Classificações.
  • Vendas e entrega: Modelo do orçamento, Modelos de proposta, Produtos e estoque, Entrega e romaneio, Ordens de serviço.
  • Automação: Notificações automáticas, Lead scoring, Automações, Blueprint do funil.
  • Clínica (só no modelo clínica): Agenda clínica, Avaliações, Termos, Comissão.
  • Integrações: Meta: anúncios (CAPI), Meta: Lead Ads, MULTGESTOR (ERP).
  • Dados: Exportar (CSV), Lixeira. Itens de módulo só aparecem quando o módulo está ativo para a empresa.
• Mensagens automáticas do WhatsApp ficam todas na mesma página (WhatsApp → Mensagens automáticas): propostas, contratos, agenda e cobrança; boas-vindas, ausência e encerramento; e as da clínica. As mensagens da OS ficam em Vendas e entrega → Ordens de serviço.
• Monitoramento e Métricas do WhatsApp saíram das Configurações: são abas do Painel de Atendimento (Atendimento agora, Monitoramento, Métricas).
• Disparos, Cadências e contas de e-mail não aparecem mais em Configurações: ficam só no menu Comunicação.
• Destaques das páginas:
  • Instagram — contas conectadas (link oficial de autorização), desconectar/reconectar e acesso por usuário em cada conta.
  • Contas do Instagram (v500, antes "Conversas") — Instagram na tela de mensagens do WhatsApp e "quem vê cada conta do Instagram". Fixar, silenciar e arquivar conversa não ficam aqui: são funções das conversas, sem chave.
  • Produtos e estoque — o que o vendedor altera no item do orçamento, origem do item (Tem em estoque / Produzir / Comprar), quando o estoque baixa e as etapas de produção.
  • Modelo do orçamento — galeria de modelos de página (Clássico, Moderno, Compacto, Vitrine e, na clínica, Clínica), cor, textos e validade.
  • MultChat — flutuante, modo tópico e salas de negócio.
  • Menu do WhatsApp — chip de comandos, palavra-chave, mensagem livre e áudio, pessoas liberadas e funções do menu.
  • Fiscal — NFS-e (certificado, inscrição municipal, série), NF-e e classes fiscais de produto e serviço, tudo na mesma página.
  • MULTGESTOR (ERP) (v504, só para empresas com o módulo liberado) — liga o CRM ao ERP MULTGESTOR: cole o endereço e a chave de API criada lá (Configurações › Integrações › Chaves de API), escolha o sentido dos clientes (nos dois sentidos, só daqui para lá, só de lá para cá ou não sincronizar) e o estoque dos produtos (fica com o CRM; o ERP grava só se a empresa não usa Pedidos; ou o ERP sempre manda). Depois Testar conexão, Ligar os eventos (o ERP passa a avisar quando efetiva, emite nota e recebe) e Sincronizar agora (v505): traz todos os clientes do ERP, manda os contatos daqui que ainda não estão lá e atualiza o catálogo — produtos em Produtos, serviços em Serviços — em segundo plano, com barra de progresso e a hora da última sincronização; a cada 5 minutos o CRM confere sozinho o que mudou lá. O contato chega com o mesmo vendedor de lá (se essa pessoa estiver vinculada nos dois sistemas) e já classificado (grupo, setor, categoria). Ocorrências (v506) lista o que não entrou — cadastro repetido com outro nome, vendedor sem vínculo, recusa do ERP — com o motivo, o que fazer e os botões *É a mesma pessoa*, *É outra*, *Reenviar* e *Fechar*; nada é casado nem duplicado sem você decidir. Cada pessoa que vai enviar pedidos digita em Meu usuário no MULTGESTOR o código de 6 dígitos gerado na ficha dela no ERP — pelo Meu Perfil (v563, qualquer usuário, mesmo sem o menu Configurações) ou no fim desta página. Na ficha do pedido aparece Enviar ao MULTGESTOR: o pedido entra lá como pedido (DAV) em nome de quem enviou, e o selo mostra número, situação, nota e títulos. Salvar um contato aqui manda o cliente para o ERP; campos fiscais (IE, regime) só o ERP escreve. Contatos que vão ao ERP (v538): só vai sozinho quem já é Cliente. Lead nunca vai, nem quando é editado, para o ERP não encher de cadastro incompleto; quando o lead vira Cliente e é salvo, aí ele é enviado. A opção "todos os contatos ativos" deixou de existir. O contato só é criado no ERP com CPF ou CNPJ (v539): Cliente sem documento não vai. Ele vira a ocorrência "Sem CPF ou CNPJ" e quem salvou e o vendedor do contato recebem o aviso no sino e no celular. Preencha o documento e salve: o contato vai na hora e a ocorrência fecha sozinha. Se ainda não fechou negócio, deixe como Lead. O contato aberto pela conversa do WhatsApp agora nasce Lead. O cliente de um pedido enviado vai junto com o pedido, desde que tenha CPF ou CNPJ; sem documento o pedido não entra e quem faturou é avisado. Pedido faturado vai sozinho (v538): ao clicar em Faturar, o pedido é enviado ao MULTGESTOR em nome de quem faturou; o botão Enviar ao MULTGESTOR continua na ficha para mandar antes ou repetir. Se quem faturou ainda não vinculou o usuário (Meu usuário), ou o ERP recusar, o faturamento grava normalmente e aparece uma ocorrência "Pedido não entrou no MULTGESTOR" com o motivo. O número do pedido de lá aparece na ficha depois de recarregar a página. Um cliente sem vendedor no ERP não tira o vendedor do contato daqui. Cadastro repetido é reconhecido mesmo com o CPF/CNPJ com pontos e traços ou o telefone com 55 na frente. Em Ocorrências, o número ao lado do título é o total; a lista mostra as 300 mais antigas e cada motivo tem *Fechar todas deste motivo*. Diário da integração (v508): tudo o que passou entre os dois sistemas, em português — contato que entrou ou foi enviado, pedido enviado e por quem, aviso do ERP aplicado, ocorrências e erros — com quanto entrou, saiu, virou ocorrência e deu erro hoje e nos últimos 7 dias, e filtros por sentido, tipo e resultado. Na lista de Contatos, o plugue ao lado do nome mostra *Veio do MULTGESTOR* ou *Sincronizado com o MULTGESTOR*, e o filtro Origem separa os dois dos que são só daqui. O contato salvo por quem ainda não vinculou o usuário vai ao ERP pela chave da empresa; para enviar pedido o vínculo continua obrigatório, e o selo do pedido mostra quem enviou e quando. Na lista de Pedidos (v509), a coluna *MULTGESTOR* mostra o número do pedido lá e o filtro separa os enviados dos ainda não enviados; em Produtos e Serviços e na ficha do contato, o plugue marca o que veio do ERP.
  • Classificações (árvore) (v507, com o módulo do MULTGESTOR) — grupos e subgrupos, classes e subclasses, categorias e setores de produtos e contatos. Com a integração ligada, o que veio do ERP aparece com o cadeado *gerido no MULTGESTOR* e é alterado lá; o que nasceu aqui edita-se à vontade (botão *Novo*, lápis, lixeira, e *Subgrupo* para criar um item dentro de outro). Não dá para remover um item que tem outros dentro ou que está em uso. Essas classificações viram filtros: em Produtos, *Classe* e *Categoria (árvore)*; em Pessoas e Empresas, *Grupo*, *Setor* e *Categoria*. Escolher um item de cima traz também os de baixo. Os filtros só aparecem quando a empresa tem itens cadastrados.
  • Retomada (follow-up) (v508, com o módulo liberado) — regras da empresa para o follow-up de quem conversou e parou de responder: expediente e feriados (prazos contam só em horas e dias úteis), silêncio mínimo para a conversa parada entrar na fila (horas ou dias úteis, por etapa; palavras do cliente como "quanto fica" adiantam e "semana que vem" adiam), número que envia em empresa com vários números (o padrão da empresa, o mesmo da conversa, o do vendedor ou um escolhido), automáticos por número por dia e intervalo, e quem pediu para parar: mensagem curta do cliente com "parar", "sair" ou "não quero" bloqueia cadências, disparos e campanhas para o número; a lista fica aqui, com liberação manual. O que cada passo faz (mensagem automática, sugerida, só lembrar o vendedor, hora) continua em Cadências. A fila fica no menu Retomada (abaixo).
  • Usuários e Segurança — usuários, perfis de permissão, auditoria e logins, restrições por página, módulos por usuário (Instagram, Artes, Fluxos, Publicações e Feed têm toggle próprio por pessoa).
  • Automações / Cadências / Lead Scoring / Blueprint — motor no-code.
  • Exportar Dados (CSV) e Lixeira (restauração de excluídos).
• Uso de IA: o consumo de IA da empresa é medido; cada plano tem um limite mensal justo (o painel administrativo mostra o uso do mês).
• Painel SaaS (só super-admin): empresas, planos, módulos por empresa, limites de chips e dispositivos de áudio, frases do dia, acessar empresa em modo suporte. Modo Agência: agências parceiras administram as próprias empresas-clientes num painel restrito, com permissões por usuário da agência. Quem tem a permissão "acessar empresas" troca de empresa pelo botão Acessar do painel — a sessão fica na empresa escolhida até clicar em "Sair do modo empresa" (e o acesso respeita sempre as empresas da própria agência).

16. Perguntas frequentes

Não estou vendo um módulo/página. Peça ao administrador — pode ser o módulo desativado para a empresa ou uma restrição do seu usuário (Configurações → Usuários → Restrições).

O WhatsApp parou de receber mensagens. Veja se há faixa vermelha no topo / ícone piscando no menu — um chip precisa de novo QR Code. Gestor resolve em Configurações → WhatsApp → Números e conexão.

O Instagram não deixa eu responder uma conversa. Provavelmente a janela de 24 horas fechou (regra do próprio Instagram): é preciso esperar o cliente mandar uma nova mensagem. Se a conta acabou de ser conectada, mensagens antigas importadas também não abrem janela.

Os insights do Instagram não aparecem. A autorização guardada da conta não inclui a permissão de métricas (foi dada antes de o CRM pedir essa permissão). O Dashboard do Instagram mostra um aviso âmbar com o botão Reconectar esta conta e o botão Copiar link para enviar ao dono da conta: autorize de novo, logado no Instagram na conta certa, e os gráficos voltam. Só administrador ou gerência vê esses botões. No topo do Dashboard há também Conectar outra conta, para adicionar mais uma conta à empresa.

A arte de IA saiu diferente do que eu queria. Confira o Kit da Marca (logo, cores, tom) e use os templates quando o texto precisa sair perfeito — neles a prévia é fiel ao resultado.

A nota fiscal foi rejeitada. A tela mostra o motivo exato devolvido pela prefeitura/SEFAZ. Corrija o dado apontado (cadastro do cliente, classe fiscal ou configuração) e use Reenviar — o sistema não duplica a nota.

O CRM mostra a mensagem automática como enviada, mas o cliente não recebeu. A partir da v355 isso não acontece mais: o sistema só registra no histórico o que o WhatsApp confirmou. Se uma automação falhar, ela não aparece como enviada — o motivo fica no log para o suporte.

A página parece antiga / um recurso novo não aparece. Ctrl+Shift+R (ou feche e reabra o app no celular) e confira a versão no rodapé.

Cliquei numa notificação e caiu no lugar certo? Notificações do sino levam direto: conversa do WhatsApp, canal do MultChat, tarefa etc. No celular, o push abre o app no destino.

A nota deu "IE do destinatário não informada". O cliente tem Inscrição Estadual ativa na SEFAZ, mas está sem IE no CRM. Abra o cadastro do cliente, preencha a Inscrição Estadual (IE), marque "Contribuinte (tem IE)" e use Corrigir e reemitir na nota rejeitada.

Erro na tela — e agora? Toda falha do MultCRM diz o motivo e o que fazer. Se aparecer a tela "Algo deu errado nesta tela", clique em Recarregar a página — na maioria das vezes foi uma falha momentânea da conexão. O erro também é reportado automaticamente ao suporte; se voltar a acontecer na mesma tela, mande um print dos "Detalhes técnicos" e o horário.

Como faço tal coisa no sistema? Veja a seção 17. Como fazer (passo a passo) — e, dentro do sistema, pergunte à Vashya IA (Ctrl+K): ela responde com esse mesmo passo a passo.

17. Como fazer (passo a passo)

Receitas curtas das tarefas mais pedidas. Dentro do sistema, a Vashya IA

(Ctrl+K) responde essas mesmas perguntas — é só digitar "como faço...".

Como cadastrar um usuário

1. Menu Configurações → Usuários. A página inicial escolhida no cadastro do usuário vale para qualquer módulo (Kanban, Orçamentos, Pedidos, WhatsApp, Retomada...): ele cai nela ao entrar (v560). 2. Botão Novo usuário: nome, e-mail (é o login), senha e papel (Admin, Gerência, Vendedor, Financeiro ou um perfil personalizado). 3. Salve. Para ajustar o que a pessoa vê, use Permissões / Restrições na linha do usuário: módulos liberados, páginas permitidas e permissões especiais (ex.: "Ver mensagens apagadas do WhatsApp"). 4. O usuário já entra em https://app.vashya.com.br com esse e-mail e senha.

Como criar um perfil de permissão (papel personalizado)

1. Configurações → Perfis de permissão. 2. Novo perfil: nome (ex.: "Compras", "Entregador") e o que esse perfil pode ver e fazer. 3. Salve e escolha o perfil no cadastro do usuário — serve para quantas pessoas quiser, sem repetir a configuração.

Como trocar minha senha

1. Clique no seu nome/foto (canto superior direito) → Meu Perfil. 2. Em Nova senha, digite a senha nova, confirme e salve. 3. Esqueceu e não consegue entrar? O administrador define outra em Configurações → Usuários (ou Perfis de permissão).

Como vincular meu usuário ao MULTGESTOR (ERP)

Vale para empresas com a integração MULTGESTOR ativa. Sem o vínculo, o pedido não entra no ERP em seu nome (aparece a ocorrência "vendedor sem vínculo").

1. No MULTGESTOR, abra a sua ficha em Usuários e clique em Gerar código para vincular. O código tem 6 dígitos e vale 10 minutos. 2. No CRM, clique no seu nome/foto (canto superior direito) → Meu Perfil → aba Dados Pessoais → cartão Meu usuário no MULTGESTOR. Não precisa ter acesso ao menu Configurações. (Quem tem acesso também encontra o mesmo cartão no fim de Configurações → MULTGESTOR.) 3. Digite os 6 dígitos e clique em Vincular. Pronto: os pedidos que você enviar entram lá em seu nome, com as suas permissões do ERP. 4. Para trocar de usuário no ERP, clique em Desvincular e repita.

Por qual número a mensagem sai (empresa com mais de um número)

Vale quando a opção Vendedor SEMPRE envia pelo chip dele está ligada em Gestão do WhatsApp (v564; funciona com Z-API, D-API e API oficial).

1. Quem tem número próprio (vinculado a ele no cadastro do número) envia sempre por ele: nos grupos e nas conversas que chegaram pelo número de outro vendedor. 2. Exceção: conversa normal que chegou pelo número compartilhado (o número sem vendedor vinculado) é respondida pelo compartilhado, para o cliente não receber de um número diferente do que ele chamou. 3. Quem não tem número próprio (gerência, vendedor sem chip) envia nos grupos pelo número compartilhado e, nas conversas normais, pelo número da conversa. 4. O número usado precisa participar do grupo. Se não participar, o envio falha e mostra o motivo: peça para adicionarem o número ao grupo. 5. Para mudar quem é dono de um número: Configurações → WhatsApp → Números, campo Vendedor. Número sem vendedor é o compartilhado.

Menções em grupo (@nome)

Quando alguém marca uma pessoa num grupo do WhatsApp, a mensagem aparece no CRM com @nome do contato (v565). O nome vem do cadastro e das conversas da empresa com aquela pessoa. Se a pessoa não tem nome cadastrado, aparece o telefone. Só fica o número comprido quando a empresa nunca conversou com aquela pessoa: nesse caso o WhatsApp não informa quem é.

Disparo em massa com imagem, vídeo ou arquivo

1. Em Disparos, crie o disparo e clique em Selecionar arquivo. O arquivo sobe uma vez para o servidor; a tela mostra o tipo (Imagem, Vídeo ou Arquivo) e o tamanho. 2. Vídeo é reconhecido sozinho e enviado como vídeo (o cliente vê na conversa, sem baixar). Vídeo que não é MP4 é convertido no servidor. 3. Limites que o WhatsApp aceita: imagem até 16 MB, vídeo até 100 MB, arquivo até 300 MB. Acima disso a tela recusa e diz o que fazer. 4. Cada mensagem do disparo leva só o link do arquivo (v568). Antes o arquivo inteiro ia dentro de cada mensagem, e um vídeo grande para centenas de contatos derrubou a API de WhatsApp.

Envio em massa por número ou por vendedor, dividido por dia (v647)

Em Disparos Agendados, botão verde Envio por número ou vendedor (ao lado de Disparos simples e Campanhas, aparece nas duas abas):

1. Escreva o título e a mensagem; anexo é opcional. 2. Escolha quem recebe: - Por vendedor: cada vendedor marcado manda para os clientes dele (contatos com ele como vendedor), pelo número dele. Vendedor sem número próprio sai pelo número principal (a prévia avisa). - Por número (chip): cada número marcado manda para os contatos que já conversaram com ele. - Lista escolhida: os contatos que você escolher, por um número. Marque Todos para mandar por todos de uma vez. O mesmo telefone não recebe duas vezes, mesmo que esteja em dois números ou dois vendedores. 3. Em Quando, escolha o início. Com Dividir em dias ligado, cada número manda no máximo a quantidade escolhida por dia, no mesmo horário; o restante vai nos dias seguintes. Pular sábado e domingo empurra essas partes para segunda. 4. A prévia mostra quantos contatos cada grupo tem, em quantos dias, e quanto sai em cada dia. Agendar envio cria um disparo para cada parte (o título diz o grupo e "parte 2/3 (seg 26/10)"); dá para cancelar ou editar cada parte na lista. 5. Admin e gerência escolhem qualquer número e vendedor; os demais usuários só o próprio número e os próprios clientes. 6. Contatos que o vendedor atendeu (v649): por vendedor, a caixa Incluir também os contatos que o vendedor atendeu no WhatsApp soma aos clientes dele quem ele atendeu (responsável ou atendente da conversa). 7. Escolher um a um (v649): depois de marcar os números ou vendedores, o botão abre a lista de quem vai receber. Filtre por nome, telefone ou grupo e desmarque quem não deve receber. A prévia já conta só os marcados.

No disparo simples e na campanha (v649): ao escolher os destinatários, o botão Trazer por vendedor ou número abre a mesma lista: escolha os vendedores (com ou sem os contatos que eles atenderam) ou os números, marque e desmarque quem quiser e clique em Usar N contatos. Eles entram na lista do disparo ou da campanha, sem repetir telefone. Limpar todos esvazia a lista.

Hora certa (v647): disparos, campanhas e mensagens programadas pela conversa saíam até 3 horas antes da hora marcada. Agora saem na hora escolhida. Os que já estavam agendados foram corrigidos.

Editar uma data planejada e imprimir o planejamento

1. Em Publicações (menu Instagram), no calendário, cada data planejada tem o link editar (visão Semana) ou abre ao clicar (visão Mês): formato, dia e hora, conta, tema e responsável. Dá para excluir ali também. Só administradores, gerência e a agência editam (v569). 2. Para criar uma data nova sem arte, use Nova publicação → Agendamento → Só planejar a data (sem arte ainda) (v632). O "+ arte" continua ligando a arte à data, e a legenda sugerida da data entra pronta na publicação. 3. Planejamento em PDF (botão no alto) abre o planejamento completo numa aba com os botões Imprimir, Salvar em PDF e Fechar (v633: nada vai para a impressora sem você clicar; o mesmo vale para todo documento imprimível do sistema): contrato e metas, resumo das datas por mês e formato, calendário mês a mês, briefing e observações. No Painel SaaS › Conteúdo, o mesmo PDF fica no botão PDF da linha da empresa.

Cor do cartão e cor da coluna (Projetos)

1. No quadro, passe o mouse no cartão e clique no ícone de paleta: escolha Cartão inteiro (fundo colorido) ou Faixa superior, a cor, e Aplicar. Sem cor volta ao padrão. O mesmo seletor está na lateral do cartão aberto, em Cor do cartão (v570). 2. No menu ⋯ da coluna, Cor da coluna muda a bolinha do cabeçalho. 3. Filtros no quadro: Responsável, Etiqueta e Prioridade, no Kanban e no Scrum. Com filtro ligado não dá para arrastar; limpe para arrastar. 4. Meus projetos: em telas largas, o trilho à esquerda do quadro lista os projetos com a cor de cada um; clique para trocar de quadro. 5. A janela Nova publicação do Instagram ficou em duas colunas no PC (destino e agendamento à esquerda, mídia e legenda à direita), sem cortar texto; a data planejada aparece inteira.

Arrastar colunas e responsável da coluna (v643)

Para quadros de processo em que cada coluna é uma etapa ou uma pessoa (ex.: Redação → Arte → Revisão → Aprovação do cliente → Concluído):

1. Arrastar coluna: segure o puxador à esquerda do nome da coluna e solte sobre outra coluna. Só o dono ou um gestor do quadro mexe nas colunas. 2. Responsável da coluna: no menu ⋯ da coluna, Responsável da coluna, escolha a pessoa e Salvar. A partir daí, o cartão que entra na coluna, arrastado ou criado nela, fica com essa pessoa, que é avisada no sino e no WhatsApp do cadastro. A tarefa aparece em Minhas tarefas dela. 3. Marque Passar para a pessoa os cartões abertos que já estão aqui para atualizar de uma vez os cartões parados na coluna. 4. O nome da pessoa aparece no cabeçalho da coluna. Ninguém desliga.

Quadro, Lista e Calendário do projeto

1. Ao abrir um projeto, o trilho Meus projetos fica à esquerda, de cima a baixo, com a cor de cada projeto; os favoritos aparecem primeiro. A seta dupla recolhe o trilho (fica só com as cores). 2. A estrela ao lado do nome marca o projeto como favorito (cada pessoa tem os seus). Interno ou Cliente mostra quem pode acompanhar. 3. A barra tem Quadro, Lista (tabela agrupada por coluna) e Calendário (cartões no dia do prazo, com "Sem prazo" embaixo), além de Relatório, Informações, Etiquetas, Buscar cartão, Responsável e Prioridade. O botão de filtros reúne etiqueta, sprint (Scrum) e "Só cartões com responsável" (v571). 4. Editar projeto, Sprints, Ficha do cliente, Membros, Arquivar e Excluir ficam no menu ⋮ ao lado de Compartilhar.

Como usar tags (etiquetas) no WhatsApp

1. Abra a conversa → Ver perfil (painel da direita) → aba Contato. 2. No campo de tags, digite a etiqueta (ex.: "orçamento", "manutenção") e confirme. A conversa pode ter várias. 3. Para achar depois: na lista de conversas, a fileira de tags no topo traz todas as tags da empresa — clique numa e a lista filtra todas as conversas com aquela etiqueta, inclusive as antigas. 4. Clique na tag de novo (ou em "Todas") para tirar o filtro.

Como criar um fluxo (chatbot)

1. Menu Fluxos (chatbot) → botão Novo fluxo (dê um nome). 2. No quadro visual, arraste os blocos e ligue um no outro a partir do bloco Início. Blocos: Mensagem, Mídia (imagem/áudio/PDF/vídeo), Msg. aleatória, Menu (cada opção é uma saída), Pergunta (salva a resposta numa variável), Condicional (ramifica por variável), Horários (dentro × fora do expediente), Etiqueta (marca a conversa), Redirecionar (manda para um departamento), Agente de IA e Finalizar. 3. Clique num bloco para configurar texto e opções no painel lateral. 4. Ative o fluxo. O mesmo fluxo atende WhatsApp e Instagram; se um atendente humano assumir a conversa, o fluxo para na hora. 5. Aba Agentes de IA (mesma tela): monte um atendente de IA com persona, objetivo, limites e o que ele pode consultar (produtos, serviços, agenda) — depois use o bloco Agente de IA dentro do fluxo.

Recepção: resposta automática na primeira mensagem (v603)

A aba Recepção (mesma tela de Fluxos e Agentes) responde sozinha a primeira mensagem de cada conversa. Serve para três situações:

• Quem veio de um anúncio específico da Meta: cada anúncio pode ter o seu texto. Exemplo: o anúncio "Sistema para autopeças" recebe uma resposta que fala de autopeças.
• Quem veio de qualquer anúncio que não tem regra própria.
• Quem chamou direto, sem clicar em anúncio.

Cada regra também diz quando vale:

Quando	Uso típico
A qualquer hora	Resposta de boas-vindas de um anúncio
Só dentro do horário	Primeira resposta rápida enquanto a equipe assume
Só fora do horário	Plantão: a equipe atende de dia, a recepção cobre a noite e o fim de semana

Como criar uma regra

1. Em Fluxos e Agentes → Recepção, clique em Nova regra. 2. Dê um nome e escolha Para quem. Em "Anúncios escolhidos", marque os anúncios na lista (vêm das contas de Campanhas Meta e dos anúncios que já trouxeram conversa). Se a empresa tem mais de um número, dá para limitar a regra a alguns deles. 3. Escolha Quando. Nas opções "dentro" e "fora do horário", vale o expediente da empresa, ou um horário próprio da regra. 4. Escreva o que responder. Use {nome} para o primeiro nome do cliente e {anuncio} para o título do anúncio. A janela mostra como o cliente vai receber. 5. Ligue a regra e salve. Uma regra nova nasce desligada até você ligar.

Qual regra vale quando mais de uma serve: primeiro as de anúncios escolhidos, depois as de qualquer anúncio, depois as de quem não veio de anúncio. Dentro de cada grupo, vale a ordem da lista (setas para subir e descer).

O que acontece na conversa

• A resposta sai uma vez, pelo mesmo número em que o cliente chamou, com o selo "Automático · Recepção".
• Na conversa atendida pela recepção, a mensagem de ausência e o menu da URA não saem.
• Só a primeira mensagem conta. Se o cliente mandar várias seguidas, a recepção responde só a primeira. Conversa parada há mais de 24 horas (muda em Configurações) conta como nova.
• Mensagens que são de robô do outro lado ("agradece seu contato", "estamos fora do horário") não recebem resposta, para não virar conversa de robô com robô.
• A lista mostra, por regra, quantas conversas ela atendeu nos últimos 30 dias e se algum envio falhou.

Quem responde (v604)

Na janela da regra, escolha:

Opção	O que acontece
Texto fixo	Sai exatamente o texto escrito, sem IA
Agente adapta a primeira resposta	O agente reescreve o texto para o cliente (ramo, pergunta) e a equipe segue a conversa
Agente conduz a conversa	O agente segue o roteiro dele: qualifica, responde dúvidas e passa para a equipe no momento certo

Com agente, escolha qual, o limite de respostas (vazio usa o padrão da empresa) e, se quiser, as instruções desta campanha. Elas somam às do agente: um mesmo agente pode atender anúncios diferentes, cada um com o seu foco. O texto da regra vira a abertura modelo, que o agente adapta.

Um agente só para vários anúncios (v614). Em vez de um agente por anúncio, deixe no agente o que vale para todos (quem é, portfólio, regras de preço, como fala) e ponha em cada regra só o que é do anúncio:

• Instruções desta campanha: o que o anúncio mostra, as perguntas, as frases prontas, se o agente agenda ou não e o formato do resumo. Cabem até 20 mil letras. Quando forem diferentes das instruções do agente, valem as da campanha. Exemplo: o agente nunca agenda, mas a regra do anúncio "Nota por áudio" manda agendar a demonstração.
• Mensagem de passagem desta campanha: a frase que o cliente recebe quando a conversa passa para a equipe, neste anúncio. Pode usar {nome}. Vazia, sai a do agente.

Assim o portfólio e as regras ficam num lugar só, e cada conversa leva só a parte do seu anúncio: o custo por resposta não aumenta.

Como o agente conduz

• Ele espera alguns segundos antes de responder. Se o cliente mandar três mensagens seguidas, recebe uma resposta só.
• Áudio do cliente é transcrito e o agente responde em texto.
• A cada resposta ele recebe: as instruções, a data de hoje, o DDD e o estado do telefone, o anúncio que o cliente clicou, o histórico da conversa e o que já anotou do cliente (para não perguntar de novo).
• Ele para quando: alguém da equipe responde a conversa (pelo CRM ou pelo celular), o cliente escreve uma palavra de saída ("atendente"), chega ao limite de respostas, ou o roteiro manda passar.
• Ao passar, sai a mensagem de passagem (a da regra ou, sem ela, a do agente) e a equipe é avisada com um resumo e os dados anotados: o vendedor da conversa pela notificação do CRM e/ou WhatsApp (Configurações → Recepção); sem vendedor, o grupo de avisos. Pedido de suporte vai para o departamento de Suporte e para o grupo, e o cliente recebe "Vou passar pro nosso suporte, que já te chama aqui" no lugar da mensagem comercial (v615).
• Mensagem neutra (v637). A mensagem comercial ("já entendi bem o seu cenário, vou montar a proposta") só sai quando o agente já anotou o ramo e o tipo de venda. Quando o cliente pede uma pessoa, quando o motivo é revenda, parceria, teste grátis ou falar com o dono, ou quando o agente ainda não entendeu o cenário, o cliente recebe "Certo! Vou te passar pra alguém da nossa equipe, que já te chama por aqui".
• Lembrete de cliente esperando (v637). Se ninguém da equipe responder o cliente em N minutos depois da passagem, o aviso é reenviado ao vendedor e ao grupo, até X vezes (Configurações → Recepção → Lembrar se ninguém responder em e Quantas vezes lembrar; 0 desliga). O lembrete para sozinho quando alguém da equipe responde.
• Os avisos internos nunca saem pelo número da API oficial da Meta quando a empresa tem outro número ligado (v637): o número de teste da Meta só entrega a destinatários cadastrados e, fora da janela de 24 h, exige modelo.
• Conversa que a equipe respondeu nos últimos 7 dias não volta para o agente, mesmo que o cliente fique parado e escreva de novo (v637).
• Lead marcado como perdido pelo agente volta para a Meta como lead desqualificado quando a empresa tem a integração de conversões ligada (v637).
• Dia combinado vai para a Agenda (v651). Quando o agente combina a demonstração ou a visita, o compromisso "Demonstração: nome do cliente" é criado na Agenda do vendedor da conversa (sem vendedor, no usuário de Configurações → Recepção). Se o cliente escolheu só o período, o horário fica 9h para manhã, 14h para tarde e 19h para noite, com o aviso "horário a confirmar" na descrição: ajuste depois de falar com o cliente. O aviso à equipe mostra o dia que foi para a agenda. Se o agente não deixou um dia claro, o aviso diz para marcar o compromisso à mão.
• Grupo ou número que recebe o aviso "cliente esperando" (v615):
  • Da empresa: Configurações → Recepção com Agente de IA → Avisos. Escolha Grupo do WhatsApp (lista dos grupos em que o número da empresa está; use o botão de atualizar depois de entrar num grupo novo) ou Número. A chave Avisar este grupo ou número em toda passagem faz ele receber sempre, além do vendedor. Desligada, ele recebe só quando a conversa não tem vendedor ou é pedido de suporte.
  • Da regra: na janela da regra (Fluxos e Agentes → Recepção), com o agente conduzindo, o campo Avisar também este grupo ou número quando passar para a equipe. Ele recebe em toda passagem daquela regra, além do vendedor e do aviso da empresa. Serve para mandar cada anúncio para um grupo diferente.
  • O aviso traz o nome e o telefone do cliente, a regra, o motivo, o resumo do agente e os dados anotados.
• O resumo e os dados anotados também ficam na aba Anotações da conversa, assinados pelo agente (v611).
• Se a IA falhar na primeira resposta, o cliente recebe o texto da regra como está e a equipe é avisada.
• Quando o agente falha (IA ou envio), a conversa passa para a equipe com uma mensagem neutra: "Obrigado pelo contato! Um dos nossos consultores já te responde por aqui". A mensagem de passagem da campanha ("já entendi o seu cenário") fica só para quando ele conversou de verdade. Nome sem letra (um contato salvo como ".") não entra na mensagem (v625).
• Se o WhatsApp entregar a resposta do agente sem devolver o número dela, o CRM confere a mensagem que voltou do celular antes de considerar falha (v625).

Recepção no direct do Instagram (v618). Na janela da regra, em Canal, escolha Direct do Instagram. A regra passa a valer para as mensagens do direct das contas conectadas: de anúncio específico, de qualquer anúncio ou de quem chamou sem anúncio.

• Objetivo do agente: no direct a empresa só responde até 24 horas depois da última mensagem do cliente. Por isso o agente responde o que o cliente perguntou e pede o WhatsApp (ou o telefone) cedo, até a 2ª resposta. Ele pede no máximo duas vezes.
• Quando o cliente passa o número: o CRM cria o contato (Lead, origem "Instagram @usuário") ou acha o que já existe, liga à conversa do direct e manda a mensagem de passagem. Depois, conforme a opção da regra:
  • Só avisar a equipe: o vendedor (ou o grupo) recebe o número e o resumo.
  • Chamar no WhatsApp: o CRM manda a primeira mensagem no WhatsApp na hora. Se você escolher uma regra em No WhatsApp, o agente segue as instruções da regra, o agente continua a conversa por lá, já sabendo o que o cliente contou no direct. Essa regra pode ficar desligada, feita só para isso.
• Cliente que não passa o número: depois de duas recusas o agente passa para a equipe, e o cliente recebe "Um consultor da nossa equipe continua com você por aqui mesmo" (v619).
• A equipe assume quando alguém responde no direct pelo CRM ou pelo app do Instagram. Se a janela de 24 horas fechar antes da resposta, a equipe é avisada.
• Com a recepção atendendo, a boas-vindas do Instagram não sai na mesma conversa.
• O Testar da regra do Instagram simula o direct, sem o DDD do telefone.
• Anúncio sem marca (v623): no anúncio impulsionado com "Enviar mensagem", a Meta manda a publicação compartilhada e a pergunta pronta, sem dizer qual anúncio foi. Para essas conversas serem atendidas, crie também uma regra do Instagram em Quem não veio de anúncio. O agente entende que a publicação enviada é a que trouxe o cliente.

Testar antes de ligar: o botão Testar (na janela da regra e no cartão) abre uma conversa simulada. Você escreve como o cliente, escolhe o telefone (para testar o DDD), o anúncio e se é fora do horário. Nada é enviado a ninguém; a tela mostra quando o agente passaria para a equipe, o resumo e o que ele anotou. Gasta IA como uma conversa real.

Agente com roteiro completo (v604)

Em Fluxos e Agentes → Agentes de IA, a ficha do agente tem abas:

Aba	Para que serve
Básico	Objetivo, persona, o que pode e não pode falar, conhecimento
Roteiro completo	Cole o prompt inteiro (quem é, objetivo, produto, como falar, fluxo por etapas, roteamento, preço, regras) e os exemplos de mensagem por etapa
Perguntas frequentes	Pergunta, resposta e se depois passa para a equipe
Passar para a equipe	Quando passar, a mensagem ao cliente (aceita {nome}) e os motivos de perda que ele pode usar
O que pode fazer	Produtos, serviços, orçamento, OS, agenda, se pode informar preço e o modelo de IA
Arquivos	Arquivos que o agente pode enviar no chat
Conhecimento (v607)	Base de Conhecimento e documentos anexados, como o manual do sistema
Campos (v607)	O que o agente anota do cliente e em qual campo do contato o CRM grava

O que o agente consulta (v607). A cada resposta, o agente recebe só o que tem a ver com o que o cliente acabou de escrever:

• Produtos: os do catálogo ligados ao assunto, não mais os 30 primeiros. O preço só aparece com "Pode informar preço" ligado. O estoque ("3 em estoque", "em falta") só aparece com "Mostrar estoque" ligado.
• Base de Conhecimento: até 3 artigos validados. Escolha "só públicos" ou "públicos e de cliente". Artigos técnicos, restritos ou em rascunho nunca vão para o agente.
• Documentos anexados: na aba Conhecimento, anexe o manual em PDF, Word (.docx), texto ou Markdown, com até 20 MB. O CRM lê o arquivo, divide em trechos e mostra "Pronto: 312 trechos". A cada mensagem, o agente recebe os 4 trechos mais próximos do assunto. Ele entende "não sai a nota" mesmo que o manual diga "falha na emissão". PDF escaneado, só imagem, não tem texto: a tela avisa e pede um PDF com texto ou um Word. O agente precisa estar salvo antes de anexar.

Campos que o agente anota (v607). Na aba Campos, liste o que interessa, como Ramo, Tipo de venda, Porte e Maquininha separada.

• Texto livre, Lista de opções (o agente só aceita uma das opções) ou Valor fixo, que o CRM preenche sozinho. Exemplo: Origem = "Anúncio Meta: {anuncio}".
• Ligue cada campo a um campo personalizado do contato (crie em Pessoas e Empresas → campos personalizados). O CRM grava a cada resposta, e o vendedor já abre o contato sabendo com quem fala.
• Ligado a um campo do contato do tipo lista, o agente usa as mesmas opções.
• Sem ligar, o dado aparece só no resumo da passagem.

Configurar com IA (v613). No topo da ficha do agente, o botão Configurar com IA monta a ficha inteira a partir de um texto:

1. Cole o roteiro completo, do jeito que está: prompt, etapas, frases prontas do anúncio, perguntas frequentes, quando passar para a equipe, campos e motivos de perda. Até 40 mil letras. 2. Se quiser, escreva as informações da empresa: serviços, cidades, o que não fazem. Deixe marcado "Usar também o que já está cadastrado no CRM". 3. Clique em Montar o agente. Leva até 1 minuto e usa a IA de melhor qualidade. 4. A tela mostra o resultado: nome, objetivo, quantas perguntas frequentes, os campos que o agente vai anotar, a sugestão para a regra da Recepção e o que o texto deixou em aberto. Marque se quer criar no contato os campos que faltam e os motivos de perda novos. 5. Aplicar na ficha preenche as abas. Nada é salvo antes de você revisar e clicar em Salvar agente. Os acessos (produtos, Base, documentos) continuam como estavam.

Dicas para o roteiro:

• Pelo DDD o agente já sabe o estado (85 = Ceará) e não pergunta; a cidade ele só pergunta quando o roteiro precisa.
• Como o agente recebe o DDD e o estado, dá para escrever regras como "DDD 85 ou 88 e vende produto: fale da regra da Sefaz-CE".
• Como recebe a data de hoje, ele fala de datas no tempo certo ("a partir de 3/11" antes do dia, "desde 3/11" depois).
• Com Pode informar preço desligado, os preços nem chegam ao agente.
• O modelo Melhor qualidade segue melhor roteiros longos, com várias regras, e gasta mais do limite de IA da empresa.

Padrões da empresa: em Configurações → Recepção com Agente de IA ficam o expediente usado pelas regras, depois de quantas horas a conversa conta como nova, o limite de trocas do agente, as palavras para chamar atendente e para onde vão os avisos. Sem nada salvo, os valores vêm do horário da URA e do grupo do alerta de SLA.

Como criar uma automação (quando X, faça Y)

1. Configurações → Automações. 2. Nova automação: escolha o gatilho (o que acontece), as condições (filtros) e as ações (mensagem, tarefa, mudar etapa, notificar). 3. Salve e deixe ativa — teste com um registro real antes de confiar nela.

Como montar uma cadência de follow-up

1. Menu Automação → Cadências → Nova cadência (só administrador e gerência). 2. Dados e entrada: nome e Gatilho de entrada (ou Manual). Em Quem entra, restrinja se quiser. 3. Regras de envio: deixe Encerrar ao receber resposta ligado. 4. Passos da sequência: para cada passo, Enviar após, Tipo de ação, Modo de envio (Automático, Sugerir ao vendedor, Só lembrar) e Conteúdo (Texto fixo, IA escreve, Em aberto). Use Adicionar passo. 5. Salvar cadência. 6. Para inscrever alguém à mão: conversa → menu ⋮ → Colocar em cadência, ou Inscrever contato na página.

O guia completo, com todos os gatilhos, filtros, receitas prontas e a animação, está na seção 5B. Cadências, Follow-up e Retomada.

Como configurar a URA (menu automático) e os departamentos

1. Configurações → WhatsApp → Departamentos ou URA (menu automático). 2. Cadastre os departamentos (Vendas, Suporte...) e os membros de cada um. 3. Em URA, escreva a mensagem do menu e cadastre as opções (1, 2, 3...), ligando cada uma a um departamento, mensagem ou fluxo. 4. Só as opções cadastradas aparecem para o cliente; sem opções, a URA não assume a conversa.

Como conectar um número de WhatsApp (chip)

1. Configurações → WhatsApp → Números e conexão. 2. Adicionar número: nome do chip e, se quiser, o vendedor dono (aí só ele vê as conversas daquele número). 3. Gerar QR Code e ler com o celular do número (WhatsApp → Aparelhos conectados → Conectar aparelho). 4. O status fica Conectado. Se cair, a faixa vermelha no topo avisa e o mesmo botão gera um QR novo.

Como conectar um número pela D-API

Só aparece se a plataforma liberou a D-API para a sua empresa.

1. Configurações → WhatsApp → Números e conexão → seção Números D-API. 2. Novo número D-API → escolha Ler QR Code ou Código de pareamento (informe o número com 55 e DDD), dê um nome e, se quiser, o vendedor dono. 3. Em Conexão, leia o QR (WhatsApp → Aparelhos conectados → Conectar um aparelho) ou digite o código mostrado. Quem já usa o WhatsApp Web no Chrome pode usar Código da extensão. 4. O selo muda para Conectado. Se cair, a gerência recebe o aviso com o motivo, igual aos números Z-API. Reaplicar webhook resolve quando o número conecta mas o CRM não recebe os avisos dele. 5. Para ligações: Editar o número → Receber ligações no CRM. O número reinicia por alguns segundos; faça fora do horário de pico.

Como criar uma resposta rápida

1. Cadastre a resposta com um atalho (ex.: /preco) e o texto, nas configurações do WhatsApp ou pelo próprio painel de respostas do chat. 2. No chat, digite / para abrir a lista, escolha a resposta e envie — o texto entra pronto no campo de mensagem.

Como criar uma proposta

1. Menu Propostas → Nova proposta (ou o botão + da barra superior). 2. Escolha o cliente, adicione produtos/serviços (quantidade, valor, desconto) e, se quiser, gere o texto com IA. 3. Salve: a proposta vira PDF, pode ir por WhatsApp/e-mail e ser assinada por link. 4. Aprovada, vira o próximo passo sem redigitar: OS, contrato ou nota fiscal. 5. Atalho: na conversa do WhatsApp, menu ⋮ → "Criar Orçamento" — salva direto em Propostas com o cliente já preenchido.

Como abrir uma Ordem de Serviço (OS)

1. Menu Ordens de Serviço → Nova OS (ou, na conversa do WhatsApp, o ícone/menu Criar Ordem de Serviço). 2. Comece pelo cliente (pelo WhatsApp já vem preenchido), descreva a solicitação, escolha responsável e prazo, anexe fotos. 3. Aba Produtos e Serviços: adicione os itens (catálogo ou item livre) e ligue "Disponibilizar para faturamento" se a OS vai virar nota. 4. Conclua a OS para emitir NFS-e (serviços) ou NF-e (produtos).

Como emitir nota, orçamento ou proposta pelo WhatsApp (tudo numa mensagem)

1. Mande a palavra-chave da empresa para o número de comandos (o padrão é menu) — o menu numerado chega na hora. 2. Escolha Nota fiscal, Orçamento ou Proposta: pelo número, pela palavra ("orçamento"), ou já com o pedido junto (orçamento ponto d, 10x bloco 15cm). 3. Mande o pedido inteiro numa mensagem só: Ponto D, 10x bloco 15cm, 5x bloco 13cm valor 79, pix - Cliente primeiro, itens depois, separados por vírgula ou por linha. - Quantidade na frente: 10x, 10 un. - Preço só quando for diferente do cadastro: valor 79, R$ 79 ou com centavos no fim (79,00). Sem preço, vale o do cadastro do produto. - Pagamento (só na nota): pix, dinheiro, boleto, crédito ou débito. - Também aceita com rótulos, em várias linhas: Cliente: ..., Pagamento: ..., Obs: ..., Validade: 20 dias. 4. Não precisa escrever o nome exato: o sistema procura por palavras — "bloco 15cm" acha "BLOCO PAREDE PRONTA 15 CM". 5. O sistema procura o cliente e cada produto no cadastro do CRM e devolve o resumo com o total. Se houver mais de um cliente ou produto com o mesmo nome, ele pergunta só isso — o resto do pedido fica guardado. 6. Responda SIM para emitir/gravar, ou NAO para desistir. Nada sai sem o SIM.

Se faltar algo (produto fora do catálogo, cadastro do cliente incompleto para a SEFAZ), a resposta diz exatamente o que falta — e o cadastro pode ser completado ali mesmo, sem perder o pedido já digitado.

Como emitir uma nota fiscal

• NFS-e (serviço): menu Notas de Serviço → Emitir; ou o botão Emitir NFS-e na OS concluída / proposta aprovada.
• NF-e (produto): menu Notas de Venda → Faturar NF-e (avulsa); ou Emitir NF-e na proposta aprovada / OS concluída com produtos.
• Desconto em R$ ou %: no campo Desconto (de cada produto na NF-e e da nota na NFS-e), clique em R$ ou % antes de digitar. Em % a tela mostra quanto dá em reais; ao trocar de R$ para % (ou o contrário) o valor já digitado é convertido. A nota sai com o desconto em reais, como sempre. Desconto maior que o valor ou acima de 100% segura a emissão com o motivo.
• A tela mostra antes o que falta (cadastro do cliente, classe fiscal, configuração) — resolva pelo botão Completar cadastro e emita.
• Rejeitada? Aparece o motivo da prefeitura/SEFAZ: corrija e use Reenviar / Corrigir e reemitir — o sistema não duplica a nota.

Como cadastrar um produto

1. Menu Máquinas / Produtos → Novo produto. 2. Preencha dados, preço de venda/locação e estoque. 3. Aba Fiscal: NCM, CEST, GTIN, origem e a classe fiscal — a prévia mostra os impostos que sairão na nota (escolha a UF de destino). 4. Para cadastrar muitos, use Importar planilha (baixe o modelo CSV; as linhas com erro são apontadas uma a uma).

Como exportar meus dados (CSV)

1. Configurações → Exportar (CSV). 2. Escolha o que exportar (contatos, propostas, conversas, agendamentos, produtos...) e o período. 3. O arquivo baixa em CSV, pronto para o Excel/Google Sheets.

Como recuperar algo excluído

1. Configurações → Lixeira. 2. Ache o item (dos últimos 30 dias) e clique em Restaurar.

Como transferir uma conversa

1. Na conversa, use Transferir (ícone/menu do topo). 2. Escolha pessoa ou departamento e, se quiser, escreva um recado interno — o cliente nunca vê esse recado. 3. Quem recebe é avisado no sino e no celular; o histórico registra quem transferiu, para quem e quando a pessoa abriu.

Como agendar uma publicação no Instagram

1. Menu Publicações Instagram → Nova publicação. 2. Escolha a conta, o formato (Feed, Carrossel, Reels ou Story), suba a imagem ou o vídeo, escreva a legenda e, em Agendamento, escolha Agendar data e hora. A prévia à direita mostra como o post vai ficar. 3. Acompanhe na lista (agendada → publicada); falhas mostram o motivo.

Como enviar uma publicação para aprovação e aprovar

Serve para a agência (ou a equipe de marketing) mostrar a publicação ao cliente antes de ela sair. Enquanto não for aprovada, ela não é publicada, mesmo com data marcada.

Quem monta a publicação (administrador ou gerência):

1. Menu Publicações Instagram → Nova publicação. Monte normalmente e escolha o Responsável (a pessoa da equipe que cuida daquela publicação). 2. Clique em Enviar para aprovação. Ela aparece como Aguardando aprovação. Se a empresa estiver marcada como "o cliente aprova antes de publicar", este é o único botão; se a agência tem autonomia, o botão Agendar continua lá e enviar para aprovação é opcional. 3. Uma publicação já salva também pode ser enviada pelo menu de três pontos da linha → Enviar para aprovação. 4. Se o cliente pedir ajuste, a linha vira Alterações solicitadas e mostra o comentário. Abra, corrija e envie de novo.

Quem aprova (cliente):

1. Dentro do CRM, em Publicações Instagram, as que aguardam aprovação mostram Aprovar e Pedir ajuste (escreva o que mudar). O atalho "Ver pendências de aprovação" no rodapé filtra só elas. 2. Só aprova dentro do CRM quem tem a opção Aprovar publicações ligada no cadastro (Configurações → Usuários → permissões da pessoa). Vale também para administrador e gerência: sem a opção ligada, os botões não aparecem. 3. Sem login também funciona: a agência manda o link da Pauta para o cliente, e a resposta dada por lá vale igual (aprova ou segura a publicação).

Quem enviou e o responsável recebem o aviso no sino e no celular quando o cliente aprova ou pede ajuste; quem pode aprovar recebe o aviso quando chega publicação nova para aprovar.

Onde se define que a empresa exige aprovação: no painel da agência, em Empresas → (empresa) → Plano e contrato → Contrato de conteúdo. Ali ficam também o nome e o contato de quem aprova e o responsável padrão da conta.

Contratado no mês (ou na semana): quando a agência cadastrou metas no contrato, o topo da página mostra, por formato, "10 de 12 contratados", o que já saiu, o que está agendado e quantas faltam.

A lista está filtrada pelo mês escolhido no Resumo do mês; use as setas para trocar. Calendário mostra a semana de segunda a domingo, com "Agendar publicação" em cada dia. Exportar baixa a lista em planilha (CSV).

Como criar um projeto e tarefas

1. Menu Projetos / Tarefas → Novo projeto (dá para começar de um modelo pronto). 2. Crie as colunas do quadro e adicione cartões (tarefas) com responsável, prazo e checklist. 3. Minhas Tarefas reúne o que é seu, de todos os projetos.

Cartão do projeto no estilo Trello (v560)

1. Clique no cartão para abrir. O título edita direto no topo; abaixo dele aparece a coluna em que o cartão está. 2. Etiquetas da empresa: clique em Adicionar ou no + ao lado das etiquetas. A lista é da empresa inteira (nome e cor), vale para todos os quadros; dá para buscar, marcar, criar na hora com a cor que quiser, editar e excluir (gestão). Cartão com cliente vinculado oferece "Criar a etiqueta deste cliente": nasce com o nome da empresa e uma cor própria, a mesma em todos os cartões dela. 3. Descrição formatada: clique para editar; a barra tem título, negrito, itálico, lista, link e imagem. Ctrl+Enter salva. O texto aparece formatado quando você não está editando. 4. Anexos: o botão Anexo envia o arquivo; a lista mostra o tipo (DOCX, PDF...), a data e, para imagem, o botão de usar como capa. 5. Checklist com barra de progresso, Membros, Datas (prazo), Comentários e Atividade ficam no mesmo cartão. À direita: coluna, urgência, responsável, cliente, visibilidade e, no Scrum, pontos, sprint e épico. 6. No topo do quadro, o botão Etiquetas gerencia a lista da empresa.

Como ver os relatórios de atendimento

1. Menu Relatórios de Atendimento. 2. Escolha o período: tempo de primeira resposta, volume por atendente, conversas por status e análise de intenção por IA. 3. Exportar CSV leva os números para a planilha.

Como ligar para um cliente pelo CRM

1. Abra a conversa do cliente e clique no ícone de telefone. 2. Fale pelo computador (fone e microfone); Encerrar derruba a chamada dos dois lados. 3. A ligação fica registrada na conversa; com a gravação ativa no painel Wavoip, o áudio aparece em Ver perfil → Gravações.

Deu "sem conexão com o serviço de ligações" no celular, mas no PC funciona? Não é o número nem o Wavoip — é a rede daquele aparelho bloqueando a conexão em tempo real (WebSocket), o que é comum em Wi-Fi de empresa/escola, VPN, antivírus ou "DNS privado" do celular. Troque para os dados móveis (ou outra rede), recarregue a página e tente de novo. A própria mensagem na tela já diz se o serviço respondeu e só o tempo real foi bloqueado, ou se o aparelho não alcança o serviço.

"Limite de chamadas do plano gratuito": o número está no plano gratuito do Wavoip e esgotou as chamadas — contrate ou renove o plano no painel do Wavoip.

Como enviar o orçamento em PDF pelo WhatsApp

1. Na conversa, clique em Criar Orçamento, escolha o cliente e adicione os produtos e serviços. 2. Deixe ligada a opção Enviar o PDF do orçamento nesta conversa ao salvar (a tela lembra a sua última escolha). 3. Clique em Criar orçamento. O cliente recebe o arquivo PDF com o número, a validade, os itens (com foto e observação, quando houver), os totais e a forma de pagamento.

Reenviar ou conferir: abra Ver perfil → Histórico → Orç./Propostas. Ali aparecem os últimos orçamentos e propostas do cliente, com a data em que foram enviados. Em cada orçamento há Enviar PDF (manda de novo na conversa aberta) e Ver PDF (abre para imprimir ou baixar).

Quando o envio é recusado, a tela diz o motivo:

• desconto aguardando autorização do gestor, ou a empresa exige autorização para imprimir — peça ao gestor em Propostas;
• a conversa está com outro atendente — peça a transferência;
• número de WhatsApp desconectado — reconecte em Configurações → WhatsApp → Números e conexão.

Em qualquer desses casos o orçamento continua salvo.

A Proposta (página Propostas, com os modelos de documento da empresa) não mudou: continua sendo enviada como antes.

Como cadastrar um procedimento (clínica)

1. Menu Procedimentos → Novo procedimento. 2. Informe o nome, o preço de tabela da sessão e a duração em minutos. 3. Se quiser, o equipamento usado, o retorno sugerido em dias e o preparo. 4. Salve. O procedimento já aparece no orçamento, na agenda e na sessão.

Como cadastrar um produto de venda (clínica)

1. Menu Produtos → Novo Item. 2. Informe o nome e, no passo Preços e estoque, o Preço de Venda. Se quiser, foto e categoria (as categorias são criadas em Configurações → Categorias de Produto). 3. Salve. No orçamento, pesquise o produto pelo nome para adicionar.

Como fazer uma avaliação e gerar o orçamento (clínica)

1. Menu Avaliações → Nova avaliação; escolha a paciente e o modelo. 2. Responda o checklist. O rascunho salva sozinho. 3. Fechar avaliação quando terminar (precisa das obrigatórias respondidas). 4. Gerar orçamento: clique nos procedimentos (atalhos) ou pesquise produtos; ajuste as Sessões e confira o Valor por sessão. 5. Salve. O orçamento fica ligado à avaliação e à ficha da paciente.

Como agendar um procedimento e registrar a sessão (clínica)

1. Menu Agenda → Agendar procedimento: paciente, procedimento, profissional, sala, equipamento e horário. Se houver conflito, a tela avisa. 2. No dia, abra o evento e clique em Registrar sessão. 3. Preencha o que foi feito, escolha o Pacote (se houver) e dê baixa nos Insumos usados. 4. Adicione as fotos de Antes e Depois e, se precisar, Colher termo. 5. Fechar sessão. Se a paciente não veio, use Marcar falta no evento.

Como vender um pacote de sessões (clínica)

1. Ficha da paciente, aba Avaliações clínicas → Vender pacote (ou Avaliações, visão Pacotes). 2. Procedimento, quantidade de sessões, validade e valor. 3. A cada sessão fechada com esse pacote, o saldo desce sozinho.

Como ligar a confirmação na véspera (clínica)

1. Configurações → Agenda clínica → cartão Confirmação na véspera. 2. Antes de ligar, crie um agendamento para amanhã com o seu próprio telefone. 3. Ligue a chave, escolha a hora de envio e salve. 4. Quando a mensagem chegar, responda SIM e confira se o evento ficou Confirmado. Só depois use com as pacientes.

Do anúncio à venda: o comercial com agente de IA

O caminho completo de um lead de campanha, do clique no anúncio até a venda ou a perda. São várias telas que trabalham juntas. Cada uma tem seu capítulo neste manual; aqui está o mapa, a ordem para configurar e o uso no dia a dia.

As peças e onde ficam

Peça	Onde fica	Para que serve
Campanhas Meta	Comercial → Captação → Campanhas Meta	Os anúncios, os números e o horário da campanha (liga e pausa por dia da semana)
Padrões da Recepção	Configurações → Recepção com Agente de IA	Expediente, quando a conversa conta como nova, limite de respostas, palavras para chamar atendente, para quem vão os avisos
Agente de IA	Automação → Fluxos (chatbot) → aba Agentes de IA	Quem é o agente, o que vale para todos os anúncios (portfólio, preço, regras), perguntas frequentes, campos que ele anota
Regras da Recepção	Automação → Fluxos (chatbot) → aba Recepção	Uma regra por anúncio (ou por canal): quem responde, quando e o que é próprio daquele anúncio
Cadências	Automação → Cadências	Follow-up quando o lead para de responder
Acompanhamento comercial	Comercial → Vendas → Acompanhamento	Quadro das conversas comerciais e das campanhas Meta, a IA respondendo ao vivo, orçamentos e propostas
Conversa do WhatsApp	WhatsApp	Onde a equipe assume, agenda a visita, marca para retomar depois e encerra com o desfecho

O caminho de um lead (o que acontece sozinho)

1. O lead clica no anúncio e manda a primeira mensagem no WhatsApp (ou no direct do Instagram). 2. A Recepção escolhe a regra. Vale a regra do anúncio específico; sem ela, a de "qualquer anúncio"; sem anúncio, a de "quem não veio de anúncio". Depois confere o horário da regra (sempre, só no expediente ou só fora dele). Só a primeira mensagem de uma conversa nova (ou parada há mais tempo que o padrão da empresa) abre um atendimento. 3. O agente conduz a conversa. Ele espera alguns segundos para juntar mensagens seguidas, transcreve áudio, sabe o estado pelo DDD, segue as instruções do agente e as da campanha, e anota os dados do cliente nos campos do contato. 4. O agente passa para a equipe quando a campanha manda (perguntas respondidas, demonstração agendada, pediu preço duas vezes, pediu uma pessoa, suporte). O cliente recebe a mensagem de passagem da regra, o resumo fica na aba Anotações da conversa e a equipe é avisada: o vendedor pelo sino e pelo WhatsApp, e o grupo ou número de avisos. 5. A equipe assume respondendo na conversa. O agente para sozinho quando alguém da equipe escreve, pelo CRM ou pelo celular. 6. Se o lead some: com o agente ainda conduzindo, 3 horas sem resposta colocam o lead na cadência de follow-up e a conversa é encerrada na tela do WhatsApp. O próprio agente escreve as mensagens (na hora, depois de 1, 3 e 7 dias), com o que o cliente já contou. 7. Se o lead responde à cadência: ela para e o agente volta a conduzir. Se não responde até o fim: a conversa vai para Perdido, motivo "Sem resposta". 8. Tudo aparece no Acompanhamento comercial, aba Campanhas Meta, na coluna da situação de cada conversa.

No direct do Instagram o caminho muda num ponto: a empresa só responde até 24 horas depois da última mensagem do cliente. O agente responde o que foi perguntado e pede o WhatsApp até a 2ª resposta. Com o número, o CRM cria o contato, avisa a equipe e, se a regra mandar, já chama o cliente no WhatsApp, onde o agente continua a conversa.

Configurar do zero (ordem recomendada)

1. Padrões da Recepção (Configurações → Recepção com Agente de IA): - Expediente da empresa (vale para "só no expediente" e "só fora dele"). - "A conversa conta como nova depois de" N horas sem mensagem. - Limite padrão de respostas do agente e palavras para chamar atendente. - Avisos: escolha na lista o grupo do WhatsApp (ou um número) que recebe "cliente esperando". Ligue Avisar em toda passagem para o grupo receber sempre, e não só quando a conversa não tem vendedor. - Conversa sem vendedor: passar para (v622): escolha o usuário que assume as conversas que o agente passa e que ainda não têm vendedor. A conversa fica com ele e ele recebe o aviso no sino e no WhatsApp do cadastro dele. Pedido de suporte continua indo para o grupo. - Aviso ao vendedor: sino, WhatsApp ou os dois. - Lembrar se ninguém responder em N minutos e Quantas vezes lembrar (v637): o aviso volta enquanto o cliente passado continua sem resposta. 2. O agente (Fluxos e Agentes → Agentes de IA): - O jeito mais rápido é Configurar com IA: cole o roteiro inteiro e as informações da empresa; a IA preenche a ficha e você revisa. - Instruções: só o que vale para todos os anúncios (quem é, portfólio, regras de preço, do Ceará, como fala, o que nunca fazer). - Perguntas frequentes comuns, mensagem de passagem padrão, motivos de perda e campos (ligue cada campo a um campo personalizado do contato para o dado ficar no cadastro). - Modelo Melhor qualidade para conversas que seguem roteiro longo. Desligue "pode informar preço" se a empresa não passa valores. - Em Conhecimento: Base de Conhecimento, documentos (manual, catálogo) e produtos, se o agente precisar consultar. 3. Uma regra por anúncio (Fluxos e Agentes → Recepção → Nova regra): - Canal: WhatsApp ou Direct do Instagram. - Para quem: escolha os anúncios (todas as cópias do mesmo anúncio). - Quando: a qualquer hora, só no expediente ou só fora dele. - Quem responde: Agente conduz a conversa, o agente e o limite de respostas. - Instruções desta campanha: o que é só deste anúncio (o que ele mostra, as perguntas, as frases prontas, se o agente agenda ou não, o formato do resumo). Quando forem diferentes das instruções do agente, valem estas. - Mensagem de passagem desta campanha e, se quiser, Avisar também este grupo ou número. - Abertura modelo: a primeira mensagem, que o agente adapta. - Clique em Testar: escreva como o cliente, troque o telefone para testar outros estados. Ligue a regra quando estiver bom. 4. Instagram (opcional): uma regra com canal Direct do Instagram. Em "Quando o cliente passar o WhatsApp", escolha Chamar no WhatsApp e a regra que o agente segue lá. Essa regra de continuação pode ficar desligada: ela só serve para isso. 5. Cadência de follow-up (Automação → Cadências → A partir de modelo → "Follow-up das campanhas Meta (agente de IA)"): revise os textos dos passos (são a ideia de cada tentativa e valem se a IA falhar) e ligue. 6. Horário das campanhas (Campanhas Meta → Ações → Horário), se o anúncio só deve rodar em certos dias e horas.

Um agente para vários anúncios

Vai no agente (uma vez)	Vai em cada regra (por anúncio)
Quem é e como se apresenta	O que o anúncio mostra e a promessa dele
Portfólio e quando indicar cada solução	Objetivo: agenda ou só passa com resumo
Regras de preço, do Ceará, da Reforma	Perguntas, na ordem do anúncio
Como fala e o que nunca faz	Frases prontas do anúncio e as respostas
Perguntas frequentes comuns	Dúvidas próprias e exemplos de conversa
Campos e motivos de perda	Formato do resumo e mensagem de passagem

Assim o portfólio e as regras ficam num lugar só. Mudou um preço proibido ou uma solução nova: edita o agente uma vez e vale para todos os anúncios.

No dia a dia

Vendedor:

• Recebeu o aviso "cliente esperando": abra a conversa, leia o resumo na aba Anotações e responda. O agente para quando você escreve.
• Para combinar uma visita: no perfil da conversa, Agendar visita mostra sua agenda e os horários livres (ou a de outro usuário).
• Cliente pediu para falar depois: Retomar depois coloca a conversa na fila da Retomada na data certa.
• Lead de anúncio que sumiu e não passou pelo agente: Colocar em cadência → "Follow-up das campanhas Meta". O agente escreve pelo anúncio de origem.
• Ao terminar, encerre com o desfecho (Fechado, Agendado, Perdido...). O quadro e a Meta usam essa informação.

Gerente:

• Acompanhamento comercial → Campanhas Meta: veja em que coluna está cada lead. Selo Agente é a IA respondendo agora; Manual é a equipe. Clique no cartão para ver a conversa ao vivo ao lado do quadro.
• Aguardando a equipe é a coluna para olhar primeiro: o cliente falou por último e ninguém respondeu.
• Fluxos e Agentes → Recepção: cada regra mostra quantas conversas atendeu nos últimos 30 dias. Para ajustar o comportamento de um anúncio, mude as instruções da campanha e use Testar antes de salvar.
• O agente usa a IA da empresa: cada resposta conta no limite de IA da empresa.

Quando algo não funciona

O que aconteceu	O que conferir
O agente não respondeu o lead	A regra está ligada? O anúncio está na regra (todas as cópias)? A conversa já tinha mensagem nas últimas horas (não é "nova")? A regra vale para este horário? A IA da empresa está liberada e dentro do limite?
O agente parou no meio	Alguém da equipe respondeu, o cliente pediu uma pessoa ou o limite de respostas chegou. O motivo está no aviso e nas Anotações. Desde a v622, palavras como "pessoa" só contam como pedido ("quero falar com uma pessoa"); respostas como "1 pessoa na equipe" não param o agente
O aviso foi para o grupo e não para alguém	A conversa não tinha vendedor. Em Configurações → Recepção, escolha em Conversa sem vendedor: passar para quem assume
O grupo não recebeu o aviso	Com vendedor na conversa, o grupo só recebe com Avisar em toda passagem ligado. O número da empresa precisa estar no grupo
O vendedor não recebeu o aviso no WhatsApp	Confira o telefone no cadastro do usuário. Até a v636, se o número principal da empresa fosse o de teste da API oficial da Meta, o aviso não saía; desde a v637 ele sai pelo outro número ligado
O agente disse "não chegou texto" ou respondeu duas vezes	Corrigido na v637: as mensagens que o cliente manda enquanto a IA pensa entram no fim do histórico e contam como respondidas
O agente abriu com assunto diferente do anúncio	O anúncio da Meta está entregando mais de um criativo com o mesmo id (campanhas "Cópia"). Confira na Meta; o roteiro pode mandar o agente seguir o assunto que o cliente viu
O lead não entrou na cadência	O gatilho só pega quando o agente ainda conduz e falou por último. O lead precisa ter vindo de anúncio. Quem passou pela cadência só volta depois de 7 dias. Em Quem entra, não marque vendedores: as conversas do agente ainda não têm vendedor e ficam de fora
A tela do WhatsApp está cheia de conversas que o agente puxou e o lead sumiu	Ligue Encerrar a conversa ao entrar na cadência de follow-up
A mensagem da cadência saiu genérica	Na cadência, confira IA escreve como o agente da campanha ligado e os passos em "IA escreve"
O direct do Instagram não foi respondido	A regra do canal Instagram está ligada? A Meta nem sempre informa o anúncio no direct: o anúncio impulsionado com "Enviar mensagem" chega como a publicação compartilhada mais a pergunta pronta, sem a marca de anúncio. Por isso tenha também uma regra do Instagram para Quem não veio de anúncio. A janela de 24 horas ainda estava aberta?
A mensagem saiu com "[nome]"	Use {nome} (com chaves) nas mensagens de passagem; sem nome conhecido, o CRM tira o vocativo

Como está configurado na Multimedia (referência)

Regra	Canal	Situação
Anúncio Fala nota áudio (agenda a demonstração)	WhatsApp	Ligada
Anúncio Saia do manual (Antes × Depois)	WhatsApp	Ligada
Anúncio Maquininha vinculada	WhatsApp	Ligada
Anúncio Reforma Tributária	WhatsApp	Ligada
Anúncio Carrossel WhatsApp	WhatsApp	Ligada
Anúncio Vídeo animado	WhatsApp	Ligada
Anúncio Vídeo Seu sistema está preparado (diagnóstico gratuito)	WhatsApp	Ligada
Continuação do Instagram	WhatsApp	Desligada de propósito
Instagram · Anúncios (pegar o WhatsApp)	Instagram	Ligada
Instagram · Direct (pegar o WhatsApp), para quem chega sem a marca de anúncio	Instagram	Ligada

Um agente só, o Itan. Conversas sem vendedor passam para o Brendo; pedidos de suporte vão para o grupo "Adm Multimedia Tecnologia". Cadência "Follow-up das campanhas Meta (agente de IA)" ligada. Horário de atendimento: segunda a sexta das 7h30 às 18h, sábado das 7h30 às 13h.

Da conversa à entrega

O caminho completo, do WhatsApp até a porta do cliente, em cinco telas que se encaixam. Cada uma tem seu próprio capítulo neste manual; aqui está o mapa.

Orçamento × Proposta. São dois documentos diferentes de propósito:

• Proposta (página Propostas): editor completo, modelos de documento da empresa, assinatura por link. É a ferramenta de quem monta propostas formais. Nada nela mudou.
• Orçamento (botão "Criar Orçamento" na conversa do WhatsApp e página Orçamentos): rápido, com foto e observação por item, PDF enviado na hora pela conversa, aprovação pelo vendedor e — se a empresa quiser — baixa de estoque ao aprovar. Os dois aparecem juntos no Acompanhamento e ambos podem virar pedido.

O fluxo, passo a passo: 1. Conversa — clique no telefone do cadastro; a conversa abre dentro do CRM. Na conversa, Criar Orçamento: escolha o cliente, os itens (foto, nome, quantidade, preço, observação) e salve — o PDF vai na hora. 2. Acompanhamento (Kanban) — o orçamento aparece em *Enviado*; quando o cliente responde, passa a *Respondido*; o vendedor clica Aprovado. 3. Gerar pedido — no cartão aprovado ou na página do orçamento. O pedido nasce com os itens; produto "do estoque" já fica *Pronto*, "a produzir"/"a montar" entra no painel de produção. 4. Produção — quem produz avança as etapas (Aguardando → Em produção / Montagem → Pronto). Ao ficar pronto, o item dá entrada no estoque. 5. Romaneio — monte a carga com o que está pronto (o que ainda está em produção ou sem estoque fica na aba Pendentes, com o motivo), imprima, registre a saída e, na volta, marque cada parada como entregue ou devolvida. O pedido fecha sozinho quando tudo foi entregue. 6. Nota fiscal — a qualquer momento a partir do pedido (Emitir NF-e) ou do orçamento. O estoque nunca baixa em dobro: a nota desconta o que o orçamento, o pedido ou a entrega já tiraram.

Quando o estoque baixa é escolha da empresa (Configurações → Produtos e estoque): ao aprovar o orçamento, ao emitir a NF-e (padrão) ou na entrega.

Quem pode o quê (Configurações → Usuários ou Perfis de permissão, por usuário ou por perfil; administrador e gerência sempre podem):

• Produzir pedidos — avançar etapas e assumir itens no painel de produção.
• Gerenciar pedidos — voltar etapa com motivo, mudar o prazo, cancelar (inclui produzir).
• Gerenciar romaneios — criar e montar romaneios, registrar saída, entrega e devolução, concluir e cancelar. Sem ela, o romaneio é só consulta.

Ver, listar e abrir as telas continua dependendo só do módulo liberado para o usuário.

Onde cada tela está: Comercial → Vendas → Orçamentos e Acompanhamento; Operacional → Pedidos e produção e Romaneios de entrega. Os módulos Acompanhamento, Pedidos e Romaneio são ligados por empresa no painel SaaS.

Como montar o item do orçamento: foto, nome e observação

No orçamento (o que você cria pela conversa do WhatsApp), cada item tem uma seta do lado esquerdo. Clique nela — ou em Foto e observação — para abrir o item.

Foto do item

• Adicionar foto — para item que não tem foto no cadastro.
• Trocar foto — vale mesmo quando o produto já tem foto padrão: envie a foto daquela obra, daquela cor, daquele modelo.
• Voltar à foto do cadastro — desfaz a troca.
• Remover — o item sai só com o texto.

A foto vai no PDF que o cliente recebe. Limite de 5 MB por foto; se o arquivo for maior ou não for imagem, a tela avisa o motivo.

Observação do item

Escreva a condição daquele item: "entrega em 15 dias úteis", "instalação não inclusa", "cor a combinar". Ela sai no PDF logo abaixo do item.

• As frases acima da caixa são as observações que a empresa mais usa naquele produto. Clique em uma para inserir.
• Salvar como observação padrão guarda a frase para os próximos orçamentos daquele produto. Passe o mouse na frase e clique na lixeira para apagá-la.

Nome e preço

O nome do item é editável: escreva do jeito que o cliente entende. Quando você muda o nome de um produto do cadastro, aparece o aviso de que os impostos e o NCM continuam os do cadastro — é sempre assim, para a nota fiscal sair certa.

A Proposta (página Propostas, com os modelos de documento da empresa) não mudou.

Página Orçamentos

Onde: menu Comercial → Vendas → Orçamentos. A entrada aparece para as empresas que usam o botão "Criar Orçamento" no WhatsApp (e para Multimedia e Jatobá). Nas outras, o orçamento abre pelos botões Abrir do perfil da conversa (Ver perfil → Histórico → Orç./Propostas) e do histórico do contato.

Lista: busca por número, cliente, telefone ou título; filtros por status, vendedor e período. Cada linha mostra o envio (a enviar · enviado em · cliente respondeu) e a validade (vencida em vermelho). Ações por linha:

• Abrir e editar — a página cheia do orçamento.
• Ver PDF — abre o documento para imprimir ou baixar.
• Enviar PDF — manda o arquivo na conversa mais recente do cliente.
• Duplicar — cria uma cópia com número novo e validade de 7 dias, e abre para editar.

Novo orçamento — o mesmo formulário do chat, sem precisar estar na conversa.

Página do orçamento (/orcamentos/<número>): itens com foto, nome, preço, desconto e observação (o mesmo editor do chat), forma de pagamento, validade, observações e condições. Salvar grava; Ver PDF e Enviar PDF salvam antes se houver alteração pendente. Vendedor só abre os próprios orçamentos (salvo permissão "ver propostas dos outros"). A página Propostas não muda.

Assinatura digital do orçamento (v631): na página do orçamento, botão Link de assinatura → Gerar link de assinatura (salva antes, se houver alteração). Copie o link e mande ao cliente. Ele abre sem login, lê o PDF (no modelo do orçamento, com os termos dos serviços), escreve o nome, o CPF se quiser, assina com o dedo ou o mouse e marca que concorda. Também pode recusar, com o motivo. Quem gerou o link é avisado no sino nos dois casos. O link vale 7 dias; na mesma janela aparece o andamento (ainda não aberto, aberto, assinado, recusado) e, depois de assinado, o nome, a data e a assinatura. Fica registrado o endereço de internet e o aparelho de quem assinou. A assinatura da Proposta (página Propostas) continua a mesma.

Acompanhamento comercial (Kanban de orçamentos e propostas)

Onde: menu Comercial → Vendas → Acompanhamento (módulo ligado por empresa no painel SaaS; hoje só na Multimedia).

Um quadro com seis colunas calculadas automaticamente — nenhum status novo:

Coluna	Quando o cartão entra
A enviar	criado e ainda sem envio
Enviado	PDF enviado (orçamento pelo CRM, ou "Enviei por fora"; proposta pelo envio da página Propostas)
Respondido	o cliente mandou mensagem no WhatsApp depois do envio, ou visualizou/assinou o documento
Aprovado	status Aprovada
Fechado	aprovado e faturado (ou com pedido gerado)
Perdido	Perdida ou Cancelada (coluna recolhida; clique para abrir)

No topo, numa faixa colada ao menu superior (v616): as abas, a busca, o vendedor, o período, a faixa de valor e a taxa de aprovação. Orçamentos e propostas aparecem juntos no mesmo quadro, e o quadro ocupa a tela inteira. Cada cartão mostra cliente, número, valor, vendedor e o tempo parado (relógio até 2 dias, alerta de 3 a 6, chama de 7 em diante), com atalhos: abrir a conversa, enviar o PDF (orçamento), abrir o documento, Aprovado e Perdido (pede o motivo).

Arrastar também funciona: A enviar → Enviado; Enviado/Respondido → Aprovado (abre a confirmação); qualquer coluna → Perdido. Os demais movimentos são recusados com a explicação. Respondido e Fechado são automáticos.

Aprovação pelo vendedor: o botão faz o mesmo que mudar o status na página do documento — a oportunidade do funil sincroniza e as automações de "proposta aprovada" disparam. Desconto aguardando autorização impede a aprovação até o gestor autorizar. Vendedor aprova só os próprios orçamentos.

Acompanhamento comercial: Conversas comerciais e Campanhas Meta (v616)

Na mesma tela, as abas Conversas comerciais e Campanhas Meta mostram as conversas do WhatsApp num quadro por situação. Campanhas Meta traz só os leads que vieram de anúncio. Sem período escolhido, entram as conversas com mensagem nos últimos 30 dias. Grupos e atendimentos de suporte resolvidos ficam de fora.

Coluna	Quando a conversa entra
Agente respondendo	O agente de IA da Recepção está conduzindo a conversa
Aguardando a equipe	O cliente mandou a última mensagem e a conversa está aberta
Em atendimento	Aberta, com a equipe respondendo
Em cadência	O cliente está numa cadência ativa ou pausada
Retomar depois / agendado	Na fila da Retomada (inclusive "Retomar depois"), com visita agendada ou encerrada como "Agendado"
Perdido	Encerrada como Perdido ou Sem resposta, ou o agente marcou como perdido
Encerradas sem fechar	Encerrada sem venda e sem perda (ex.: "Orçamento enviado", "Outro")
Ganho	Encerrada como Fechado ou OS criada

Ganho e Perdido começam recolhidas; clique para abrir. As colunas mudam sozinhas conforme a conversa anda.

Cartão: nome, tempo desde a última mensagem (vermelho quando o cliente espera há 30 minutos ou mais), selo Agente (a IA está respondendo, com o número de respostas) ou Manual ("agente passou" quando a IA já entregou), o anúncio, a cadência, a data da retomada, a última mensagem e o vendedor.

Ver a IA respondendo: clique no cartão. A conversa abre ao lado do quadro com as últimas 40 mensagens: cliente à esquerda, agente em roxo, automações em amarelo, equipe em verde. Em cima, o que o agente anotou e o resumo. Enquanto o agente responde, o painel atualiza a cada 5 segundos ("ao vivo"). O botão Abrir conversa leva ao WhatsApp para assumir.

Filtro "Só as que passaram pelo agente" deixa no quadro só as conversas que tiveram atendimento do agente. No topo aparece quantas o agente está respondendo agora. Vendedor vê só as conversas dele; gerente e administrador veem todas.

Pedidos e produção (painel KDS, lista, calendário e TV)

Onde: menu Operacional → Pedidos e produção (módulo ligado por empresa no painel SaaS; hoje só na Multimedia).

Como o pedido nasce: um orçamento ou proposta aprovado ganha o botão Gerar pedido (na página do orçamento e no cartão da coluna Aprovado do Acompanhamento). Aprovar não cria pedido sozinho. Também dá para criar um Pedido avulso (cliente + itens) na própria tela.

Cadastro do produto → Preços e estoque → "Como este produto é atendido":

• Do estoque — sai pronto; sem saldo, o item fica *aguardando* com a marca "sem estoque";
• A produzir / A montar — entra no painel de produção com prazo (dias de produção do cadastro, ou o prazo do pedido) e setor.

Painel (KDS): colunas Aguardando · Em produção · Montagem · Pronto · Separado. Cada cartão é um item com foto, quantidade, cliente, número do pedido, observação em destaque, prazo (verde no prazo · âmbar vence em 2 dias · vermelho atrasado), tempo na etapa e responsável. Avançar move um passo. Voltar é só para administrador ou gerência, com motivo. Filtro por setor; agrupar por item ou por pedido. Quando um item a produzir/a montar fica Pronto, dá entrada automática no estoque (desligável em Configurações → Produtos e estoque; Separado e Entregue são marcados pelo Romaneio).

Resumo no topo: a produzir, em produção, atrasados, entregam hoje, prontos para entrega e sem estoque.

Etapas de produção da empresa (Configurações → Produtos e estoque → Etapas de produção): as colunas entre *Aguardando* e *Pronto* são suas — nome, cor, ordem e para quem valem (a produzir, a montar ou os dois). Padrão: "Em produção" e "Montagem". Aguardando, Pronto, Separado e Entregue são fixas. Até 8 etapas; item que estiver numa etapa removida aparece numa coluna à parte até ser avançado. Exemplo de marcenaria: Corte → Lixamento → Pintura → Montagem final.

Lista: busca, status, período do prazo, CSV; Calendário: pedidos pelo prazo de entrega — arraste para outro dia para mudar o prazo (pede confirmação e fica na linha do tempo).

Página do pedido: itens e etapas, responsável por item, linha do tempo, vínculos (orçamento/proposta, conversa, notas, romaneios). Ações: Ordem de produção (impressão), Prazo, Avisar cliente (mensagem no WhatsApp pela conversa mais recente), Emitir NF-e (abre Notas de Venda com os itens do pedido) e Cancelar (estorna o estoque; não cancela com romaneio em rota).

Modo TV (/pedidos/tv, ou botão TV; ?setor= para uma TV por setor): tela cheia, escura, fonte grande, sem botões, relógio e contadores; atualiza sozinho e reconecta.

Romaneio de entrega

Onde: menu Operacional → Romaneios de entrega (módulo ligado por empresa no painel SaaS; hoje só na Multimedia). Depende do módulo Pedidos.

1. Novo romaneio — data de saída, motorista (usuário ou nome), veículo, placa e observações. O romaneio nasce montando. 2. Montar a carga — duas abas: - Disponíveis para entrega: por cliente/pedido, com filtros por cliente, cidade, bairro e prazo. Marque o pedido inteiro ou item por item, com quantidade parcial. Quando fica algo de fora, a tela avisa "Entrega parcial — ficam pendentes: …". - Pendentes: só leitura, com o motivo — "Em produção — previsto dd/mm", "Aguardando montagem", "Sem estoque — faltam N", "Já está no romaneio X". Clicar leva ao pedido. As paradas (uma por pedido) são reordenáveis com as setas; o resumo da carga soma por produto. 3. Imprimir — A4: cabeçalho com motorista/veículo/placa/data; por parada: cliente, endereço, telefone, itens, observação e linha de assinatura do recebedor; última página com o resumo da carga. Sem URL, com o rodapé MultCRM. 4. Registrar saída — o romaneio fica em rota, os itens dos pedidos passam a Separado, e dá para avisar cada cliente no WhatsApp com um texto editável (pela conversa mais recente). 5. Baixa na volta — em cada parada: Entregue (quantidade e "recebido por"; entrega parcial devolve o restante a disponível) ou Devolvido (motivo). Devolução depois de entregue desfaz a entrega. Com o estoque configurado "Na entrega", é aqui que o estoque baixa (respeitando o bloqueio de negativo) e a devolução estorna. 6. Concluir romaneio — só com todas as paradas resolvidas. O pedido fecha sozinho quando tudo dele foi entregue.

Cancelar (administrador/gerência): os itens voltam a disponíveis, entregas marcadas são desfeitas e o estoque estornado. Pedido em romaneio em rota não pode ser cancelado pela tela de Pedidos.

Tela do motorista (celular, sem login) — na página do romaneio, Link do motorista gera um link único (/entrega/...) para copiar ou mandar pelo WhatsApp. No celular, o motorista vê as paradas na ordem, com Mapa (abre a navegação), Ligar e WhatsApp do cliente; toca em Saí para entrega (se a carga ainda estava em montagem) e, em cada item, Entregue (quem recebeu, assinatura no dedo, foto opcional — reduzida no próprio aparelho) ou Devolvido (motivo). Tudo cai no romaneio e no pedido na hora, com as mesmas regras da tela interna (estoque "na entrega", parcial, estorno). A assinatura e a foto aparecem na parada, na tela interna. O link vale até o romaneio ser concluído ou cancelado; quem tiver o link consegue registrar, então mande só ao motorista.

Rota no mapa — na página do romaneio, Ver rota no mapa mostra a empresa (E) e as paradas numeradas com a linha da rota de carro, mais a distância e o tempo estimados (OpenStreetMap; sem custo). Otimizar ordem reordena as paradas pela sequência mais curta (vizinho mais próximo a partir da empresa) e mostra os km antes e depois; Abrir no Google Maps leva a rota inteira para a navegação. A localização de cada cliente vem do cadastro (lat/lng) ou é encontrada pelo endereço de entrega e gravada no cadastro na primeira vez (~1 s por cliente novo). Cliente sem endereço reconhecido aparece listado para completar o cadastro. O motorista também tem o botão Rota completa no Google Maps na tela dele.

Configurações → Modelo do orçamento

Como sai o PDF do orçamento da empresa (o Modelo de Proposta da página Propostas é outro e não muda): título no topo (ex.: "ORÇAMENTO" ou "PROPOSTA DE PREÇO"), cor (ou a cor da empresa), o que aparece (logo, fotos dos itens, código, descontos, vendedor), texto sob o nome da empresa, condições padrão (usadas quando o orçamento não tem as próprias), rodapé, a mensagem que acompanha o PDF no WhatsApp (com {numero}, {total}, {validade}, {empresa}, {cliente}) e a validade sugerida em dias ao criar. Ver prévia abre um exemplo com o modelo atual antes de salvar. Só administrador/gerência salva. PDFs já enviados não mudam; ao abrir ou reenviar, o PDF é refeito com o modelo novo.

Configurações → Produtos e estoque

Em Configurações → Personalização → Produtos e estoque, o administrador ou a gerência escolhe o que o vendedor pode alterar no item do orçamento:

Opção	Ligada (padrão)	Desligada
Trocar a foto do item	o vendedor envia outra foto	sai sempre a foto do cadastro
Alterar o nome do item	o vendedor escreve o nome	vale o nome do cadastro
Alterar o preço do item	o vendedor digita o valor	vale o preço do cadastro (o desconto continua)
Permitir item fora do cadastro	dá para criar item avulso	só produtos e serviços cadastrados

Todas nascem ligadas — é como o sistema já funcionava. Administrador e gerência nunca são limitados por elas, e desligar uma opção não altera orçamento que já foi gravado.

Bloco Origem do item no orçamento (v495). De onde cada item vai sair quando o orçamento virar pedido. Com o seletor ligado, aparece ao lado de cada item do orçamento a escolha Tem em estoque, Produzir ou Comprar:

Origem	Quando vira pedido
Tem em estoque	sai do estoque e vai direto para conferência e entrega
Produzir	entra na tela Pedidos, na primeira etapa de produção
Comprar	fica "Aguardando compra" até chegar do fornecedor (módulo Compras)

Produto do cadastro já vem com a origem do cadastro (Montar conta como Produzir), e o vendedor pode trocar. Item digitado na hora vem sem origem. Opções do bloco: Exigir a origem em todo item (o orçamento não salva com item sem origem; recomendado para quem vende item avulso, que antes entrava no pedido como "do estoque" e não chegava à produção), Mostrar a origem no PDF (desligado, a origem é só interna) e quais das três opções a empresa usa. O bloco nasce desligado: sem ele, vale o cadastro do produto, como sempre. A página Propostas não muda.

Modelo de página do orçamento (galeria)

Em Configurações → Modelo do orçamento, a gerência escolhe o desenho do PDF (v498). As opções de cor, logo, textos e validade valem para todos:

Modelo	Para quem serve
Clássico	o desenho de sempre; continua o padrão
Moderno	topo em bloco colorido, mais espaço em branco, totais em destaque
Compacto	letra menor e sem fotos; muitos itens em uma página
Vitrine	foto grande por item; móveis, estofados e produtos visuais
Clínica	só para clínica de estética: Procedimento, Sessões e Valor por sessão, bloco Plano de tratamento, produtos à parte, Paciente e Profissional, orientações de preparo e retorno do cadastro do procedimento
Pedido de venda (DAV)	v630: sai como PEDIDO DE VENDA · DAV com o aviso "não é documento fiscal", dados do cliente, itens com unidade e desconto em %, forma de pagamento e observações, os termos dos serviços e as assinaturas do vendedor e do cliente. O arquivo sai como Pedido_N.pdf. Ligado na Repara Brisas pelo seletor do orçamento

A chave Deixar o vendedor escolher outro modelo num orçamento específico mostra o seletor Modelo da página na tela do orçamento. Nasce desligada. A Proposta (página Propostas) não muda.

Compras (fornecedores e pedido de compra)

Módulo Compras (v497, só por ativação), no menu. Quem pode agir: administrador, gerência e quem tiver a permissão Gerenciar compras (Configurações → Usuários e Perfis). Os demais só consultam.

• A comprar: quando um orçamento com item Comprar vira pedido, o item aparece nesta fila, com o pedido de venda, o cliente e o prazo. Marque os itens que vão para o mesmo fornecedor e clique em Criar pedido de compra. Dá para incluir produtos do cadastro e itens livres, e fazer compra avulsa sem pedido de venda.
• Fornecedores: nome, CNPJ ou CPF, telefone (WhatsApp), e-mail, prazo médio e observação. Fornecedor com pedidos não é apagado: fica desativado.
• Pedido de compra: numeração própria (ex.: 210001-C0001), previsão de chegada e custo por item (opcional; aparece no texto só se você marcar "incluir custos"). Botões: Enviar pelo WhatsApp (manda o texto pronto pelo número da empresa e marca como enviado), Copiar texto, Imprimir e Cancelar com motivo (os itens voltam para a fila).
• Recebimento: abra o pedido de compra, preencha Chegou agora nos itens e clique em Registrar recebimento. Item completo fica Pronto no pedido de venda, liberado para conferência e entrega; produto do cadastro dá entrada no estoque. Enquanto espera, o pedido de venda mostra Aguardando compra.
• Situações: A enviar ao fornecedor → Pedido feito → Recebido parcial → Recebido. Só dá para cancelar antes de receber mercadoria.

Bloco Estoque — quando o estoque baixa (v429). Escolha uma opção:

Opção	Baixa em	Volta em
Ao aprovar o orçamento	o orçamento é colocado como Aprovado	ele deixa de ser aprovado (perdido, cancelado)
Ao emitir a nota fiscal (padrão)	a NF-e é autorizada — como sempre foi	a nota é cancelada
Na entrega (romaneio)	a parada do romaneio é marcada entregue (precisa do módulo Romaneio)	devolução

Regras que valem em qualquer opção: Propostas continuam baixando na emissão da nota; nota avulsa (sem orçamento) baixa sempre; a nota de um orçamento que já baixou ao aprovar não baixa de novo — só a diferença, se a nota tiver quantidade maior. Trocar a opção vale dali em diante: o que já aconteceu não é reprocessado.

Bloquear estoque negativo (nasce desligado): ligado, o sistema não deixa aprovar o orçamento, emitir a nota ou entregar se faltar saldo, e diz qual produto falta ("saldo 5, necessário 12"). Reserva de estoque (v436): a lista de Produtos mostra, ao lado do saldo, o disponível e o reservado (o que os pedidos em aberto ainda vão tirar — descontando o que já foi entregue ou já baixou). A opção "O bloqueio considera a reserva dos pedidos abertos" (nasce desligada) faz o bloqueio usar o disponível em vez do estoque físico, sempre ignorando o próprio pedido que está sendo validado. Se alguém aprovar o orçamento pela página Propostas com a opção "Ao aprovar", a baixa acontece em até 5 minutos e a gerência recebe um aviso quando o saldo fica negativo. Na tela de Produtos o saldo negativo ganha o selo negativo, e o livro de movimentos mostra a origem ("Orçamento 90001-0042 aprovado").

Como criar uma campanha da Meta pelo CRM

Em Campanhas Meta, clique em Criar campanha (só admin e gerência). São 3 passos:

1. O que anunciar: nome da campanha, quanto gastar por dia, a Página do Facebook e o número de WhatsApp que vai receber as conversas. 2. Quem vê: pesquise a cidade, ajuste o raio em km, e defina idade e gênero. 3. O anúncio: descreva o que quer vender e clique em Escrever 3 opções para a IA criar título e texto. Escolha uma, edite se quiser e envie a imagem (quadrada, 1080×1080, até 8 MB).

Antes de criar, a tela mostra em português tudo o que será enviado.

A campanha nasce pausada. Ela não gasta nada até alguém ativar. Para ativar, use o botão Ativar na lista de campanhas ou abra o Gerenciador de Anúncios pelo link que aparece ao final.

Observações:

• O objetivo é sempre conversas no WhatsApp, que é o que o CRM consegue medir (conversa que chega, venda que fecha).
• Se você restringir idade ou gênero, a Meta respeita a sua escolha. Deixando de 18 a 65 anos e os dois gêneros, ela pode ampliar o público sozinha.
• O orçamento respeita o teto da empresa, e a criação fica registrada.

Como usar o estrategista de IA das campanhas

Em Campanhas Meta → Campanhas, no card Estrategista de IA:

1. Escolha o período no topo da página (ele é o que a IA vai analisar). 2. Se quiser, escreva o que você quer no campo de texto. Exemplo: *"quero mais conversas no WhatsApp em Fortaleza gastando até R$ 100 por dia"*. 3. Clique em Gerar estratégia e aguarde de 20 a 60 segundos.

A IA devolve um resumo, uma lista de ações (pausar, ativar ou mudar orçamento), ideias de campanha com texto pronto para copiar e alertas quando faltam dados.

• Cada ação tem o botão Aplicar, que muda a conta de anúncios de verdade, com confirmação, respeitando o teto da empresa e ficando registrado.
• A IA lê os números da Meta e o que o CRM registrou: conversas que realmente chegaram, vendas fechadas e o desfecho de cada conversa.
• A IA erra. Confira antes de aplicar; nada é aplicado sem você clicar.
• O uso conta no limite mensal de IA da empresa.

Como pausar, ativar e mudar o orçamento das campanhas pelo CRM

Em Campanhas Meta → Campanhas, administradores e gerentes veem a coluna Ações em cada campanha, conjunto e anúncio:

• Pausar / Ativar: muda de verdade na conta de anúncios. O CRM pede confirmação antes, porque ativar faz a Meta voltar a gastar.
• Orçamento: aparece onde o orçamento diário é daquele nível. Informe o novo valor por dia e salve.
• Alcance (só nos conjuntos, v600): mostra onde o anúncio aparece (cidades, raio, quem é alcançado, idade, gênero e interesses) e deixa mudar duas coisas:
  • Expansão de local: ligada, a Meta pode mostrar o anúncio fora da área escolhida quando acha que vai dar resultado. É o que traz leads de outros estados. A Meta só deixa desligar a expansão desligando o público Advantage+ do conjunto. Sem ele, idade, gênero e interesses viram limite. Escolha Público amplo na área (recomendado: todos os gêneros, sem filtro de interesses, só nos locais escolhidos) ou Usar como limites.
  • Não mostrar para quem o CRM marcou como perdido ou fora da área: aplica no conjunto o público de exclusão que o CRM mantém (Retorno à Meta). A última mudança feita pelo CRM aparece na janela com o botão Desfazer, que volta a segmentação exata de antes. A Meta aceita uma mudança de público a cada 30 segundos por conjunto.
• Horário (campanhas e conjuntos, v602): escolha os dias e horários em que a campanha fica ligada. O CRM liga e pausa sozinho na Meta, no horário de Brasília. Exemplo: segunda a sexta das 07:00 às 18:00, sábado das 07:00 às 13:00 e domingo pausada.
  • Ligue cada dia e informe a hora de ligar e a de pausar. Repetir até sexta copia o horário de segunda para terça a sexta.
  • Ao salvar, o CRM aplica na hora. A janela mostra se a campanha fica ligada ou pausada agora e quando acontece a próxima troca.
  • Fora do horário a Meta não entrega e não gasta. O orçamento diário passa a ser gasto nas horas em que a campanha está ligada.
  • Pausas de menos de 7 dias não reiniciam o aprendizado da Meta.
  • Se alguém ligar ou pausar à mão, o CRM respeita até a próxima troca do horário. Para parar de vez, desligue Ligar e pausar sozinho.
  • Com horário ligado, o botão aparece como Horário ligado. Cada troca fica registrada com o nome "Horário programado". Se a Meta recusar uma troca, o motivo aparece na janela e o CRM tenta de novo a cada 5 minutos.

O que o CRM não faz: excluir campanha, conjunto ou anúncio. Para isso, use o Gerenciador de Anúncios da Meta.

Teto de segurança: cada empresa tem um limite de orçamento diário (padrão R$ 500,00 por dia). Um valor acima do teto é recusado, com o motivo na tela. A Meta também não aceita menos de R$ 6,00 por dia.

Fica tudo registrado: quem mudou, o que mudou, o valor antes e depois — e também as tentativas que deram erro.

Atenção: mudar o orçamento reinicia o aprendizado da Meta, e o custo por resultado costuma oscilar nos dias seguintes.

Como alterar o endereço de entrega de um pedido

O endereço de entrega é do pedido e pode ser trocado em dois lugares:

• No pedido: abra o pedido, bloco Entrega, botão Alterar.
• No romaneio: na parada do cliente, clique em alterar (ou informar, quando o pedido está sem endereço) ao lado do endereço.

Digite o CEP e clique na lupa para preencher rua, bairro e cidade. Informe o número (use S/N se não houver), o ponto de referência e, se outra pessoa for receber, o nome e o telefone dela. Marque Salvar também no cadastro do cliente para os próximos pedidos já nascerem com o endereço.

• Quem pode: o vendedor do pedido, quem gerencia pedidos ou romaneios e a gerência. Com o pedido já em rota, só a gerência ou quem gerencia romaneios, e a tela lembra de avisar o motorista.
• Pedido entregue ou cancelado não muda mais de endereço.
• A troca fica na linha do tempo do pedido, com o endereço novo.
• O mapa da rota e o link do motorista passam a usar o endereço novo, com a referência e quem recebe.

Como faturar um pedido e marcar como pago

Faturar registra como o cliente paga. Não emite nota fiscal: a NF-e só sai se você clicar em Emitir NF-e.

1. Abra o pedido e clique em Faturar. 2. Escolha a forma de pagamento (PIX, dinheiro, cartão de crédito ou débito, boleto, transferência, outro) e o valor. Use Outra forma quando o cliente paga de mais de um jeito. A soma tem de fechar com o total do pedido. 3. Ligue Pago no que já foi recebido.

O selo do pedido mostra a situação: Pago, A receber R$ X, Parcial: falta R$ X ou Não faturado. Ele aparece na lista de pedidos, no pedido, na parada do romaneio e no link do motorista (o motorista vê só quanto receber).

• No bloco Pagamento do pedido, cada forma tem o botão Marcar pago ou Desmarcar, com quem marcou e quando.
• Marcar como pago depende da permissão Marcar pagamento do pedido como pago, em Configurações → Usuários (no usuário ou no perfil). Administrador e gerência já podem. Sem ela, a pessoa fatura mas não marca pago.
• Só o pedido faturado e todo pago dispensa o comprovante de pagamento na entrega.
• Desfazer faturamento (gerência, com motivo) apaga as formas e volta o pedido a Não faturado.

Expedição: conferir, agendar e só então o romaneio

Em Romaneios → aba Expedição fica o quadro com o caminho do pedido:

Coluna	O que significa	O que fazer
A conferir	Há item pronto esperando a conferência	Conferir e separar
Conferido, falta agendar	Tudo separado, sem dia combinado	Agendar
Pronto para entrega	Conferido e agendado	Colocar no romaneio
No romaneio	Já está em um romaneio em montagem	—
Em rota	Saiu para entrega	—

• Conferir marca o item como separado. Dá para conferir o pedido todo pelo quadro ou item a item na tela do pedido. Desfazer a conferência é só para a gerência ou quem gerencia romaneios, com motivo.
• Agendar pede o dia e o turno combinados com o cliente e, se quiser, uma observação. Ligando Avisar o cliente no WhatsApp, ele recebe a mensagem de agendamento. O pedido precisa ter o endereço completo.
• Cada cartão mostra o selo do pagamento, o endereço (ou o aviso de que falta), o dia agendado e o vendedor.
• Com as regras ligadas, o romaneio só aceita pedido conferido e agendado. O que falta aparece em Pendentes, com o motivo: "Falta conferir e separar" ou "Falta agendar a entrega com o cliente".

As regras ficam em Configurações → Entrega e romaneio → Regras da expedição: exigir conferência, exigir agendamento, vendedor agenda o próprio pedido e a mensagem de aviso do agendamento. Desligadas, o pedido pronto entra no romaneio como sempre foi.

Romaneio por dia e turno, e a agenda de entregas

Em Configurações → Entrega e romaneio → Regras da expedição, escolha como o romaneio é organizado: Livre, Dia ou Dia e turno.

• Por dia ou turno, o Novo romaneio pede a data (e o turno). Se já houver outro romaneio aberto para o mesmo dia e turno, a tela avisa, sem impedir (podem ser dois motoristas).
• Com Pedido agendado entra sozinho no romaneio do dia ligado, agendar a entrega de um pedido já conferido coloca o pedido no romaneio em montagem daquele dia e turno. Se não existir, o sistema cria. Reagendar move o pedido para o romaneio do novo dia; desmarcar tira. Assim cada vendedor põe o próprio pedido no romaneio do dia só agendando.
• Em Romaneios → aba Agenda aparece a semana, dia por dia e turno por turno: os romaneios de cada célula e, em amarelo, os pedidos agendados que ainda estão fora de romaneio.
• Na aba Romaneios dá para filtrar pelo dia de saída. Ao montar a carga, a lista de disponíveis já vem filtrada pelos agendados para o dia do romaneio (desmarque "Só os agendados para..." para ver tudo).

Turnos de entrega

Em Configurações → Entrega e romaneio, cadastre os turnos da empresa (nome e horário, por exemplo Manhã 08:00 às 12:00). Dá para reordenar, editar e desativar. Turno desativado some das próximas escolhas; o que já foi agendado continua valendo. Só administrador e gerência alteram.

Como saber quem fica com cada conversa (roleta, URA, primeiro que responde)

Abra Gestão do WhatsApp (administrador ou gerência). O primeiro quadro, Como o atendimento está funcionando agora, explica em frases simples a configuração que está valendo:

• Resumo em uma frase de como as conversas são distribuídas.
• Pontos de atenção: número desconectado, roleta sem efeito porque a URA manda, resposta saindo por outro número, conversa nova sem regra de dono.
• Número a número: quem vê a conversa nova que chega em cada chip (só o vendedor dono do número, todos, sorteio ou menu da URA) e o que acontece depois que alguém fica com ela.
• O caminho de uma mensagem nova: fluxo automático, URA, cliente já cadastrado com vendedor, roleta e quem fica com a conversa.
• Todas as opções com Ligado/Desligado e o efeito de cada uma. Clique em uma para ir direto ao ajuste (a URA abre em Departamentos e URA).
• No rodapé, quem vê todas as conversas independentemente das regras.

O quadro se atualiza sozinho quando você salva uma opção.

Como fazer os grupos do WhatsApp aparecerem no CRM

Em Gestão do WhatsApp, ligue Mostrar GRUPOS do WhatsApp nas conversas. A opção vale para todos os números da empresa, inclusive os números dos vendedores. Cada grupo aparece na lista quando chegar a próxima mensagem nele (mensagens antigas, de antes de ligar, não são importadas).

Quem vê cada grupo: com GRUPOS visíveis para TODOS os usuários ligado, todo mundo da empresa vê todos os grupos. Desligado, o grupo segue a regra das conversas (número do vendedor, dono da conversa). Para esconder um grupo específico, abra o grupo → Ver perfil → Visibilidade do grupo (só gerência) e restrinja a uma pessoa.

Como enviar um produto na conversa (preço e observações)

Na conversa, botão Enviar Produto: busque o produto, confira o preço (vem do cadastro e pode ser alterado só para essa mensagem) e escreva observações. A mensagem leva nome, descrição, preço, a foto do cadastro e as observações; o estoque não vai (v525).

Como falar com um contato pelo WhatsApp do CRM

Em qualquer cadastro (Pessoas e Empresas, ficha do cliente, cartão do funil, ordem de serviço, lista de usuários), clique no telefone: a conversa abre no WhatsApp do próprio CRM. Se já existe conversa com esse número, ela é aberta; se não existe, o CRM cria a conversa para você mandar a primeira mensagem.

• Setinha ao lado do número: *Abrir no WhatsApp Web* (fora do CRM) e *Copiar número*.
• Ctrl + clique abre a conversa em outra aba.
• Número sem DDD ou incompleto não vira link — confira o cadastro.
• Quem não tem acesso ao WhatsApp do CRM continua indo para o WhatsApp Web.
• Se aparecer "você não tem um número para enviar", peça ao administrador para vincular um chip de WhatsApp ao seu usuário.

Como corrigir o nome de um contato no WhatsApp

Quando o cliente inicia a conversa, o CRM usa o nome que ele colocou no perfil do WhatsApp dele (muitas vezes um apelido ou uma sigla). Para corrigir:

1. Abra a conversa → menu ⋮ → Editar nome do contato (ou clique no lápis ao lado do nome em Ver perfil). 2. Digite o nome certo e clique em Salvar nome. O nome fica fixado: não volta a mudar quando o cliente mandar mensagem. 3. Se o contato já está no cadastro (Pessoas e Empresas), marque Atualizar também o cadastro do cliente para o nome mudar nos dois lugares. 4. Para desfazer, abra a mesma janela e clique em Voltar a usar o nome do WhatsApp — na próxima mensagem do cliente o nome volta a ser o do perfil.

E o número? O número é a identidade da conversa — é por ele que as mensagens do cliente chegam —, por isso não é editável na conversa. Se o WhatsApp entregou só o ID de privacidade (sem número), use Ver perfil → ID sem número — cadastrar telefone. Número errado no cadastro do cliente se corrige em Pessoas e Empresas.

Onde ficam as telas da agência (grupo Agência no menu)

Desde a v577 a agência trabalha dentro do CRM, sem trocar de painel. Quem é da agência (o administrador e a gerência da empresa da agência, a equipe ligada em Equipe e o administrador da plataforma quando usa Entrar no painel) vê no menu lateral, no topo, o grupo Agência:

Item do menu	O que tem	Antes ficava em
Visão geral	a Gestão da agência: uma linha por cliente com contrato, entregas, pendências e responsável (v578)	Painel → Conteúdo
Minhas tarefas	o que está com você: projetos, publicações, datas planejadas e agenda (v581)	(novo)
Clientes	as empresas atendidas e a ficha de cada uma	Painel → Empresas
Produção	o quadro de demandas da equipe, por cliente (v583)	(novo)
Aprovações	o que está com o cliente, os ajustes pedidos e as pautas abertas (v585)	(novo)
Indicadores	volume, retrabalho, prazos e custos da produção (v586)	(novo)
TV da agência	painel ao vivo para deixar numa televisão (v587)	(novo)
Calendário	as postagens de todos os clientes	Painel → Calendário
Contratos	metas do contrato e o que falta por cliente	Painel → Conteúdo
Financeiro	a receber, a pagar, margem e a fatura da plataforma	Painel → Pagamentos
Equipe	quem trabalha na agência e o que cada um vê	Painel → Usuários
Relatórios	uso de IA e relatórios da agência	Painel → Relatórios

Logo abaixo do grupo Agência continua o CRM da própria agência: WhatsApp, propostas, financeiro, agenda e o resto. Cada pessoa vê só as páginas liberadas no cadastro dela (veja "Como definir o que cada pessoa da agência vê").

Links e favoritos antigos continuam valendo: quem é da agência e abre um endereço do painel antigo é levado sozinho para a página certa do grupo Agência. As empresas clientes não veem nada disso.

Desde a v589 o atalho Painel SaaS do CRM aparece só para o administrador da plataforma: a equipe da agência usa o grupo Agência. O painel roxo da plataforma não tem mais Calendário, Conteúdo nem Pagamentos; os endereços antigos dessas telas abrem as telas da Agência.

Como ver o calendário de postagens de todos os clientes (agência)

Quem é usuário de agência (gerencia várias empresas no painel) tem o Calendário de Conteúdo: todas as postagens agendadas e publicadas de todas as empresas da agência, num calendário só.

1. Ao entrar no sistema, a agência já cai no calendário. Também dá para abrir pelo menu: Agência → Calendário. 2. Escolha a visão Mês, Semana ou Lista, e navegue com as setas ou Hoje. 3. Cada item mostra a cor do canal (Instagram, story do WhatsApp, disparo do WhatsApp, campanha, e-mail marketing), o logo da empresa, a hora e o título. Rascunho aparece tracejado; cancelado, riscado; erro, com borda vermelha. 4. Filtre por empresa, canal e status (os filtros ficam no link — dá para compartilhar com a equipe). 5. Clique num item para ver a prévia, as contas, o erro (se houver) e clique em Abrir na empresa para entrar naquela empresa direto na tela da postagem (precisa da permissão de acessar empresas no painel da agência).

Faixa do topo (visão da agência): quatro cartões mostram Empresas atendidas, Postagens no período, Equipe responsável (as iniciais de quem tem postagem; clique numa para filtrar) e Pendências (aprovação, erro e datas sem arte). Logo abaixo, os seis status são botões: Agendadas, Aprovadas, Aguardando aprovação, Alterações solicitadas, Publicadas e Com erro. Clicar em um filtra o calendário; clicar de novo tira o filtro. Há também a busca, o filtro por responsável e Limpar filtros.

No item do calendário: a bolinha é o status e as iniciais são o responsável. As datas planejadas sem arte aparecem tracejadas ("Sem arte: tema"); as que já passaram, como "Vencida sem arte". Clique numa delas e em Criar a arte na empresa para abrir o composer já na data e ligado a ela.

Painel da empresa: escolha uma empresa no filtro Empresas e o lado direito mostra o contrato dela, a barra publicado e agendado sobre a meta, as pendências e as próximas datas sem arte, cada uma com "Nova postagem nesta data". Daí também se abre o contrato e a ficha do cliente.

Relatório mensal para o cliente: botão Relatório mensal, escolha a empresa e o mês. Abre pronto para imprimir ou salvar em PDF, com o total do mês, feed e stories, o contratado e o entregue, cada publicação com a data e o link, o que está em andamento e os outros canais.

Criar a partir do calendário: clique em Nova postagem, escolha a empresa, o canal e a data — você entra na empresa com o composer já aberto e a data preenchida.

Publicar em várias empresas (Instagram): clique em Publicar em várias empresas, marque as empresas (e as contas de cada uma), monte a publicação (tipo, legenda, mídias, agora ou agendada) e confirme. O sistema cria uma publicação em cada empresa — se alguma falhar (conta sem token, por exemplo), as outras seguem e o motivo aparece na tela de resultado.

Reagendar arrastando: na visão Mês, arraste a postagem para outro dia (a hora é mantida); na visão Semana, para outro horário. Só o que está agendado ou em rascunho pode ser arrastado — o que já saiu não move.

Cancelar, tentar de novo e duplicar: no painel da postagem. Cancelar vale para agendada/rascunho (story sai da fila e vira rascunho); Tentar de novo reenfileira o que deu erro (só nas contas que falharam, no Instagram); Duplicar cria uma cópia na mesma empresa, como rascunho ou já agendada para a data que você escolher. Tudo fica registrado na auditoria da empresa com o nome de quem fez, marcado "(agência)".

Pauta para o cliente: clique em Pauta para o cliente, escolha a empresa e o período e gere o link. Mande pelo WhatsApp ou e-mail: o cliente abre sem login, vê cada postagem com prévia e clica em Aprovar ou Pedir ajuste (escrevendo o que mudar). No calendário aparece o selo verde (aprovada) ou âmbar (ajuste) e quem criou a pauta recebe o aviso no sino. O link vale 30 dias. A mesma página tem Imprimir / PDF para enviar a pauta do mês em arquivo.

Resumo semanal: em Resumo semanal a agência escolhe dia e hora; nesse momento cada usuário da agência recebe no sino (e no WhatsApp, se marcado) o que sai nos próximos 7 dias por empresa, quem está sem nada agendado e o que falhou. Enviar agora manda um na hora para testar.

Como cadastrar o contrato de conteúdo de um cliente (agência)

O contrato de conteúdo diz o que a agência combinou com o cliente. É dele que saem as metas, o "o que falta" e a regra de aprovação.

1. Agência → Clientes → abra a empresa → aba Plano e contrato → cartão Contrato de conteúdo. 2. Aprovação das publicações: ligue "O cliente aprova antes de publicar" se for o caso, e preencha quem aprova e o responsável padrão da equipe. 3. Metas de postagem: escolha se a meta conta por mês ou por semana (segunda a domingo) e digite as quantidades. Post, carrossel e reel contam juntos na meta de feed; stories contam à parte. Também há metas para stories do WhatsApp, disparos, e-mail marketing e campanhas. Deixe em branco o que não foi contratado. 4. Empresa com mais de uma conta do Instagram: escolha Meta geral (as contas somam numa meta só) ou Meta individual por conta (cada conta tem a sua de feed e de stories). 5. Valor e vigência: valor mensal do conteúdo, dia do vencimento e datas. O valor do conteúdo é separado do valor do plano do CRM, mas a tela mostra os dois e o total da empresa por mês. 6. Serviços incluídos: escreva os serviços do jeito que a agência chama (ou clique nas sugestões) e, se quiser, as observações do contrato. 7. Salvar contrato de conteúdo. Precisa da permissão de editar planos no painel da agência.

Como preencher a ficha do cliente (agência)

A ficha junta tudo que a equipe precisa ter à mão sobre o cliente.

1. Agência → Clientes → abra a empresa. Pelo grupo Agência ela já abre na aba Ficha do cliente (pela Visão geral, use o menu da linha → Ficha do cliente). O topo mostra o cliente, quem alterou a ficha por último e quando, Imprimir ficha e Salvar alterações. 2. A ficha tem quatro sub-abas: Materiais e contatos, Briefing da marca, Acessos e Documentos e arquivos. 3. Em Materiais e contatos (v579): - Materiais da marca: tabela com Pasta, Tipo, Local e Ações. As pastas Fotos, Vídeos, Logos e identidade e Artes aprovadas aparecem sempre; a que ainda não tem link mostra Adicionar link. Nova pasta cria outras. O Local diz se o link é do Google Drive, Dropbox, OneDrive ou outro, e Abrir pasta abre o link. A pasta precisa estar compartilhada por link. - Redes sociais e site: Rede, Perfil, Status e Administração. O Instagram aparece como Conectada ao CRM quando a conta com o mesmo usuário está conectada na empresa. Agência administra ou Cliente administra vem da marcação na hora de editar a rede. - Contatos do cliente: quem aprova, quem paga e quem acompanha. Os atalhos Aprovação, Financeiro e Marketing mostram quem tem esse papel (ou Definir, que já abre o contato com o papel). O WhatsApp do contato abre a conversa no WhatsApp do CRM. - E-mails da empresa: endereço e para que serve. - Briefing da marca: o resumo (quem é, público, produtos e tom de voz) e Abrir briefing completo. Tudo o que você inclui, edita ou remove nesta sub-aba fica como rascunho: a barra de baixo mostra o que mudou, com Descartar e Salvar alterações. Se tentar fechar a página antes de salvar, o navegador avisa. 4. Em Documentos e arquivos: os Materiais enviados (veja o item 7) e os Documentos por link (contrato assinado, termos e referências). Marque Interno no que o cliente não deve ver e clique em Salvar do bloco. 5. Acessos (logins): serviço, usuário e senha do cliente. A senha é guardada cifrada no cofre: a lista mostra só bolinhas. Mostrar (o olho) e Copiar buscam uma senha por vez, ela some sozinha em 30 segundos e fica registrado na auditoria da empresa quem viu e quando. Só vê este bloco o dono da agência ou quem tiver a permissão de ver logins. 6. Briefing da marca: escreva à mão quem é o cliente, público, produtos, diferenciais, objetivos, tom de voz, o que não falar, hashtags, concorrentes, cores e fontes e observações de produção. Clique em Salvar briefing. Sugerir melhorias com IA: a IA lê o Instagram conectado da empresa, o site (o cadastrado nas redes ou o que você digitar) e os arquivos de Materiais, e devolve sugestões campo a campo, dizendo de onde tirou. Clique em Aceitar ou Descartar em cada uma e depois em Salvar briefing. Nada é gravado sozinho. A tela mostra o que a IA conseguiu ler e o que não. 7. Materiais: envie catálogos, apresentações, tabelas e fotos (docx, doc, pdf, txt, xlsx ou imagem, até 25 MB). Ficam guardados na plataforma e o texto é lido para a IA usar. O cliente também pode enviar pela tela dele. 8. Imprimir ficha gera o documento sem logins e sem senhas.

O briefing também passa a orientar o botão Gerar legenda com IA das publicações, e os links de Arquivos aparecem no composer como "Arquivos do cliente".

A IA disse que não há material para ler? Conecte o Instagram da empresa, cadastre o site em Redes sociais e site ou envie arquivos em Materiais. O site não foi lido? A mensagem diz o motivo (site fora do ar, demorou mais de 6 segundos, página que depende de JavaScript). A senha não grava? O cofre de senhas do servidor não está configurado: avise o suporte.

Como a empresa vê o contrato e envia materiais para a agência

1. Configurações → Publicações e conteúdo (administrador ou gerência). 2. Contrato de conteúdo: as metas, se as publicações passam por aprovação, os serviços incluídos e a vigência. Só para conferir: quem edita é a agência. 3. Materiais → Enviar arquivos: mande catálogos, apresentações, tabelas e fotos. A agência é avisada na hora. Você pode remover o que você mesmo enviou. 4. Ficha da empresa na agência: contatos, redes, e-mails, arquivos e o briefing, para conferir se está tudo certo. Logins e documentos internos da agência não aparecem aqui.

Como a plataforma acompanha e cobra as agências (revendas)

Só para o administrador da plataforma. Painel → Agências. As agências são revendas: cuidam dos clientes delas no mesmo painel e pagam à plataforma pelo uso. Nada aqui emite boleto; é o controle do que foi combinado, faturado e pago.

Empresa da agência (v575): ao cadastrar ou editar a agência, escolha a empresa dela no CRM. O administrador dessa empresa entra no painel da agência como Gestor e a gerência entra como Social media (sem financeiro e sem logins), sem precisar de vínculo manual. Quem é de outra empresa continua entrando pelo vínculo em Usuários.

Entrar no painel da agência (v576): em Agências (e no Dashboard da plataforma), o botão Entrar no painel abre o painel exatamente como a equipe da agência vê, com acesso total: o CRM da agência com o grupo Agência no menu (v577). A faixa amarela no topo das telas da agência diz em qual agência você está. Dali, Acessar um cliente abre o CRM dele; o botão da faixa Voltar ao painel da agência traz de volta, e Sair do painel da agência volta à plataforma.

O menu da plataforma ficou com o cadastro: Dashboard, Agências, Empresas, Usuários, Planos, Relatórios, Capacidade e Configurações. Calendário, Conteúdo e Pagamentos de cada agência ficam no painel dela. O Dashboard da plataforma mostra uma linha por agência, com empresas, usuários e a fatura do mês.

1. Escolha o mês com as setas. Os cartões do topo somam: agências e empresas ativas, a receber das agências, recebido, atrasado, quantas ainda estão sem fatura e o custo estimado. 2. Cada agência tem um cartão com o mês dela: empresas (do limite), usuários ativos, chips de WhatsApp, IA usada, quanto os clientes pagam à agência, a fatura do mês, o custo estimado para a plataforma e a margem. 3. Cobrança (no cartão): defina o que a agência paga. Mensalidade fixa e valores por empresa ativa, por usuário ativo, por chip de WhatsApp, por mil tokens de IA e por imagem gerada, mais o dia do vencimento. Deixe em zero o que não é cobrado. A janela mostra a prévia do mês com o uso de agora e guarda o contato da agência (responsável, e-mail, telefone, CNPJ) e as observações do acordo. 4. Gerar fatura (no cartão) ou Gerar faturas do mês (todas as agências ativas): a fatura é montada pelo uso real. Pode gerar de novo: a fatura em aberto é recalculada, e a que já foi paga ou cancelada não é mexida. 5. Na fatura: Receber (data e comprovante), e nos três pontos Recalcular pelo uso de agora, Ajustar (desconto com sinal de menos, acréscimo, vencimento e observação; o ajuste é mantido no recálculo), Voltar para em aberto e Cancelar fatura. Atrasada é a fatura em aberto com vencimento passado. 6. Custos da plataforma (botão do topo): quanto a plataforma paga por mil tokens de IA, por imagem e por chip. Serve só para estimar custo e margem. 7. No cartão também ficam a Equipe do painel da agência e os Clientes da agência, com vincular e desvincular empresa. Editar muda o nome, o limite de empresas, a situação e os módulos que a agência pode conceder.

O que a agência vê: em Agência → Financeiro → aba Plataforma ela enxerga os valores combinados e as faturas dela, mês a mês, com os itens. É só leitura. Ao gerar os lançamentos do mês, a fatura da plataforma entra em A pagar como custo geral da agência.

Como cadastrar e editar a equipe da agência

1. Agência → Equipe. O quadro Equipe do painel mostra cada pessoa com e-mail e telefone, o cargo (selo colorido), o perfil, o que pode fazer, as páginas que vê, as empresas que atende (e de quantos clientes é responsável) e o último acesso. Quem está desativado aparece apagado, com o selo "inativo". Quem gerencia a equipe troca o cargo ali mesmo, na lista abaixo do selo. 2. Adicionar usuário ou Editar abre a janela com dois lados: - Dados: nome, e-mail (é o login), telefone, cargo, senha e a chave Acesso ativo. O e-mail pode ser trocado: a pessoa passa a entrar com o novo e a senha continua a mesma. Deixe a senha em branco para manter. - Perfil e acessos: o perfil pronto, o que pode fazer, as páginas e as empresas (explicado no tópico seguinte). 3. Nos três pontos da linha: Desativar o acesso (a pessoa não entra mais no CRM nem no painel; o cadastro fica guardado e dá para reativar) e Tirar do painel (o usuário continua existindo na empresa dele, só perde o painel). 4. Nova empresa (no topo do quadro) leva ao cadastro de um cliente novo da agência. O quadro mostra quantas empresas a agência já tem do limite do plano; no limite, o botão fica apagado e é preciso pedir aumento à plataforma.

Regras: e-mail que já existe em outro usuário não é aceito; ao criar com um e-mail que já tem usuário numa empresa da agência, ele é colocado na equipe com a senha que já usa. Você não desativa nem muda os acessos do seu próprio usuário (peça a outro gestor), e ninguém concede mais do que tem.

Também na equipe: usuários da empresa da agência (v580). Abaixo do quadro aparecem os usuários da empresa da agência que não estão cadastrados no painel. O administrador e a gerência já entram no painel pelo papel deles; os demais podem ser responsáveis por clientes. Ali você dá o cargo de cada um e vê de quantos clientes é responsável. Para dar acesso ao painel a um deles, use Adicionar usuário com o mesmo e-mail.

Como usar a Produção e demandas (agência)

Agência → Produção é o quadro do que a equipe está produzindo para cada cliente. As colunas padrão são Informações da marca, Solicitações, Em andamento, Alterações, Revisão interna e Prontos.

1. Nova demanda (ou o + no topo de uma coluna): escolha o cliente, escreva o título e, se quiser, o tipo, o responsável, o prazo, a coluna e a descrição. Sem escolher responsável, a demanda vai para o responsável do cliente definido na Visão geral. 2. Cada cartão mostra o cliente, o título, o tipo (etiqueta colorida), o prazo (em vermelho quando é hoje ou já passou), comentários, anexos, o checklist (por exemplo 3/5), o responsável e a capa, quando há imagem escolhida como capa. Na coluna de revisão aparece Aprovação da equipe. 3. Arraste o cartão entre as colunas ou dentro da coluna para mudar a ordem. Ao chegar em Prontos, a demanda é concluída (selo verde Concluído); se voltar para outra coluna, reabre. Cada movimento fica no histórico. 4. Clique no cartão para abrir o detalhe: título e descrição (salvam ao sair do campo), checklist, anexos (envie arquivos ou cole o link do Drive; numa imagem, Usar como capa), comentários da equipe e, ao lado, coluna, cliente, tipo, responsável e prazo. Arquivar tira a demanda do quadro (dá para reabrir). 5. Filtros: busca, cliente, responsável, prazo (nesta semana ou neste mês), tipo, Só atrasadas e Só minhas.

Alterações com motivo (v584): ao levar uma demanda para a coluna de Alterações (arrastando ou pelo detalhe), escolha o motivo (ajuste de texto, mudança de briefing, ajuste visual, formato, pedido do cliente ou outro) e, se quiser, escreva o que mudar. Cancelar devolve o cartão para onde estava. Cada alteração conta no cartão (seta circular com o número) e aparece no detalhe, com quem pediu e quando.

Pedido do cliente vira demanda: quando o cliente pede ajuste numa publicação (pelo botão dentro do CRM dele ou pelo link da pauta), a demanda ligada àquela publicação volta para Alterações com o selo laranja Solicitado pelo cliente. Se não havia demanda, nasce uma nova nessa coluna, com o comentário do cliente na descrição e o responsável da publicação (ou o do cliente).

Visões: Quadro, Lista (tabela ordenada pelo prazo), Calendário (mês, pelo prazo, na cor da coluna) e Galeria de prontos (as concluídas com a imagem). A tela lembra a última visão usada.

Agendar publicação (v584): nas demandas prontas, o botão rosa (no cartão, na galeria ou no detalhe) abre a publicação do Instagram do cliente já com as imagens e vídeos anexados, a descrição como legenda e o prazo como data. Escolha a conta, o tipo (post, carrossel, reel ou story) e confirme. Se o contrato exige aprovação, ela vai para o cliente aprovar antes de sair. A publicação fica ligada à demanda ("Publicação agendada") e recebe o responsável da demanda.

O quadro se atualiza sozinho quando alguém da equipe mexe nele. Concluídas há mais de 45 dias saem do quadro. A engrenagem leva às colunas e aos tipos (só para quem gerencia a equipe).

Colunas, tipos e motivos: Configurações → Agência → Produção: colunas e tipos (os motivos de alteração ficam no fim da mesma página). Mude nome, cor e ordem das colunas e escolha o papel de cada uma: Comum, Alterações ou Prontos (conclui). Coluna com demanda aberta não pode ser desativada: mova as demandas antes. Nos tipos, escolha nome, cor e formato (feed, reels, stories, vídeo, campanha, branding ou outro), que vai alimentar os indicadores.

Responsável sugerido: publicação ou data planejada criada sem responsável fica com o responsável padrão do contrato de conteúdo; sem ele, com o responsável do cliente da Visão geral (v584).

Quem vê: a página Produção do cadastro da pessoa. Quem já tinha o Calendário liberado vê a Produção também.

Como usar a TV da agência

Agência → TV da agência abre um painel escuro, em letra grande e sem menu, para deixar numa televisão do escritório. Entre com um login da agência e deixe aberta: ela se atualiza sozinha a cada 30 segundos e, quando chega mensagem no WhatsApp da agência, na hora. O botão do canto superior direito coloca em tela cheia.

• Cartões: mensagens recebidas hoje; sem resposta agora (vermelho quando há alguém esperando) e quantos clientes estão aguardando; tempo de resposta (média da primeira resposta hoje); grupos com mensagens não lidas; tarefas de hoje (concluídas e abertas); agendamentos de hoje.
• Clientes aguardando retorno: por empresa, quantas conversas esperam resposta, grupos com mensagem e a maior espera (amarela acima de 15 minutos, vermelha acima de 30).
• Produção e tarefas: as demandas de hoje e do mês, pendentes e em atraso.
• Próximos agendamentos: a agenda da agência e as publicações agendadas do dia.
• Rodapé amarelo: aparece quando há cliente esperando há mais de 30 minutos ou tarefa em atraso.

A TV mostra o WhatsApp da agência e de todos os clientes. Em Configurações → Agência → TV da agência dá para tirar um cliente da TV e escolher os blocos.

Como ver o financeiro de um cliente (agência)

Na ficha do cliente, sub-aba Financeiro (só para quem vê o financeiro da agência): o valor do contrato, a receita, o custo e a margem do mês, o gráfico dos últimos 6 meses e os lançamentos do mês desse cliente, com o comprovante quando houver. Gerar lançamentos do mês cria ou atualiza os lançamentos automáticos só deste cliente (marque Incluir anúncios para trazer o gasto com anúncios). Para baixar, editar ou lançar à mão, use Agência → Financeiro.

Como ler os Indicadores de produção (agência)

Agência → Indicadores mostra como a produção foi no mês. Escolha o mês com as setas e filtre por cliente, pessoa e tipo.

• Produção: demandas criadas no mês, alterações (e quantas o cliente pediu), alterações por demanda (em vermelho a partir de 1), concluídas, a porcentagem entregue dentro do prazo e as demandas em atraso agora. Abaixo, demandas por formato, motivos das alterações, demandas por responsável, concluídas e abertas por pessoa e a tabela Produção por cliente (demandas, alterações, média por demanda, concluídas e no prazo); Ver filtra a tela por aquele cliente.
• Prazos e qualidade: entregues no prazo nas últimas 8 semanas, o atraso médio das que atrasaram, quantas publicações o cliente aprovou na primeira (sem pedir ajuste) e as demandas que voltaram para alteração mais de uma vez.
• Custos (só para quem vê o financeiro da agência): receita, custo e margem de cada cliente no mês, vindos dos lançamentos de Agência → Financeiro, ao lado do valor do contrato. Horas e custo hora ficam para depois.

Exportar relatório abre a versão para imprimir ou salvar em PDF. Analisar com IA lê os números do mês e escreve uma leitura curta, com os pontos de atenção e as oportunidades de melhoria (aparece no quadro azul no fim da tela e entra no relatório exportado). O uso conta no consumo de IA da agência.

Na ficha de cada cliente, a sub-aba Indicadores mostra os mesmos números só daquele cliente. Quem vê: quem tem a página Produção liberada.

Como acompanhar as aprovações dos clientes (agência)

Agência → Aprovações mostra as publicações dos clientes em três grupos (os cartões do topo também filtram):

• Aguardando o cliente: enviadas para aprovação e ainda sem resposta.
• Ajuste pedido: o cliente pediu mudança. O comentário dele aparece em laranja.
• Aprovadas (14 dias): quem aprovou e quando.

As publicações ficam agrupadas por cliente, com a miniatura, a legenda, quando saem e o responsável. Em cada uma:

1. Abrir a demanda: quando o pedido de ajuste virou demanda na Produção (ou a publicação foi agendada a partir de uma demanda). 2. Reenviar para aprovação: depois de fazer o ajuste, a publicação volta para o cliente aprovar e os aprovadores dele recebem o aviso. 3. Ver no calendário: abre o Calendário da agência na semana e no cliente da publicação.

Embaixo, Pautas abertas lista os links de aprovação enviados aos clientes, com quantos itens já foram aprovados, com ajuste ou aguardando, e Copiar link. Quem vê: quem tem o Calendário liberado.

Avisos da produção (no sino e no celular):

• Demanda que vence em menos de 24 h: o responsável recebe um aviso, uma vez.
• Cliente pediu ajuste: o responsável da demanda recebe o aviso com o comentário.
• Seu dia na agência: às 8h, cada pessoa da equipe recebe quantas demandas dela são para hoje, quantas estão atrasadas e quantas publicações estão com o cliente ou com ajuste pedido. Quem não tem nada para o dia não recebe.

Aprovação do cliente pelo CRM do cliente (v646)

Nos quadros de processo da agência, a coluna cujo nome tem aprovação e cliente (ex.: "APROVAÇÃO DO CLIENTE") passa a falar com o MultCRM do cliente, desde que o quadro esteja ligado ao cliente (Editar projeto → Cliente da agência).

1. Agência: arraste o cartão para a coluna de aprovação. A descrição, a capa e os anexos do cartão vão para o cliente, e quem aprova na empresa cliente é avisado no sino. 2. Cliente: em Aprovações da agência (pelo aviso no sino ou pela faixa amarela no topo de Publicações Instagram), vê a entrega e clica em Aprovar ou em Pedir ajuste, escrevendo o que mudar. As publicações que esperam aprovação aparecem na mesma tela. 3. Volta para a agência: aprovou, o cartão segue para a coluna seguinte do quadro; pediu ajuste, volta para a coluna anterior. A resposta fica como comentário no cartão e o responsável é avisado no sino e no WhatsApp. 4. Se a equipe tirar o cartão da coluna de aprovação antes da resposta, o pedido some do CRM do cliente. 5. Aprova quem tem Pode aprovar publicações no cadastro, ou o admin da empresa cliente.

Entregas (v645)

Agência → Entregas mostra numa janela só tudo o que a agência entrega aos clientes: os cartões dos quadros de projetos, as demandas da Produção e as publicações.

Situação	O que entra
Em aberto	ainda não começou: primeira etapa do quadro ou sem responsável
Em andamento	com alguém, dentro do prazo
Atrasadas	o prazo passou
Aguardando cliente	na etapa de aprovação do cliente (coluna com "aprovação" ou "cliente", publicação esperando aprovação)
Feitas	concluídas no período escolhido

1. Os cinco cartões do topo mostram quantas há em cada situação e servem de filtro. Sem filtro, a lista mostra tudo o que ainda não foi entregue. 2. Escolha o cliente e o período (de/até). O período vale para as feitas; as abertas aparecem sempre. 3. Cada pessoa vê as entregas sob a responsabilidade dela. Quem gerencia a equipe, admin e gerência veem todas e filtram por pessoa. 4. A faixa à esquerda é a cor do cliente. Abrir leva ao cartão, à demanda ou ao calendário da publicação.

Cor do cliente e tarefas de cada pessoa (v644)

• Quadro ligado ao cliente: no quadro de projetos, Editar projeto → Cliente da agência liga o quadro à empresa cliente. Os quadros com o nome do cliente já vieram ligados. A cor do quadro passa a ser a cor do cliente: as tarefas dele aparecem com uma faixa dessa cor em Minhas tarefas, nas Entregas e no cadastro da equipe.
• Tarefas no cadastro: em Agência → Equipe, o botão Tarefas de cada pessoa mostra o que está com ela: Em aberto, Atrasadas e Feitas nos últimos 30 dias. Quem gerencia a equipe (e admin e gerência) vê de todos; os outros veem só o próprio.

Como usar Minhas tarefas (agência)

Agência → Minhas tarefas junta numa lista só tudo o que está sob a sua responsabilidade:

Origem	O que entra
Demanda	demandas abertas da Produção em que você é o responsável (v583)
Projeto	cartões abertos em que você é responsável ou colaborador
Publicação	publicações dos clientes em que você é a responsável e que ainda não saíram (rascunho, agendada, com erro)
Data planejada	datas planejadas suas que estão sem arte, vencidas, com ajuste pedido ou com erro
Agenda	seus compromissos ainda não concluídos

1. Os quatro cartões do topo (Atrasadas, Para hoje, Nos próximos 7 dias, Total) também servem de filtro. 2. Filtre por Todas, Hoje, Semana ou Atrasadas, por cliente e pela origem. Hoje e Semana já incluem o que está atrasado. 3. Atrasadas vêm primeiro, em vermelho; depois tudo por data. 4. Ações de cada linha: - Projeto: Concluir leva o cartão para a coluna de concluído do projeto (com as automações e o histórico do projeto); Abrir abre o quadro já com o cartão aberto (v644). - Agenda: Concluir marca o compromisso como concluído; Abrir vai para a agenda. - Publicação: Ver no calendário abre o calendário da agência na semana e no cliente da publicação. - Data planejada: Abrir planejamento abre as datas daquele cliente.

A janela vai de 60 dias para trás até 60 dias para a frente. O widget Minhas Tarefas do Dashboard mostra esta mesma lista para quem é da agência. As demandas da Produção aparecem com Abrir no quadro.

Como organizar os cargos da equipe da agência

Configurações → Agência → Cargos da equipe (só aparece para quem tem acesso de agência). A lista começa com Vídeo, Social media, Design, Tráfego, Atendimento, Gestão e Financeiro.

1. Mude o nome direto na linha (salva ao sair do campo ou com Enter) e escolha a cor clicando numa bolinha. 2. Ativo/Desativado: cargo desativado some da lista de escolha, mas quem já tem continua com ele. 3. As setas mudam a ordem em que os cargos aparecem. 4. Adicionar cargo cria um novo, por exemplo Redator ou Fotografia.

Renomear um cargo leva junto todo mundo da equipe que já tinha o nome antigo. O cargo aparece na tela Equipe, no cadastro da pessoa (com sugestões) e ao lado do nome de quem é responsável por um cliente na Visão geral. Só quem gerencia a equipe da agência edita a lista.

Como definir o que cada pessoa da agência vê (perfil, páginas e empresas)

1. Agência → Equipe → cartão Equipe do painel da agência → Editar (ou Adicionar usuário). Precisa da permissão de gerenciar usuários. 2. Escolha o Perfil. Ele preenche o resto, e você ajusta o que quiser: - Gestor: acesso total ao painel, inclusive financeiro e logins. - Social media: dashboard, calendário, conteúdo, empresas e ficha do cliente. Não vê pagamentos, usuários nem logins. - Financeiro: dashboard, empresas (consulta), pagamentos e relatórios. - Atendimento: dashboard e empresas, com o botão Acessar para entrar no CRM dos clientes. - Personalizado: aparece sozinho quando você muda algum item. 3. O que pode fazer: criar empresas, acessar o CRM dos clientes, gerenciar usuários, editar planos, módulos e contrato, e ver os logins dos clientes. 4. Páginas do painel que ele vê: marque uma a uma. O menu dele mostra só as marcadas; se tentar abrir outra, aparece "Você não tem acesso a esta página". 5. Empresas que ele atende: deixe "Todas as empresas da agência" ou marque a lista. Com a lista, ele só vê e só acessa essas empresas no calendário, no conteúdo, nas fichas e no botão Acessar. 6. Salvar. A mudança vale no próximo carregamento da tela da pessoa.

Regras de segurança: ninguém concede mais do que tem (um usuário restrito não consegue dar acesso total, nem página, empresa ou login que ele mesmo não vê). Pagamentos só aparece para o gestor ou para quem teve a página marcada. Usuários que já existiam continuam vendo as páginas de antes; eles não ganham Pagamentos nem logins sem você marcar.

Dentro do CRM de cada empresa continuam valendo as permissões normais do CRM (Configurações → Usuários). Estas aqui valem só para o painel da agência.

Como usar a Visão geral da agência (Gestão da agência)

Agência → Visão geral mostra todos os clientes da agência numa tabela, com o que foi contratado, o que já saiu e o que está atrasado no mês.

1. No topo, escolha o mês com as setas. Exportar baixa a tabela em planilha (CSV); Imprimir abre a versão para papel ou PDF; Nova empresa cadastra um cliente; Painel de números abre os cartões de antes (WhatsApp, campanhas, custo de IA, próximos 7 dias). 2. Filtre pela busca (nome da empresa, CNPJ ou responsável), por responsável (inclusive "Sem responsável") e pela situação: falta entregar, meta coberta, prazo em 48 h ou vencido, aguardando o cliente ou ajuste, sem meta. 3. Cada linha mostra: - Empresa: logo ou iniciais, cidade, quantos usuários e contatos tem. - Conta: o plano e o selo Trial quando está em teste. - Contrato e meta: o período, a meta de entregas e a barra (verde publicado, azul agendado), com "N publicadas de M" e a porcentagem. - Entregas do período: publicadas, agendadas e restantes. - Prazos e pendências: datas sem arte, vencidas, em até 48 h, aguardando o cliente e com ajuste pedido, e a próxima data sem arte. Vermelho é urgente. - Responsável: a pessoa da agência que cuida do cliente. - Ações: Acessar entra no CRM do cliente; o menu ao lado abre a ficha, o contrato, as datas planejadas, as publicações, os pagamentos e imprime o planejamento. 4. A seta no começo da linha abre os detalhes em abas: Entregas contratadas (um cartão por formato do contrato), Datas planejadas (com Abrir planejamento), Dados da empresa e Contrato. Quando há data em até 48 h ou vencida sem arte, aparece um aviso amarelo com o atalho para o planejamento.

Como definir o responsável do cliente: clique no nome (ou em "Sem responsável") na coluna Responsável, escolha a pessoa da equipe ou Deixar sem responsável. Só quem pode gerenciar a equipe da agência troca o responsável; os outros só veem. A lista traz a equipe ligada em Agência → Equipe e os usuários ativos da empresa da agência.

Como ler o painel de números da agência

Agência → Visão geral → Painel de números mostra os cartões de números da agência.

1. No topo, escolha a empresa (ou "Todas as empresas") e o período: mês atual, mês anterior, últimos 30 dias ou personalizado. 2. Os blocos, cada um com um atalho para a página de origem: - Pendências: postagens faltando para a meta, publicações aguardando aprovação, com alteração pedida e com erro, e as conexões que pedem atenção (chip do WhatsApp desconectado, Instagram ou conta de anúncios com o acesso vencido ou vencendo). - Metas do contrato: por empresa, publicado e agendado sobre a meta, o que falta e quantos dias restam para fechar o período. - Conteúdo (Instagram): postagens no período, feed e stories, os seis status e o volume por empresa. - Próximos 7 dias: o que vai sair, de todos os canais. - Campanhas de anúncios (Meta): gasto, campanhas ativas, conversas iniciadas e custo por conversa, por conta de anúncios. Vem da Meta e é atualizado a cada 30 minutos; conta com problema mostra o motivo. - Mensagens e conversas (WhatsApp): conversas novas, mensagens recebidas e enviadas, e quantas conversas estão esperando resposta. - Custo de IA: tokens, imagens e o custo estimado por empresa; com teto mensal, a barra mostra o uso sobre o teto. - Empresas: atendidas, ativas, novas no período e a situação dos planos. - Funções por empresa: módulos ligados e serviços do contrato de cada cliente, e os módulos mais usados. 3. Preços de referência (engrenagem no bloco Custo de IA): quanto a agência considera por mil tokens, por imagem gerada e por chip de WhatsApp ao mês. É estimativa para controle, não gera cobrança. Precisa da permissão de editar planos.

Conteúdo, mensagens e IA seguem o período escolhido. Metas valem para a semana ou o mês corrente de cada contrato; Próximos 7 dias e Pendências mostram a situação de agora. Quem atende só algumas empresas vê os números só delas.

Como controlar o que a agência tem a receber e a pagar (Pagamentos)

Agência → Financeiro. A página só aparece para o gestor da agência ou para quem teve a página Pagamentos marcada no cadastro (perfil Financeiro). É controle: nada aqui emite boleto ou cobra o cliente.

1. Escolha o mês com as setas. 2. Gerar lançamentos do mês: o sistema cria, para cada empresa, o que há a receber (contrato de conteúdo, se estiver na vigência, e plano do CRM, se ativo) e o que há a pagar (IA usada no mês e chips de WhatsApp, pelos preços de referência da agência). Ligue "Incluir o gasto de anúncios da Meta" se a agência paga os anúncios. Pode gerar mais de uma vez: não duplica; o que está previsto é atualizado e o que já foi pago fica como está. 3. Novo lançamento: para o que o sistema não conhece (equipe, freelancer, ferramentas, impostos). Escolha a receber ou a pagar, a empresa (ou "Geral da agência"), a categoria (texto livre), o valor e o vencimento. Marque Repete todo mês para ele ser copiado ao gerar o mês seguinte. 4. Dar baixa: clique em Receber ou Pagar na linha, informe a data e, se quiser, envie o comprovante. O menu de três pontos tem Editar, Voltar para previsto, Cancelar e Excluir (só os manuais são excluídos; os gerados pelo sistema se cancelam). 5. As abas: - Contratos: por empresa, o valor do plano do CRM, o do contrato de conteúdo, vencimento, vigência e o total por mês. - A receber e A pagar: os lançamentos do mês com a situação (previsto, pago, atrasado, cancelado). - Por empresa: receita, custo e margem de cada cliente no mês, e os últimos 6 meses. 6. Os cartões do topo somam: a receber em aberto, recebido, atrasado, a pagar em aberto, pago e o saldo previsto. Exportar baixa a planilha do mês e Imprimir gera o relatório.

Atrasado é o lançamento previsto com vencimento antes de hoje. O valor do conteúdo e o do plano são cadastrados separados na empresa e aparecem somados aqui. O custo de IA e de chips é uma estimativa pelos preços de referência (ajustados na engrenagem do bloco Custo de IA, no Dashboard). Quem atende só algumas empresas vê só os lançamentos delas.

Como planejar as datas do mês antes de ter a arte (agência)

As datas planejadas são o calendário já feito: a agência marca os dias e os formatos que vão existir, e o CRM mostra o que ainda está sem arte.

1. Agência → Contratos → na linha da empresa, clique em Datas. 2. Gerar datas pela meta: o sistema mostra uma prévia com as datas que faltam para cobrir a meta do período corrente do contrato, espalhadas por igual até o fim do período, no horário padrão de cada formato (o feed pula o domingo). Clique em Criar estas datas. O que já está planejado ou já tem postagem não é repetido. 3. Adicionar data: escolha o formato, o dia e a hora, o tema ("Dica de manutenção", "Bastidores") e o responsável. Em empresa com mais de uma conta do Instagram, escolha a conta. 4. Use o lápis para mudar o dia, a hora ou o tema, e a lixeira para excluir a data (a publicação que estiver ligada a ela continua existindo). 5. Cada data mostra a situação: Sem arte, Com arte, Aguardando aprovação, Alterações solicitadas, Agendada, Publicada, Com erro ou Vencida sem arte.

Como a arte é ligada à data (Instagram): dentro da empresa, em Publicações Instagram, a visão Calendário mostra as datas planejadas sem arte em cartões tracejados; clique em + arte para abrir o composer já com a data. Em qualquer publicação nova também há o campo Data planejada que esta publicação preenche. Nos outros canais (stories do WhatsApp, disparos, e-mail, campanha) a data fica "com arte" quando existe uma postagem daquele canal no mesmo dia.

Avisos: quando faltam 48 horas e a data continua sem arte, o responsável é avisado no sino e no celular (um aviso por data). A Visão geral de conteúdo ganhou a coluna Datas planejadas (quantas, sem arte, vencidas e a próxima sem arte) e o Dashboard lista as datas sem arte nas Pendências.

Como ver o que falta postar em cada cliente (agência)

1. Agência → Contratos (menu lateral). Os cartões do topo mostram quantas empresas estão abaixo da meta, quantas postagens faltam, o que aguarda aprovação, os ajustes pedidos e os erros. 2. A tabela traz uma linha por empresa, com o que precisa de atenção primeiro: período do contrato, barra publicado (verde) e agendado (azul) sobre a meta, o que falta ("faltam 2 posts de feed e 1 story esta semana"), as pendências e o responsável. 3. Clique no nome da empresa para abrir o detalhe por formato (e por conta do Instagram, quando a meta é individual). 4. Contrato abre o cadastro da empresa na aba do contrato. Publicações entra na empresa direto na página de publicações. 5. Filtre por "Faltando postagem", "Com pendência", "Meta coberta" ou "Sem meta cadastrada"; Exportar baixa em planilha e Imprimir gera o relatório.

Como ler as cores: verde = meta coberta; amarelo = falta postagem, mas ainda há tempo; vermelho = falta e o período fecha em até 2 dias, ou há ajuste pedido parado há 2 dias ou mais; cinza = sem meta cadastrada.

Faltam = meta menos o que já saiu e o que está agendado e liberado. O que aguarda aprovação (ou tem ajuste pedido) não conta como coberto, porque ainda pode não sair.

O resumo semanal da agência (sino e WhatsApp) passa a trazer também as metas em aberto por empresa.

Como marcar um compromisso ou pedir um orçamento pelo WhatsApp numa mensagem só (ou por áudio)

1. Configurações → Menu do WhatsApp: ligue o menu no chip da empresa e a chave Entender mensagem livre (texto ou áudio). Libere as pessoas no passo 2 da mesma tela. 2. Do seu WhatsApp, mande para o número do chip a frase inteira, ou um áudio: "marca visita no Ponto D amanhã às 14h pra apresentar a proposta", "abre uma OS pro Ponto D, vidro trincado", "orçamento Ponto D, 10 blocos 15 cm, 5 blocos 13 cm valor 79, pix". 3. O CRM responde com o resumo (cliente, data, assunto ou itens). Se faltar algo, ele pergunta só aquilo. Responda SIM para gravar. 4. Nada é gravado sem o SIM; a palavra-chave "menu" continua funcionando.

Como comprar um item de pedido no fornecedor (Compras)

1. No orçamento, marque o item como Comprar (seletor ao lado do item). Ao aprovar e gerar o pedido, o item entra em Compras → A comprar. 2. Em Compras → Fornecedores, cadastre o fornecedor com telefone. 3. Em A comprar, marque os itens do mesmo fornecedor e clique em Criar pedido de compra; informe previsão e custo (opcional). 4. Abra o pedido de compra e clique em Enviar pelo WhatsApp (ou Copiar texto / Imprimir). 5. Quando a mercadoria chegar, preencha Chegou agora nos itens e clique em Registrar recebimento. O item fica Pronto no pedido de venda e, se for do cadastro, entra no estoque.

Como escolher o modelo de página do orçamento

1. Configurações → Modelo do orçamento → Modelo de página: clique no desenho (Clássico, Moderno, Compacto, Vitrine; Clínica só em clínica de estética) e use Ver prévia. 2. Ajuste cor, título, textos e validade; Salvar modelo. 3. Para deixar o vendedor trocar o desenho num orçamento específico, ligue Deixar o vendedor escolher outro modelo. Na tela do orçamento aparece Modelo da página.

Como fixar, silenciar ou arquivar uma conversa

1. WhatsApp: menu de três pontos da conversa → Fixar no topo, Silenciar ou Arquivar. MultChat: botões no cabeçalho do canal ou no painel rápido. 2. Fixada fica no topo da sua lista com um alfinete (até 5 por lista). Silenciada não toca nem avisa pelo tempo escolhido. Arquivada some da sua lista e volta sozinha quando chega mensagem nova. 3. Tudo vale só para você; os colegas não são afetados e nada é apagado.

Como ver as conversas do Instagram na tela do WhatsApp

1. Configurações → Conversas: ligue Mostrar as conversas do Instagram na tela de mensagens e, em Quem vê cada conta do Instagram, libere as pessoas (ninguém marcado = todos veem; gerência vê sempre). 2. Na tela do WhatsApp aparece a visão Instagram ao lado de Conversas e Grupos, com as não lidas. Clique na conversa para responder no mesmo painel, com texto, emoji, mídia, áudio, coração e IA. 3. A tela própria do Instagram continua existindo no menu.